一、人事檔案三化研究

人事檔案的“三化”是指人事檔案管理的現代化、規范化和標準化。現代化是人事檔案工作在信息化時代的必經之路，是新形勢下人事工作發展的需要，這就需要進一步研究人事檔案的數字化、數據庫建立、管理系統研發、信息網絡化建設等核心問題。規范化是實現人事檔案管理現代化的重要中間環節。由于受歷史條件的制約，不少人事檔案材料載體不統一、裝訂不整齊、書寫不規范、管理不規范等現象還比較突出。因此，加強人事檔案管理的規范化研究，建立嚴格的管理規章制度，為人事檔案規范化管理提供理論支持與方法指導，已成為迫切需要解決的重要問題。另外加強人事檔案標準化建設研究，特別是要加強人事檔案載體標準、格式標準、管理標準等方面的研究，建立健全人事檔案管理的標準體系。目前，我國已有的人事檔管理主要有《人事檔案臨時管理條例》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》、《人事檔案制度管理規定》等，其中，《人事檔案歷史管理條例》是由中組部于1980年，1990年經過修訂，《流動人員檔案管理暫行規定》和《人事檔案制度管理規定》都是依據《干部檔案工作條例》制定的，在檔案內容、收集、保管、提供利用方面與《干部檔案工作條例》大同小異。如，張建文指出，在市場經濟背景下，個人的權利意識日漸強烈，過于強調公共利益性質與絕對保密性質的傳統人事檔案管理法制無法適應個人資料保護運動所提出的在人事檔案收集與處理中保護個人權利的基本要求。有必要將現行《干部檔案工作條例》與《流動人員人事檔案管理暫行規定》合并，制定統一的《人事檔案法》。可見，加強人事檔案法制建設的研究，既是實踐的需要，也是豐富人事檔案管理理論的需要。

二、人事檔案法制建設

近年來困擾人事檔案建設的阻礙很多，其中法律法制不健全是重點之一，我國現有《流動人員檔案管理條例》、《干部管理條例》、《企業人事管理條例》三項管理條例，但卻缺少明文針對具體人事管理頒布的法案，并且在這些法案當中對設計人事資料泄露后進行的法律法規處理以及處罰略顯不足，有許多漏洞可循，因此建立健全《人事檔案管理法規》至關重要，作者認為應從三個方面制定《人事檔案管理法規》，第一闡述管理范圍不清晰，檔案管理范圍不清晰造成多方介入管理不規范，許多個人受到個別公司的私制管理，在離職后不能盡快取回人事檔案，造成不能及時入職從而產生經濟損失，再比如單位臨時借調的過程中，檔案管理以及檔案備份的保存方式也沒有明確規定，造成一定的人事糾紛，因此新建立的《人事法規管理》應當明確認識離職與調動時檔案歸屬的邊界以及明確企事業單位歸還人事檔案的時間。第二檔案泄露處罰管理不明確，檔案泄露是近年來常發生的事情，一方面是企事業單因某種原因惡意泄露員工檔案，對員工給生活及工作造成損失，一方面是因采用互聯網建制管理，受到網絡攻擊而造成的非惡意泄露，但也對當事人造成了傷害，因此應當加強惡意泄露他人檔案的出發條例，將其列入到侵犯個人隱私權的一項法律條文當中，同時明確什么是惡意侵犯個人檔案、什么事惡意泄露個人檔案、什么是惡意盜取個人檔案，劃分明確的范圍，保障當事人隱私權受到合法的保護，第三增強人事檔案可追溯性，這一條應當列入到法律條例當中，近年來對人事檔案的管理中屢屢出現人事檔案“失蹤”現象，一方面是因為檔案管理過程中存在紕漏，另一方面是因為電子檔案錄入造成的人事檔案缺失，這對追尋人事檔案范圍，尋找檔案對比造成了困難，因此應當明確人事檔案丟失出發條例，更好的保存人事檔案建設。

三、人事檔案工作改革

人事檔案工作改革過程中首先是強化“三化”標準，建立健全完善的人事改革制度，建立健全完善的人事管理法規，建立健全完善的體制，改革的重點應當首先放在建立健全完善的檔案制度上，在檔案管理過程中，人事檔案的制度管理較為松懈，原因一是因為檔案管理人員的普遍素質不高，沒有進行過系統的培訓，檔案管理員入職的要求并不高，這就造成許多企事業單位用較為低廉的價格聘請一些非專業人員，造成大量的檔案流失以及錯誤的生成，同時人事檔案工作改革過程當中存在一定的寬宥因素，對造成他人檔案損失的管理行為不予追究，對檔案管理過程當中存在的問題不予改正，因此重復的造成檔案確實現象發生。原因二檔案管理工作較為繁復，即使采用計算機錄制系統，檔案管理的工作量也頗大，大型人事單位可以聘請較多的檔案管理員，但普通單位困于資金限制只能聘請較少的檔案管理人員進行監管，這樣對管理人員造成了大量的工作負擔，有時會造成檔案管理缺失；原因三普通單位的檔案管理人員往往兼職其他工作，對本來不富裕的工作時間進一步造成符合，進一步造成檔案管理制度出現問題。因此要解決這些問題，首先解決人事單位聘用檔案管理員的制度，要高標準嚴要求的制定詳細的檔案人員考核制度，其次要劃分工作區域，使檔案管理人員能夠專職自身職責。

論文關鍵詞：人事檔案管理體制管理制度

論文摘要：我國人事檔案管理目前主要存在人事檔案內容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。

一、我國人事檔案管理中存在的主要問題

（一）人事檔案內容失真真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

（三）人事檔案管理政出多門現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。

一、我國人事檔案管理中存在的主要問題

（一）人事檔案內容失真真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

（三）人事檔案管理政出多門現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。

（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業單位，利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經濟體制改革的深入，非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業生要面向市場自主擇業，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率，這是一個具有重大現實意義的問題。

二、改革我國人事檔案管理的幾點建議

【摘要】人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

【關鍵詞】醫院;人事檔案管理:信息管理

1人事檔案管理的現狀

人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。

1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的

不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

一、人事檔案管理與利用之問題癥結

檔案利用率有限。很多人認為檔案管理就是單純的保管，其實這種想法是大錯特錯的，而是包括一系列的服務內容的，包括檔案信息的開發利用。現今，單位人事檔案信息都沒有被好好的利用起來，一般情況下，只在黨員發展、職位晉升等情況下才用的著，沒有充分起到人事檔案的作用。未實現科技管理。現在是一個科技時代，單位沒有把信息技術這個科技產物很好的與檔案管理完全結合起來，通常只是簡簡單單發揮了檔案材料的目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化的作用始終沒有能夠被開發。

二、對癥下藥

領導看重。領導一句話，頂過半邊天。單位領導對人事檔案管理這個事必須充分重視起來，要加強相關方面的意識，要對人事檔案的作用有充分的認識。另外，要對人事檔案管理這項工作有充分的部署，要設立機構，安排專門人員從事相關管理，做到有計劃，有落實，有檢驗，對檔案管理工作者要加強關心和了解，要讓他們也得到同等福利待遇和升遷機會。這些必將提高相關人員的工作績效，使他們有更好的工作心態，從而促進人事檔案管理。撥款到位。對人事檔案管理工作，要適當給予項目經費，要把它列入每年的經費預算之中，并且要安排專門的地方，盡量讓三室分開，并且配置齊去濕去塵儀器，裝好防盜防火設備，做到硬件設施杠杠的。要實現專業化。對相關人員入職時要提高入職門檻和入職標準，必須是招專業人員來進行人事檔案管理這項工作，不要由人力資源相關人員兼著做，這樣可以提高檔案管理的水平，保證檔案工作的長效性。其次，要提高檔案管理人員的理論素質、業務素質、道德素質。檔案管理人員應該不斷學習最先進的管理知識，將它應用于實際工作中去，同時要不斷結合單位實際情況，創新工作方式方法，提高業務能力。最后，要有良好的道德素質，做好檔案管理工作，要有責任心，對每份人事檔案都應仔細仔細再仔細，確保資料齊全真實，管理得當。單位應當制定相應的規章制度，定期檢查。對檔案的報送、收集、整理、資料是否完備、表達是否準確等方面都要經過細致檢查，這些過程都要制定相應的標準，不能人為恣意的發揮主觀能動性，一切按程序按制度來。實現科技化管理。應當及時更新檔案管理技術，將檔案管理與信息技術有效結合。把相關的存儲技術、防護技術等等都用上，提高工作效率和工作質量，延長人事檔案的壽命。

三、結語

只要做好以上幾點，我相信我們人事檔案管理與利用必將大大改觀，上述問題必定能夠迎刃而解，充分發揮人事檔案管理的作用。