摘要：分析了企業檔案管理的重要性，闡述了企業檔案管理的原則，并對現行檔案管理工作提出了相應的建議，以期為有關檔案工作者提供參考。

關鍵詞：企業；檔案；管理；建議

1企業檔案管理的重要性

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。

（1）企業的檔案是企業科技發展的催化劑。

（2）企業的科技檔案是知識形態的生產力。

1企業檔案管理的重要性

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。

（1）企業的檔案是企業科技發展的催化劑。

（2）企業的科技檔案是知識形態的生產力。

（3）企業檔案是企業經濟效益和社會效益的表現形式。

（4）企業檔案是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。

一、觀念創新，使檔案在服務中發揮經濟效益

（一）要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著星星的產業結構逐步調整、優化，整體的技術含量也在不斷提高，生產品種也從原來單一的冷柜到冰箱、空調、便潔寶、電腦、數碼、光電等高端科技產品，為接收和管理好這一類科技檔案，檔案人員應轉變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關技術人員，深入生產車間，熟悉了解生產經營工藝流程，弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數”。

（二）要確立檔案是資產的觀念，在企業無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品為例，從設計試制到品牌的創立，無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，比如，星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠，發展到現在年產值幾十億元的規模，其創業的經驗、歷程，是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產，它除了具有企業無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業法人認識到檔案是資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產，就會下決心做好檔案工作。

（三）要確立檔案是企業獨有的信息和知識觀念。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術，如各種設計資料、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業的技術秘密和獨有知識。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業造成無法挽回的損失。

（四）要確立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下產生、共存并發展完善。檔案資產的實用效益是在檔案利用中發揮出來的，今年十月份，綜合檔案室及時為星星家電產業總公司技術中心提供冰箱蒸發器所有技術資料，以賈祥勝、洪立忠為主的研發小組利用了原有技術檔案作參考，攻克了“冰箱蒸發器改為嵌入式”的自主創新項目，創造經濟效益203萬元，該項目榮獲椒江區企業科協“金點子”活動一等獎。十一月上旬，由集團投資在洪西路立交橋北邊利用原廠房改建臺州市星星機械交易市場，施工過程中碰到廠區區域、房屋結構不明等難題，進展緩慢，項目負責人憂心如焚，檔案室得到求援消息后迅速調出原北廠區總平面圖、所有廠房建筑圖紙，他們高興地說：“這些廠房已有十幾年歷史，沒想到檔案室能提供這么完整的資料。”確保了該市場在明年元旦前竣工的計劃。從上述可看到，檔案資料只要管理好，利用好，就能產生更好的經濟效益和社會效益。

二、體制創新，使檔案工作適應現代企業的高速發展

企業檔案工作作為企業管理的一部分，必須適應現代企業和新時期的發展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。企業檔案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一領域的活動，也不僅僅是檔案部門或檔案工作人員的事情，而是需要企業所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項事業。企業沒有創新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應創新思路，開拓檔案管理的各項功能,并積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。

一、觀念創新，使檔案在服務中發揮經濟效益

（一）要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著星星的產業結構逐步調整、優化，整體的技術含量也在不斷提高，生產品種也從原來單一的冷柜到冰箱、空調、便潔寶、電腦、數碼、光電等高端科技產品，為接收和管理好這一類科技檔案，檔案人員應轉變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關技術人員，深入生產車間，熟悉了解生產經營工藝流程，弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數”。

（二）要確立檔案是資產的觀念，在企業無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品為例，從設計試制到品牌的創立，無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，比如，星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠，發展到現在年產值幾十億元的規模，其創業的經驗、歷程，是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產，它除了具有企業無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業法人認識到檔案是資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產，就會下決心做好檔案工作。

（三）要確立檔案是企業獨有的信息和知識觀念。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術，如各種設計資料、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業的技術秘密和獨有知識。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業造成無法挽回的損失。

（四）要確立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下產生、共存并發展完善。檔案資產的實用效益是在檔案利用中發揮出來的，今年十月份，綜合檔案室及時為星星家電產業總公司技術中心提供冰箱蒸發器所有技術資料，以賈祥勝、洪立忠為主的研發小組利用了原有技術檔案作參考，攻克了“冰箱蒸發器改為嵌入式”的自主創新項目，創造經濟效益203萬元，該項目榮獲椒江區企業科協“金點子”活動一等獎。十一月上旬，由集團投資在洪西路立交橋北邊利用原廠房改建臺州市星星機械交易市場，施工過程中碰到廠區區域、房屋結構不明等難題，進展緩慢，項目負責人憂心如焚，檔案室得到求援消息后迅速調出原北廠區總平面圖、所有廠房建筑圖紙，他們高興地說：“這些廠房已有十幾年歷史，沒想到檔案室能提供這么完整的資料。”確保了該市場在明年元旦前竣工的計劃。從上述可看到，檔案資料只要管理好，利用好，就能產生更好的經濟效益和社會效益。

1檔案管理對企業發展的重要性

一個企業的良性發展不但要歸結于企業的工作管理，還要考慮到整個企業各個方面的管理狀況，有效的檔案管理是提高企業經濟效益的基本保證。換句話說，檔案管理工作的有效進行是上市公司在對外服務中發揮企業經濟效益的重要保證。有效的檔案管理工作是一個上市公司能夠實行時代化發展趨勢的關鍵保證。對于企業來說，檔案管理能夠對企業的信息進行整理與收集，同時能夠根據時代的最新發展來對企業的發展提供發展方向，是企業緊跟時展的腳步。企業的工作水平與企業的經濟效益成正比，而企業的工作水平也是需要良好的工作環境來保證的，檔案管理不但可以保證企業信息的留存與整理，還能夠保證企業內制度的穩定，有利于提高企業的工作水平。

2當前企業檔案管理創新現狀

2.1企業高層檔案管理創新意識不強

我國上市企業的檔案管理工作中，有些工作人員大局觀念不強，對于檔案管理的工作不夠重視，認為檔案管理只需要檔案部門的人來完成即可。但是在企業的實際檔案記錄的工作中，由于的檔案部門的人無法將企業的經濟發展情況與檔案本身結合在一起，無法將記錄的企業檔案與企業的建設結合在一起。很多企業都不能正確認識這一問題，相關部門的的工作在企業中得不到關注。

2.2企業高層對新時期檔案工作的本質屬性缺乏全面的認識