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摘要:學生檔案，真實地記錄和反映學生在校期間學習情況的綜合性資料。目前，我們國家各大高校的信息化建設正在飛速發展。而在傳統的學生檔案管理工作當中，存在低效、費時、費力等缺點且不利于學生檔案的查詢與檔案實時更新。低下的工作效率，并不符合日益高效的高校信息化建設。所以，高校學生檔案管理系統是目前各所高校急待解決的問題。

關鍵詞:學生檔案;信息管理;系統研發;應用

學生檔案，是學生進入學校之后建立起來的，真實地記錄和反映在校期間學生學習情況的重要資料。相比學生的成績單，學生檔案在用人單位眼中的作用更大、更重要。因為學生檔案作為唯一全程記錄學生在校期間綜合表現的正式統計資料，能夠詳細地反映出一名大學生在校期間的各項表現和綜合素質，比成績單更有參考價值。正因如此，為學生建設完備的學生檔案并建立完善的學生檔案管理系統，已經成為廣大高校提升學生管理工作水平，提高學校綜合管理水平的一項重要工作。

一、學生檔案信息管理現狀分析

目前，高校中的各個系所、各個專業所在的辦公地點的數據交換形式欠發達，采用的方式大多是手動形式，因此造成大量的人工耗費，并且交換的速率很低，而且容易出現錯誤，其中最為嚴峻的問題是，人工管理會造成相當數量的變動因素，這樣會出現一定的風險。比方說，教務處要搜集教務相關資料，將各種信息表格分發到各個系所、各個專業的老師或系主任那里，最后要將這些數據匯總收集，交給學校，其中耗費了大量的人力和時間。統計數據也容易出錯，統計出來的數據難以實現再度共享，高校各個部門現存的數據系統具有相對的獨立性，以滿足自己部門的需要設立的。根據現存的狀況，高校各個行政部門的數據不能暢通無阻地充分共享，因此信息具有不對稱性，相關的管理就不能有效、暢通地進行。傳統方式存在以下幾方面的問題:浪費大量時間、財力和人力。在傳統檔案管理過程當中存在諸多簡單重復的工作，這其中有檔案的流入及流出、檔案的采集、檔案的入庫等非常繁復的工作流程，而每年都有很多新入學的學生檔案及離去的畢業生檔案增加和遷出，這使得學生檔案工作繁復、同一時期工作量激增，如不具備足夠的人力極易出現問題。學生檔案查閱不方便。依據傳統的檔案查閱方式，查閱人員首先對所需檔案進行檢索，找到紙制目錄，翻閱查看檔案的儲存卷柜，最后找到后拿出，再通過不斷的檢查核對無誤后方可確認，在面對大量新同學與大量畢業生的時期會極易出現問題。檔案原件無法保證。學生檔案原件在入庫、查閱、核對、出庫等過程當中往往會多次使用，因此在這個過程中會對檔案原件造成一定的損壞。遠距離使用。學校學生在入、轉學、結、就業時往往都是需要使用檔案的，這種流動性強、距離長等特點非常耽誤學生學習、就業。

二、學生檔案信息化管理的優勢

1．可以直接減輕相關工作人員自身的勞動量，進一步加快工作人員在工作管理方面的效率。

2．可以在最短的時間內尋找到檔案所在位置，極大縮短了工作時間。

3．可以在不需要拿動學生檔案原件的基礎之上，進行學生檔案的查閱，對學生原檔起到一定的保護作用。

4．可以不需要到校查閱自身的檔案，使用網絡即可查閱到個人檔案信息情況。

三、學生檔案信息管理系統設計

(一)系統模塊設計

1．用戶管理。

在系統當中會有多個權限的用戶，由上至下大致可分成系統管理員、學生檔案管理員、系統使用者。根據用戶輸入的口令進行自身的身份認定，系統通過后進行自身權限范圍內的操作，大致權限包括檔案的檢閱查詢、檔案的糾正修改、檔案的核對掃描。

2．系統維護。學生檔案信息管理系統的維護工作基本含有確保系統正常化工作，提升系統工作的效率，監測監控學生檔案信息安全。

3．日志管理。系統檔案日志主要是記錄用戶登入系統、系統操作、系統瀏覽、系統退出等詳細的行為記錄。通過對每一位系統登入人員的行為記錄，可以為今后可能發生的事故問題提供一個詳細的線索依據。

4．建立索引。將錄入系統中的文檔進行屬性定義并劃分異同點，使錄入檔案信息與系統建立的索引建立合理的關系，以便在今后查閱時更好、更高效。

5．檔案管理。系統檔案管理工作主要是對學生檔案信息進行錄入、學生檔案圖像上傳修整、學生檔案轉換等。

6．檔案查詢。對于學生檔案信息管理系統的檔案查詢，可通過個人信息的每一項進行檔案資料，比如學生自身的學號、生日、姓名、班級等進行查詢。系統也支持一定范圍內的模糊性查詢。

7．系統統計報表。系統的學生檔案統計報表在用戶權限的基礎之上，在其權限范圍內的一項對所需進行的數據文檔打印輸出。

(二)系統存儲安全方面

系統的數據存儲安全是系統非常看重的部分，其涉及全校歷屆學生的個人學歷檔案資料，因此在系統中處于極為重要的地位。這個存儲部分包括有DAS，NAS，SAN。對于關鍵的數據信息，系統采用高級加密技術，比如加密標準(DataEncryptionStandard，DES)、三重DES(Triple－DES)、高級加密標準(AdvancedEncryptionStandard，AES)中止所有不用的交換機和其他設備中的管理端口。校內的學生檔案在進入到系統之前，每一個學生的個人檔案都會建立完整的索引，以便今后可以方便地查閱到學生的檔案原件，如發現原件與信息庫中檔案出現問題時，也可以通過該索引找到差錯出現在什么位置。而學生檔案信息管理系統將使用系統前臺規整、系統后臺錄入的方式進行作業，由此可使檔案工作更加高效。

作者：黃冬英 單位： 蘇州大學計算機科學與技術學院 海門開放大學臨江新區社區教育中心