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一、引言

行政管理工作在我國高校發(fā)展過程中所起的作用是非常重要的。行政管理工作是高校內(nèi)部管理體制的一個重要組成部分，高校需要通過行政管理來協(xié)調(diào)校、院、系和各部門之間的關(guān)系，以促進整體的協(xié)調(diào)發(fā)展，對高校而言，沒有行政管理就很難成為有效率的組織。高校教育行政管理工作的重點是服務(wù)于教學(xué)和科研；因此，提高高校教育行政管理的工作效率，用盡可能少的人力、物力、財力和時間消耗，完成數(shù)量盡可能多或質(zhì)量盡可能高的行政任務(wù)，對提高教師的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量，增加高校教學(xué)科研成果，有著重大的意義。但目前，由于觀念陳舊、缺乏科學(xué)合理的規(guī)章制度、機構(gòu)設(shè)置不合理、行政管理人員缺乏專業(yè)知識和素質(zhì)參差不齊、工作手段落后等問題，導(dǎo)致我國高校行政管理工作存在著效率低下的問題。

二、影響高校行政管理工作效率的因素分析

目前，影響高校行政管理工作效率的因素主要有以下五個方面：

1．高校輕視行政管理工作，行政管理部門未樹立起正確的服務(wù)觀念。主要有兩種觀念影響著高校行政管理工作效率，一種是高校自身輕視行政管理工作，還有一種是行政管理部門自身未樹立起正確的服務(wù)觀念。在高校內(nèi)，無論普通的教職工，還是高校的領(lǐng)導(dǎo)們，都把行政管理視為無關(guān)緊要，機構(gòu)可多可少，人員可多可少，素質(zhì)可高可低，甚至只是安置教職工家屬的部門。高校自身對行政管理的不重視，自然也會導(dǎo)致行政管理部門的人員對待自己工作的消極態(tài)度，也造成了效率極其低下。另一方面，行政管理部門自身長期形成的傳統(tǒng)管理觀念把教師和學(xué)生看作管理對象而不是服務(wù)對象，在工作中消極地執(zhí)行高校的相關(guān)管理規(guī)章制度，不能積極主動地改進工作方式和方法。從領(lǐng)導(dǎo)到一般行政人員都不同程度的存在工作效率不高，時間觀念不強的問題，都不同程度地養(yǎng)成了不重視效率的習(xí)慣，這種傳統(tǒng)觀念嚴重影響行政管理工作效率的提高。

2．行政管理缺乏規(guī)范化的工作制度。行政管理效率低下的另一個原因在于行政管理工作的規(guī)章制度不健全，行政管理工作沒有納入規(guī)范化的軌道，行政管理缺乏規(guī)范化的工作制度。行政管理工作效率低下的高校，往往無規(guī)范化的工作制度，工作經(jīng)常憑主觀經(jīng)驗，隨意性較大，這樣的狀況必定造成行政效率低下。而有些高校行政規(guī)章制度雖然已經(jīng)制定，但沒有好好執(zhí)行。

3．高校行政管理機構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，隨意性大。高校行政管理機構(gòu)設(shè)置與現(xiàn)代大學(xué)制度不相適應(yīng)。首先，許多高校行政機構(gòu)設(shè)置過多、職位過多，導(dǎo)致機構(gòu)重疊、職能交叉、職責(zé)不清、人浮于事；這種情況不利于高校行政管理各部門、各層次之間的溝通協(xié)調(diào)，且工作中間環(huán)節(jié)過多，工作流程過長，出現(xiàn)相互扯皮、推諉，結(jié)果只能是行政效率下降。其次，由于傳統(tǒng)的習(xí)慣，高校行政管理部門成為領(lǐng)導(dǎo)安排家屬工作的部門，機構(gòu)的設(shè)置和定編存在較大的隨意性和盲目性，因人設(shè)崗，因人擴編的現(xiàn)象相當普遍，編制缺乏硬約束。有些部門和崗位在某個時間段內(nèi)設(shè)立，過一段時間又被撤銷，出現(xiàn)有些行政管理部門和崗位“今天有，明天無”的現(xiàn)象。

4．行政管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識，素質(zhì)參差不齊，工作積極性不高。造成行政管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識，素質(zhì)參差不齊，工作積極性不高的原因主要有三個方面：一是由于傳統(tǒng)的習(xí)慣，高校的行政管理者大多數(shù)是從畢業(yè)留校的學(xué)生或各種崗位的教師走上管理崗位的，這些人多數(shù)為非管理專業(yè)，一般都沒有系統(tǒng)地學(xué)過高等教育理論、管理學(xué)知識等，因此，對于管理方面的知識特別是現(xiàn)代管理知識，知之不多。另一方面，高校的行政管理崗位上教職工家屬及子弟占了很大比例，這類人員學(xué)歷層次不高，素質(zhì)參差不齊，致使行政管理人員性別結(jié)構(gòu)不平衡，這也是影響高校提高行政管理效率的重要因素之一。最后一方面，由于高校的特殊性，在高校領(lǐng)域里一直存在著輕視管理工作的偏見，從而就造成了從事行政管理工作的人員待遇偏低、專職的管理人員年齡偏大、學(xué)歷偏低、行政管理人員進修機會少等情況，進一步導(dǎo)致了行政管理人員的流動大、工作積極性不高、消極對待工作任務(wù)等問題的出現(xiàn)，這些也都嚴重影響著高校行政管理工作的效率。

5．教育行政管理工作手段落后。當前，在高校行政管理中，文件多是一大特征。以一個中等規(guī)模的高校為例，每年發(fā)文不下一百號，加上各職能處（室）的發(fā)文，數(shù)量更加可觀。有的業(yè)務(wù)打個電話或坐下來商量就可以解決，非要以請示或函件來解決，費時費力，效率很低。另外一方面，高校行政管理工作涉及面廣，工作量大，工作對象不僅僅涉及到物而且更主要是涉及到人。面對復(fù)雜多樣的人，管理過程中所采用的方法和手段如何，直接關(guān)系到行政管理效率的高低。而目前，許多高校的行政管理部門的辦公手段仍然只靠陳舊的一疊紙，一只筆及一部電話，工作方法和技術(shù)落后的現(xiàn)象依然存在。

三、提高高校行政管理工作效率的對策

通過以上對影響高校行政管理工作效率的因素分析，提出以下幾點措施，提高高校行政管理工作效率：

1．改變思想觀念，牢固樹立起正確的效率觀念。要提高行政管理效率，首先要解決的是思想觀念的問題，牢固樹立起正確的效率觀念。首先，通過宣傳和教育使大家認識到提高行政管理效率的重要性，打破舊的懶散的習(xí)慣，樹立新的效率觀念。通過加強宣傳和教育，強化行政管理部門的工作人員管理育人的服務(wù)意識；嚴格遵循高等教育的規(guī)律，緊緊圍繞以教學(xué)為中心，從有利于形成健康、高效、有序的行政運轉(zhuǎn)體系出發(fā)，提高廣大行政管理人員對行政管理效率重要性的認識。其次，轉(zhuǎn)變輕視行政管理工作的觀念。高等學(xué)校雖然是一個學(xué)術(shù)機構(gòu)，但是它首先是一個組織，需要高效的內(nèi)部協(xié)調(diào)運作，有效的行政管理是高校運作的基本前提，只有高效的行政管理，才能保證正常的教學(xué)秩序和開展科學(xué)研究，不斷提高教學(xué)、科研水平。

2．建章立制，保證管理機關(guān)的高效運轉(zhuǎn)。凡是行政管理工作效率高的高校，必定有完善的規(guī)章制度，一切行政管理都具有基本的規(guī)范和程序，各職能部門明確職權(quán)和責(zé)任，各司其職，各盡其責(zé)。因此，高校必須建章立制，時刻保證管理機關(guān)的高效運轉(zhuǎn)。合理的、配套的、切實可行的規(guī)章制度是提高工作效率的重要保障，高校行政管理工作首先必須從實踐中不斷總結(jié)方方面面的規(guī)律，建立起健全的管理規(guī)章制度，使高校行政管理工作不斷科學(xué)化、規(guī)范化。在建立制度方面，可建立和健全教授治學(xué)、學(xué)術(shù)委員會制度等，確保學(xué)者、專家參與學(xué)術(shù)事務(wù)決策的權(quán)力落到實處；或健全校務(wù)公開制度和教代會制度，使教職工參與學(xué)校民主管理和監(jiān)督的權(quán)力落到實處，真正做到民主管理、依法治校，提高工作效率和管理水平。建章立制是工作的一方面，還需要保證制度的有效執(zhí)行。現(xiàn)在許多高校的行政管理部門都建立了重要崗位的責(zé)任制，但多數(shù)卻出現(xiàn)了只有崗位責(zé)任制，卻沒有檢查、考核和獎懲制度，導(dǎo)致有章不依，使責(zé)任制度成為一紙空文，流于形式。究其原因，主要是制度執(zhí)行不嚴。因此，在建章立制的基礎(chǔ)上，還需要嚴格認真地執(zhí)行，應(yīng)當做到有“法”必依，執(zhí)“法”必嚴，以維護規(guī)章制度的嚴肅性和權(quán)威性，使之充分發(fā)揮作用。

3．科學(xué)、合理地設(shè)置高校行政管理機構(gòu)。高校行政管理工作效率的高低與機構(gòu)設(shè)置是否科學(xué)合理有關(guān)。應(yīng)從以下兩個方面著手，提高高校行政管理機構(gòu)設(shè)置的科學(xué)性和合理性：一方面是堅持精簡、效能的原則。一直以來，政府教育行政管理部門沒有針對高校行政管理機構(gòu)的設(shè)置制定統(tǒng)一的標準，長期以來基本上靠各高校自我約束；這就出現(xiàn)了之前提到的高校行政機構(gòu)的設(shè)置不科學(xué)，隨意性大的問題。因此，今后高校行政機構(gòu)的改革應(yīng)從實際出發(fā)，全盤考慮行政管理機構(gòu)的總體布局，科學(xué)、合理界定各機關(guān)的職能，對機構(gòu)設(shè)置作根本性的變革，一切從實際出發(fā)，一切從科學(xué)出發(fā)，該精簡的就精簡，該合并的就合并，該加強的就加強。另一方面確定編制的依據(jù)，維護編制的嚴肅性。高校作為國家的事業(yè)單位，要嚴格執(zhí)行國家的編制計劃，編制就是法規(guī)。雖然高校內(nèi)部機構(gòu)的定編與政府機關(guān)的定編有所不同，但其硬約束性的道理是一樣的。因此，必須樹立編制的法規(guī)意識，尤其是校領(lǐng)導(dǎo)要自覺維護編制的嚴肅性，不能隨意增設(shè)機構(gòu)或擴編。

4．重視人才培養(yǎng)，正確運用激勵手段，調(diào)動行政管理工作人員的積極性。要加強行政管理人員隊伍建設(shè)，不能為了安排教職工家屬及子弟而降低對行政管理工作人員的要求標準。在選人的過程中注重行政管理人員的學(xué)科、知識層次、年齡結(jié)構(gòu)的科學(xué)搭配，努力建設(shè)一支富有生機活力，具有較高素質(zhì)的行政管理隊伍。破除舊觀念，注重對行政管理人員的培養(yǎng)。必須認識到行政管理部門是高校的重要有機組成部分，要確保高效的行政管理，必須要有高素質(zhì)的行政人員作保障。尤其是教務(wù)、人事、科研、辦公室、后勤和二級學(xué)院的辦公室等重要的行政部門工作人員，直接為教學(xué)科研第一線和校級領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，既要有較高的文化和不同學(xué)科的專業(yè)素養(yǎng)，還要具備較強的組織、協(xié)調(diào)等行政管理能力。所以，高校必須重視對行政管理人員的培養(yǎng)，尤其是根據(jù)管理人員自身的發(fā)展方向進行有針對性的培訓(xùn)，鼓勵行政管理人員通過攻讀高一級學(xué)位及崗位培訓(xùn)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的理論和方法，掌握科學(xué)管理的技能和手段，更新管理觀念，不斷加強知識積累和經(jīng)驗積累，從而提高管理能力和效率。除了重視人才培養(yǎng)之外，應(yīng)實行激勵機制，進一步建立和健全行政人員的管理、考核、激勵制度和機制，切實實施行政人員的崗位責(zé)任制，根據(jù)管理層次的不同和工作崗位的不同制定工作目標和具體的崗位職責(zé)要求，健全行政人員的考核激勵機制，提高行政人員的成就感和工作的積極性。此外，學(xué)校行政人員，在實際工作和生活中常常遇到具體困難和問題，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)采用物質(zhì)、精神激勵的方法來調(diào)動他們的積極性，同時要關(guān)心他們的職稱、職務(wù)、住房、工資等實際問題，解決他們的后顧之憂，使他們的積極性和潛力充分發(fā)揮出來，以提高行政管理效率。

5．教育行政管理設(shè)備與手段的現(xiàn)代化。要想提高教育行政管理效率，必須補充現(xiàn)代化的管理設(shè)備，采用現(xiàn)代化管理手段。首先，高校教育行政管理部門應(yīng)該補充現(xiàn)代化的管理設(shè)備，適應(yīng)時代的要求，從自己的任務(wù)和力量出發(fā)，用電腦、高速復(fù)印機、傳真機等現(xiàn)代化的辦公工具代替落后的手工操作。其次采用現(xiàn)代化管理手段。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和高校校園網(wǎng)的不斷建設(shè)和完善，為高校推行電子校務(wù)提供了有利條件。通過電子校務(wù)系統(tǒng)，可以實現(xiàn)信息、服務(wù)、交流等多方面的功能，從而在更大程度上實現(xiàn)信息資源的管理和共享，節(jié)省人力、物力、財力，切實提高行政管理效率。因此，在綜合考慮學(xué)校信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與需求的基礎(chǔ)上積極推進電子校務(wù)建設(shè)，科學(xué)規(guī)劃電子校務(wù)建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃與實施計劃，全面考慮硬件環(huán)境建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、管理規(guī)范建設(shè)和支持機制的建設(shè)，按照規(guī)劃協(xié)同有序推進。逐步實現(xiàn)高校校園的計算機網(wǎng)絡(luò)化管理，使各種人事、教學(xué)、科研信息資料便于迅速的查詢和掌握，逐步實現(xiàn)行政辦公的自動化，緊跟科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐。

四、結(jié)語

高校行政管理工作是高校的重要組成部分，在高校的建設(shè)與發(fā)展中有著舉足輕重的作用，在知識經(jīng)濟時代來臨之時，任何一類組織都需要科學(xué)的行政管理，都需要注重提高行政管理效率，高校也不例外。因此，推進高校行政管理改革，提高高校的行政管理效率，已勢在必行。高校必須在認識到行政管理工作重要性的基礎(chǔ)上，深入透徹地分析不利于提高行政管理工作效率的各種因素；在分析的基礎(chǔ)上，采取有針對性的、行之有效的措施，提高行政管理工作質(zhì)量和效率的提高，更好地為廣大師生和教學(xué)科研工作服務(wù)。