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論文關鍵詞：行政管理效率時間觀念

論文摘要：善于有效地利用時間是提高行政效率的重要途徑之一但對時間的利用和管理只一般地論述和強調是不夠的必須要有時代感現代意識提高行政效率必須樹立現代的時間觀念即時間的價值觀效能觀結構觀適度觀和反饋觀

行政效率是個統攬全局的根本問題它是行政管理的生命和歸宿是行政現代化的一個準繩是行政管理學研究的永恒主題如何提高行政效率人們進行了不懈和有益的探討比較一致的看法是通過提高行政人員的智能素質建立科學的行政程序運用現代的行政手段采取正確的領導方式善于有效地利用時間抓住關鍵因素充分發揮行政人員的積極性和創造性等途徑來實現筆者基本同意上述的種種見解但對其中關于善于有效地利用時間的論述認為有必要作進一步的闡發。

許多論著在論述善于有效地利用時間時只是一般地強調時間的重要性以及有效地利用和管理時間的幾方面措施這種論述缺乏時代感沒有現代氣息本人認為提高行政效率必須樹立現代的時間觀念。

行政管理總是在一定的時間空間中進行的時間是行政效率的一個基本要素是測量行政效率高低的一個重要指標在其他條件相同的情況下凡是在同一時間內完成更多的工作任務或是在完成相同的工作任務中消耗最少的時間就是效率高反之就是效率低現代社會是高效率的信息社會現代生活是快節奏的多變生活講求效率珍惜時間是一切現代人都應具有的思維品質更是各級行政領導應當具備的思維品質高效的行政效率和高超的領導藝術是與領導者思維中現代的時間觀念息息相關的。

首先現代的時間觀念表現為時間的價值觀在辯證唯物主義看來時間是運動著的物質的存在形式是物質運動過程中的順序更替和前后聯系的體現時間的特點是一維的它總是朝著過去現在到將來一個方向流逝著具有一去不復返的不可逆性我國古人一直告誡說一寸光陰一寸金寸金難買寸光陰失落黃金有處找誤了光陰沒處尋盛年不重來一日難再晨及時當勉勵歲月不待人講的就是這個道理。

自然流逝的時間不具有價值的屬性但時間一旦納入人的活動范圍作為社會時間而存在時就具有了價值的屬性人類所創造的一切財富(包括物質財富和精神財富)都是在一定的時間里創造出來的其價值量也是用其所包含的社會必要勞動時間來度量的對于領導者來說時間更具有特殊的價值時間同領導工作相結合就產生了體現領導工作價值如何的領導政績馬克思曾經說過正象單個人的情況一樣社會發展社會享用和社會活動的全面性都取決于時間的節約一切節約歸根到底時間的節約領導者對時間的有效利用程度會影響到領導的職能活動最終必定影響到整個組織的整體貢獻對于領導者來說贏得了時間就等于贏得了勝利時間就是金錢就是資源就是生命正如恩格斯在暴力在歷史中的作用中說的在德國人們最后也開始注意到在今天時間即金錢著名美國管理學家杜拉克在有效的管理者一書中也指出時間是一項特殊的資源也是最稀有的資源時間借不到租不到買不到時間過去了就永遠不再回來時間也沒有任何代換品因此時間永遠是最短缺的人從呱呱落地第一聲啼哭開始就進入了一生時間的倒計時如果領導者在自己的崗位上碌碌無為沒有政績那就浪費了自己的寶貴生命生意味著死如果在自己有限的執政期間能比別人作出了更多的工作為社會作出更大的貢獻那就等于延長了自己的生命杜拉克認為有效的管理者最顯著的特點就在于他們能夠珍惜時間不能管理時間便什么也不能管理有效的管理者不是從他們的任務開始而是從掌握時間開始由此看來領導者提高工作效率的首要條件就是要樹立時間的價值觀念做到十分珍惜時間沒有時間的價值觀念一個領導者就絕不會有時間的緊迫感也絕不會有工作的高效率。

目前在一些領導者中存在的辦事拖拉互相推諉動輒開會會而不議議而不決等等現象就是浪費時間和精力消耗最稀有的資源從而給社會主義現代化事業造成損失這些行為都是和時間的價值觀念格格不入的其次現代的時間觀念又表現為時間的效能觀社會時間的價值不是均勻分布的而是隨著主體活動狀況的不同而有所不同一方面社會時間在不同的主體即不同的人那里具有不同的效能它表現為講求效率的人與不講效率的人比在同一時間里所創造出的財富(既包括物質財富也包括精神財富)不同因而同一時間所包含或具有的價值是不相同的正因為有這種不同所以領導工作必須處于主動狀態領導者必須認真研究本部門本單位的技術構成做到知人善用各盡其能充分發揮資本的整體效益要盡可能排除瑣碎事務集中精力抓大事二戰名將蒙哥馬利說極端緊要的是一個高級指揮官絕不應埋頭于瑣事堆中指揮官整天忙于瑣事沒有時間靜心地深思熟慮決不可能制訂出高水平的作戰計劃或者有效地進行大規模的作戰行動領導者抓大事就是抓政治方向經濟效益決策用人思想政治工作這幾項與此無關的事盡可能交由他人去辦理同時在勞動報酬方面也應堅決貫徹效率優先兼顧公平的原則最大限度地調動全體員工的積極性主動性和創造性另一方面對于同一主體來說同樣數量的時間在不同的情況下也具有不同的價值例如當一個人在精神飽滿精力旺盛的時候所進行的工作的質量和數量都要比精力不佳時好得多多得多從而具有更高的價值用這一時間觀念來指導科學地運籌時間就應該用精力最好的時間干最重要的事情把較次要的事情放到精力較差的時間去辦只有這樣才能使每一段工作時間都發揮出應有的效能從而在總體上發揮出時間的最大效能一個高明的領導者要善于去支配時間把握時間的節奏性而不能不分輕重緩急平均地分配和使用時間。

再次現代的時間觀念表現為時間的結構觀時間是連續的但從社會活動的角度來看它又是分階段的從而也具有連續性的一面時間從縱的方向上可以根據事件的發展而分割為不同的片斷部分事件的發展便把各個時間片斷和時間部分組成為一個整體即時間系統而各個時間片斷和時間部分的組成方式則成為時間的結構時間組合得是否合理時間結構是否科學也關系到工作效率的高低。

對于領導者來說通過時間結構的合理化來提高工作效率通常表現為從早到晚把全天的時間進行系統而全面的安排把工作的高潮時間和低潮時間各項所要進行的具體工作時間都作出周密細致的安排這樣才會胸中有數有條不紊地處理好各項工作使各項日程有機地銜接起來緊湊地向前推進。

領導者建立合理的時間結構還在于勞逸相濟張馳結合巧妙而又合理地安排休息或松馳的時間或者巧妙而又合理地轉移大腦的興奮中心使體力和腦力都能盡快地得到恢復這也是提高工作效率的訣竅古語云文武之道一張一馳列寧也說過不懂休息的人是不懂得工作的人馬克思鉆研理論疲倦了就做數學習題列寧學習和工作疲倦了就打打秋千散散步用辯證的觀點來看休息和工作之間往往是相對而言的并沒有絕對分明的界限比如領導在思考問題制定決策的腦力勞動疲倦以后轉而同下屬談談話聊聊天似是在休息腦力然而又是在從事著同下屬交流信息溝通情感的工作說不定從中可能產生出一些新的思想火花找到一些更加切合實際的解決問題的新辦法所以領導者巧妙地轉換自己的工作內容實際上就是從時間的結構上挖掘潛力提高工作效率領導者建立合理的時間結構還包括制定長遠的時間安排例如一個月一季度甚至一年內所要抓的幾件大事這些事情各需要多少時間其先后順序和銜接關系等等正如捷克的夸美紐斯所說時間應分配得精密使每年每月每天和每小時都有它的特殊任務如果更長一些還包括數年甚至數十年所要從事的大業及其為此所需的步驟階段等等制定出長遠的規劃來既有長計劃又有短安排就更能保持長時期內合理而有效地使用時間保持工作的高效率

更次現代的時間觀念還表現為時間的適度觀所謂適度就是把握事物發展的節骨眼抓住時機當機立斷在解決問題的時機尚未成熟時只采用一般的措施創造條件積極準備待機行事而時機一旦成熟就要采用最好最有力最果斷的措施這樣才能獲得最好的成效。

事物的發展總是由量變到質變又由質變到量變的事物的量變達到一定的度便會發生質變這個度就是事物變化的節骨眼量變和質變是事物發展的兩種不同狀態兩個不同階段在量變階段事物的變化比較平穩緩慢與此相適應的工作時間就比較長工作方法就需要比較溫和質變階段事物的變化則較為迅速劇烈與此相適應的工作時間就比較短工作方法也就需要比較激烈這兩種不同的方法要隨著事物由量變到質變的轉化而及時地加以變換這就要求領導者既要注意審時又要重視度勢同時在處理問題解決矛盾時既不要不及也不要過頭過猶不及都是錯誤的不及不能解決問題過頭也不能解決問題反而把事情弄得更糟這就需要做得適當掌握好火候及時變換方法一個好的領導者只有掌握了時間的適度工作中的火候將各種領導方法運用得當才能獲得好的效果例如為了交流信息需要安排開會但開會又不能過多開會也不能不分時機又如為了鼓勵先進需要進行適時的獎勵時間提前或拖得太久都不好同時對一些不良現象也要進行適時的懲罰光獎不罰不行光罰不獎也不行而且還要獎得適當罰得合理才能使獎罰都起到最好的作用是否能掌握好工作中時間的適度往往關系到領導工作的得失成敗要做到善于把握火候精于這一領導藝術就必須有一個辯證思維的頭腦把握住事物由量變到質變的辯證運動規律把握住什么樣的時間條件是最有利于矛盾轉化的進而用不同質的方法去解決不同質的矛盾最后現代的時間觀念還表現為時間的反饋觀時間盡管是一去不復返的但作為有意識能思維的社會活動主體來說卻可以產生對過去了的時間的回憶這就能夠記住自己在過去了的時間里從事了什么樣的活動做出了什么樣的事情利用這種能力人們就可以不斷地檢查過去的時間是怎樣花費的發現了哪些時間是被合理地利用的哪些時間是被浪費掉了的以及發現什么樣的方法能夠最有效地利用時間提高效率而什么樣的方法則容易導致浪費時間降低效率通過這樣的檢查總結出經驗教訓又反饋回下一步的行動中從而更加有效地使用和支配時間這就是時間觀念的反饋觀或運籌時間上的反饋方法蘇聯著名昆蟲學家抑比歇夫從26歲起每天都進行時間統計日有大計年有總結直到逝世從未間斷這就是一種時間反饋方法通過這一途徑他不斷改進自己使用和運籌時間的方法使浪費的時間越來越少作出的成果越來越多。

現代領導者要極大提高工作效率盡量避免時間的浪費應該運用反饋的方法來運籌時間通過不斷回顧檢查和總結運籌時間的得失來提高自己高效能地運籌時間的能力和藝術對時間的反饋不僅可以對過去的時間進行回顧檢查而且還可以將要花費的時間進行預測估計或稱時間預算這叫超前反饋例如一位外國管理學家提出在你進行任何工作以前都要問三個能不能第一能不能取消它第二能不能與別的工作合并第三能不能用更簡便的東西代替這就是對未來所要使用的時間進行預先檢查然后反饋到行動使能取消者就取消能合并者就合并能簡化者就簡化由此可減少行將發生的時間浪費從而大大地提高工作效率。