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隨著社會主義市場經濟體制的逐步建立和企業轉換經營機制、建立現代企業制度,企業行政管理也面臨著調整舊方式、適應新形勢的任務。加強和改進企業行政管理,是搞好企業內部管理,適應市場經濟和企業轉機建制的重要環節;對于增強企業活力和發展市場經濟具有重要意義。

一、企業行政管理概述

企業行政管理是指依靠企業行政組織、按照行政渠道管理企業的一系列措施和方案。所謂企業行政組織,是指企業的行政組織機構。行政渠道則主要指企業行政組織機構內上下級的領導與被領導的隸屬關系,如廠長→車間主任→工段長→班組長;或公司總裁→部門經理→項目負責人等的等級系列關系。行政管理的手段通常包括行政命令、指示、規定、獎懲條件等。

(一)企業行政管理的主要特點

1.權威性。企業行政管理的有效性是建立在企業內部組織機構的上級權力與權威基礎上的,上級行政機構沒有相應的權力和權威就不能下達命令、指示或規定等。但是,還要指出的是,現代企業行政管理的有效性還要取決于上級權力是否運用得當和下級的是否服從等諸因素。

2.及時性。由于企業行政管理是用命令、指示等來調整人、財、物、產、供、銷等生產經營活動,故其手段和方式直接具體,而且具有較強的針對性,同時又配以對違抗管理的懲罰措施,因而能迅速發揮作用;而通過經濟手段進行管理或通過思想政治工作達到管理目的時,則必須有執行→反饋→調整執行的操作過程,因而常發生滯后。因此,在企業大量日常性經營處理及人事處理中,或企業遇到突發事件以及企業環境不穩定時,行政管理就能發揮重大作用。

3.縱向性。因為企業行政管理主要是通過企業行政組織內部的隸屬關系進行自上而下的縱向指揮和協調,往往是企業上級行政機構對下級的指令性要求,因此主要是縱向性的。

(二)企業行政管理的作用和內容

企業行政管理是企業參與社會化大生產及市場競爭的客觀要求。在現代經濟生活中,隨著社會生產力的發展,生產分工日趨專業化,這就要求一個生產流程中各個環節最大可能協調一致。因此要有效地組織企業生產經營,就必須有一定強制力的權威與服從機制——即行政管理,否則,企業的各項生產經營目標就可能因缺乏組織性而不能實現。企業內以經理或廠長為首的行政管理系統運用行政手段,把企業各環節、各部門聯結成一個健康運行的有機整體,并通過各種行政管理手段及時有效地組織企業生產經營活動,是保證企業生存發展目標順利實現的重要保障。具體而言,企業行政管理是通過以下方式發揮作用的:

1.計劃工作。即確定管理內容的目標和決定如何達到這些目標。現代企業行政管理必須具有計劃性,這是企業實現行政管理科學化和保證行政管理成功的必要條件。

2.組織工作。企業的各級行政管理人員必須明確工作的內容,并將其按性質分類,逐級建立自上而下的責權關系,保證行政管理渠道的暢通無阻。

3.指揮工作。即企業行政管理中采取的具體措施,調動和協調各級行政管理人員按要求完成各項工作。

4.控制工作。即對指揮工作的各項措施進行監測、控制與調整,包括建立激勵機制、監督系統和制定獎懲條例并認真執行。

二、現代企業行政管理的基本要求現代企業行政管理的目標來自于生產經營活動和行政管理自身的要求。生產經營活動要求的行政管理主要側重于正常組織經濟活動,包括財務和銷售管理、信息、溝通以及公關和勞資關系等。實際上,這種要求一般屬于企業生產經營范疇。純粹的企業行政管理工作本身則要求:

1.實行和完善行政首長負責制。實行行政首長(廠長或經理)負責制,建立以其為首的指揮系統是科學行政管理的基礎。這就要求,首先必須明確行政首腦的職責和權限,保證其有足夠的行政權力和必要的權威;其次必須保證行政首腦的管理措施有可靠的行政實施渠道,再次行政首腦必須有一個高水平的咨詢機構,保證其管理措施不致因考慮欠周或個人判斷失誤而產生負面影響。

2.合理選擇和設計行政組織機構。企業行政管理是依賴行政機構和行政渠道進行的,所以,選擇和設計符合企業內外特點的組織機構是保證行政命令、指示等迅速流動貫徹的重要前提,是達到行政管理目標的必要條件。行政管理最忌機構龐雜、人浮于事、渠道間溝通不暢、環節繁多,從而造成公文旅行和效率低下等弊病。因此,合理設計與選擇行政組織機構與行政管理科學化密不可分。

3.選拔優秀的行政管理人才。現代企業的行政管理人員要有與時代相適應的一般素質、能力和知識結構。一般素質包括:良好的個性和心理特征、優秀的政治素質、強烈的創新素質和健康的身體素質。能力結構包括以信息處理能力、組織咨詢能力、分析綜合能力、擇優決斷能力為內容的決策制定能力和以善于選擇實施辦法、用人知人善任、協調統籌全局、應變臨陣不亂為內容的決策實施能力。知識結構則包括一般知識、管理知識和技術知識三大方面。可以說優秀的行政管理人才是現代企業行政管理致勝的法寶之一。

4.確立正確引導、準確評價與適當獎勵相結合的激勵機制。企業行政管理的最佳化實現在很大程度上取決于被管理者的積極有效的配合和實施。因此對人的管理是現代企業行政管理的核心工作,而通過建立有效的激勵機制是有效實施對人的管理的重要保障,這就要求:以恰當的目標來引導正確的反應行為,以準確的績效評價作為獎勵的科學依據,以不同客體的針對性獎勵措施完成激勵機制的良性循環。只有實現了引導、評價、獎勵三者的有效結合,激勵機制才會在企業行政管理中圓滿達到預期效果。

5.講究行政管理的藝術性。行政管理中還有許多藝術性問題,什么時候下達命令或指標、怎樣下達、辭語如何表達等,都須因人因時因地而異。這就要求行政領導善于行政管理藝術,注重管理對象的心理因素、講究說話藝術、善于把行政命令轉化為企業員工的自覺行動。

三、中國企業行政管理的改進思路

與現代先進的企業行政管理相比,我國還存在很大差距;此外,計劃經濟時代的后遺癥在我國企業行政管理中遠未消除,因此中國企業行政管理的改進工作艱巨而迫切。這其中,除為適應市場經濟而轉機建制和提高管理水平外,還須注意以下問題:

1.按規范化要求,適當調整企業行政機構。目前,雖然企業行政管理已有相當長的歷史,但行政機構仍存在諸多不規范之處,如企業行政機構臃腫、人員配置紊亂、管理渠道冗余復雜等。對這些問題,應從行政機構的體制和結構兩方面加以解決。要明確各級行政機構的職能作用,按實用性和科學性原則去合理建立行政機構系統。

2.健全企業行政管理的領導體制。科學的行政管理體制包括三方面內容:以行政首長負責制為主,咨詢機構為補充,建立有相應的行政監督部門。我國現行的企業領導體制基本上是黨政合一甚至以黨代政,未能給行政首長以真正有效的行政管理權;有的領導體制不健全,以行政首長的個人意志代替行政管理的系統工作,或缺乏相應的輔助人員或沒有相應的監督機構和手段。這些都要逐步改進,以加強和提高行政管理工作及其質量。

3.定期評價業績,擇優使用行政管理人才。企業人事部門雖一直以業績評價作為行政管理人員晉升的標準,但長期缺乏科學性和準確性,人為因素干擾太多,也有技術欠缺因素,對于前者可用部門監督方法逐步消除,而對于后者則須從人才學角度,綜合運用定量分析與定性分析等科學手段,準確作出評價。

總之,建立和完善現代企業行政管理是一項系統工程,需要外部環境(國家政策法規及相應的社會機制)和內部條件(企業自身努力、先進的管理技術和優秀的管理人才)兩方面的結合,這些都有待于在市場經濟的發育完善和建立現代企業制度中盡快實現。