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信息化是中小企業迎接新經濟的挑戰，大幅提高運作效率、降低運營成本、把握新的商業機會的必由之路。東大阿爾派董事長劉積仁博士認為信息技術是現代企業管理的靈魂，它可以幫助企業進行生產管理、財務管理、資產管理、客戶管理，乃至幫助企業進行快速正確地決策。此外，通過運用信息技術還有降低企業生產、管理成本，為用戶提供個性化服務等諸多好處。

中小企業運用IT技術實現信息化改造有許多困難。首先是人才問題，中小企業很難找到一批IT業的高級人才；其次是中小企業管理仍未定型，隨著企業的高速成長，變動也很大，而應用軟件在企業應用的前提是管理程序化，這二者間形成了一對矛盾，不易解決；再次是目前市場上的中小企業信息化解決方案太昂貴，中小企業承擔不起；還有是軟件企業對中小企業的后續服務跟不上。所以實現中小企業的信息化要根據自己企業的實際情況選好突破口，從易到難，循序漸進。在恰當的時機做恰當的事，信息化才能成功。

利用內部網絡辦公管理自動化

首先中小企業信息化的目的在于增進信息交流，包括公司內的信息交流，這是通過內部網絡連通實現的。現在的企業購買計算機后主要的目的是進行辦公，在辦公過程中如何實現辦公自動化成為企業最先考慮的問題。

辦公自動化系統經歷了三個發展階段，第一是實現個體工作自動化，以個人電腦和辦公套件為主要特征，第二是實現工作流程自動化，以網絡為中心，以非結構化數據的信息流（或工作流）為主要存儲和處理對象。它有利于在企業內部建立通信基礎平臺，不僅提高了辦公的效率，減少了扯皮和內耗，還增強了系統的安全性。第三階段以知識管理為核心，其目的在于達到整個企業的最終目標，這就需要依靠先進的管理思想和方法。

辦公管理系統的三個發展階段中完成了兩個飛躍，即由數據處理向信息處理的飛躍，由信息處理向知識處理的飛躍。在辦公管理系統的發展中，使用辦公管理系統的人員范圍逐步擴大，由企業行政人員擴展到企業的管理層，再擴展到企業的全體員工。另外，在運作機制上，也是從辦公室的結構化數據處理到企業內部和外部信息的處理，再到有用知識的處理。從簡單的電子郵件、群件，到構建Web應用等各種方式中獲取、存儲、提煉和再用知識。

實現辦公管理的前提是建立企業的內聯網和系統平臺，能夠完善地實現交流與協作。一方面要求硬件平臺的構筑要合理，另一方面要求應用系統在設計、規劃、實施上將交流與協作作為應用的基礎進行考慮，能夠全面、完善的實現知識管理。內聯網建立以后，知識就可以在互相交流中發展。聯系越廣越有效，信息就能得到越來越多和越好的共享。

平臺搭建起來后，可以把各部門的主要工作都搬到內部網絡上來，當然不能簡單地用計算機代替手工，通過信息化來逐步完善自己的管理。在實施過程中，首先要建立起郵件系統、公共信息系統，然后逐步深入，擴大實施范圍。讓員工在使用過程中體會到利用辦公自動化系統進行知識管理的動力和樂趣，這樣有利于整體系統的進行。

選擇辦公管理系統作為突破口的情況主要針對于那些硬件設施比較完善，辦公系統已初步建立，通過深入發揮其功能，促進企業的知識管理和辦公管理水平。辦公管理系統的實施一般都能成功，通過這種示范作用，讓員工了解信息化的意義，共同關心信息化進程。

從最基本的財務管理系統開始

財務軟件在我國的發展較早，現在大多完成了從“核算型”向“管理型”的發展，目前，我國財務管理信息化事業正處于大規模開發和運用“管理型”財務軟件的階段。所以在中小企業推廣財務管理系統基本沒有風險，因為我們的財務體系比較固定，軟件系統已經非常成熟。

但在在實施之前要注意選擇合適的財務軟件提供商。特別是要考慮提供商的服務能力，有的提供商提供的系統很先進，但服務跟不上也會影響系統的實施成功，特別是在應用過程中會打擊使用人員的積極性。有的提供商的服務是免費的，但大多數服務是要收一定費用的，你要合計合計，當然收費是合理的。還是考慮提供商的技術水平。這從一些側面可以獲得，例如看技術人員的能力可以通過看技術的學歷與待遇，看技術平臺可以看提供商的一些報告和介紹，還可以看外界對該提供商的評論。另外也要考慮其發展前景，我們不能尋找一家小公司，或許明天它就倒閉了那您企業就麻煩了。

這種方式適合那些運作還不規范，急需各項管理正規化的企業，因為管理上要變動的太多，財務管理也起到先行帶動的作用。

在中小企業實施信息化建設要主要的幾個問題：

作為中小企業，能夠投入信息化建設的資金肯定不會太多，不可能象巨頭一樣燒錢，更不能象國有企業一樣購進大量信息化設備后閑置。作為企業首先要考慮的是少花錢、多辦事。找出最需要信息化的地方進行重點投資，也就是尋找能夠明顯解決問題或能夠大幅度提高工作效率的切入點。正所謂：好鋼用在刀刃上。在設備和軟件的選擇上遵循好用、夠用、實用的原則。比如說：后臺數據庫，作為中小企業就沒有必要考慮什么DB2、或ORACLE。在考慮成本時絕對不能忽視人力成本和維護成本。

另外中小企業信息化過程中要讓領導層對信息化給予正確理解和足夠重視，信息化不是趕潮流，更不是一個門面，而是企業管理的一個有效的工具。在實施過程中要提高員工的素質，加強基礎培訓，讓所有人員都參與信息化建設。“公務員之家”版權所有

對于中小企業，實施信息管理的關鍵在于提高效率和效益，但限于企業規模，要仔細考慮如何邁出第一步，不能隨意選擇一個小軟件提供商就開始信息化工程。每個企業都有自己的特點，根據企業的性質和產品的類別，決定尋找適合自己的突破口，企業信息化的道路并不平坦，但良好的開端對于全面信息化起著關鍵作用，所以選擇突破口十分重要。