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0引言

隨著科學技術的不斷進步，特別是信息技術飛速發展的今天，現代人力資源管理工作不再局限于人力資源管理的傳統模式。為了能夠更好地提高人力資源管理的效率，全面開發可實施、科學、便利的人力資源管理信息系統，成為了人力資源管理信息化的一個新的里程碑，這有利于專科院校人才的可持續發展，推動著專科院校向信息化進程邁進。因此，人力資源管理信息化進程中，要盡可能讓專科院校各個部門的教職工，通過人力資源管理信息化平臺有機聯系到一起，讓各級不同的部門也能夠通過人力資源管理信息化充分享受其便利性，實現信息的共享，不受傳統紙質化、公共操作、靜態管理模式、時空的限制，把“以人為本”與信息化管理有機結合并靈活運用于專科院校的信息化管理中。并且人力資源的信息化管理，實質上就是一種新的管理方式與管理理念，其除了能夠讓人事管理工作更加具有效率與質量，還能將專科院校中傳統的人事管理體系與時代接軌，轉變成新形勢下與信息技術相結合的新人力資源管理，進而推動專科院校人事向多元化、扁平化管理體系并進，加快專科院校人力資源管理信息化的實現。專科院校運用符合自身真實校情的人力資源管理系統，這有利于專科院校實現現代化管理。

1專科院校人力資源管理信息化的含義及其意義

1.1專科院校人力資源管理信息化的含義

為迎合時代的快速發展，人力資源管理逐漸實現信息化，它是通過現代化的管理理念與高速發達的科學技術結合而來，是二者交融的產物。從計算機的出現到其在中國的發展，現如今計算機技術普及化，促進了網絡技術的運用從生澀逐步走向成熟。人力資源管理信息化的基本特征是促進計算機信息技術和人力資源管理的發展，并實現兩者的有效結合。提升人力資源管理效率的有效途徑，不僅包括人為，還包括技術先進的計算機硬件和軟件。在信息庫集合的基礎上，實現信息的自動化處理和自助服務，通過信息共享的方法，結合先進的科學技術，促進人力資源管理信息化水平的全面提升，在節約成本的同時提高其效率，這種行為已經被當前高校運用為提升人力資源管理效率的主要手段。

1.2專科院校人力資源管理信息化的意義

信息化在人力資源管理中的應用意義主要體現在以下3點：（1）人力資源管理的信息化發展，引入了一種全新的管理思想與理念，推倒了高校以往的傳統化人力資源管理觀念。高校的發展帶動了高校職工的迅速發展，使其逐年增加，在此基礎上，高校需要通過借助工具的合理化以及科學性來對自身發展數據進行分析，并根據這些數據分析的結果來制訂出合理有效的管理方案，為高校領導提供嚴謹的資料，作為其決策的依據，以此來促進學校內部的人力資源管理工作的有力實施。（2）人力資源的信息化可促進數據的共享，帶動高校的發展，并作為建設信息化人力資源管理的信息依據，與此同時，也可以實現與其他的一系列相關系統的有效共享。（3）人力資源管理的信息化可以促進其需求以及相關策略的實現。不同的專業以及職能導致不同的人力資源管理戰略，使各高校之間產生差異化，對其自身人才需求以及相關的人力資源管理工作產生很大的影響。在這種情況下，需要各高校根據自身的實際發展狀況，以各高校不同的人才需求為基礎，形成本校個性化的人力資源管理。

2專科院校人力資源管理信息化的現狀及其原因分析

在信息科技不斷發展的今天，高達80%的專科院校已經開通校園網，其中大約10%的專科院校正朝著數字化校園的方向發展。這部分的專科院校運用信息化管理技術，實現專業化的人力資源管理，不僅解決和優化了人力資源信息龐大而雜亂的問題，還大大提高了職工的工作效率，已初步達成信息化建設的預期目標。然而，人力資源信息化應用還沒有在專職院校中普遍開展，依舊存在一部分專科院校對人力資源信息化管理認識的不足，信息化建設相對落后，將不利于該校人力資源信息化的發展，甚至是制約著學校的辦學效益。大力推廣和實施專科院校人力資源信息化管理，必定會快速地提高人員的工作效率，穩定學校的發展步伐，因此全面實行專科院校人力資源的信息建設，已經成為我國最近幾年來辦學發展規劃的重點工作之一。就目前情況而言，專科院校還存在以下4點問題，阻礙著人力資源信息化管理的建設：

2.1人力資源信息管理人員匱乏，力量薄弱

現階段，專科院校人力資源管理人員中，能完全掌握計算機應用技術的人數不多，只有運用先進的信息技術，對數量龐大且繁雜的信息數據進行處理，才能快速地提高教職工的工作效率。信息化人力資源管理系統作為一個新的技術系統，被引進專科院校的時間不長，學校需要花費一定的時間和資源，在人力資源管理人員和全體教職工當中，開展相關的理論和實操培訓工作，讓更多的人認識和接受該系統，使系統發揮其最大的作用。當然，管理人員和教職工從陌生到掌握，再到靈活自如地利用人力資源信息化系統，是一個較長的過程。另外，由于人力資源管理模式并不是一成不變的，也會發生持續的變革，加上一部分專科院校欠缺高技術的信息管理隊伍，在推廣和實行人力資源信息化管理系統的過程中，導致一些人力資源管理信息系統無法及時跟上人力資源管理模式的變革步伐，甚至嚴重滯后于變革速度，造成資源的浪費，工作效率大打折扣，不利于學校工作的順利開展。例如，江蘇省部分專科院校在2008年購買了江蘇省通用人力資源管理軟件，因為缺乏技術指導，并且該軟件自身設計缺乏靈活性，它是全省人事編制基礎信息數據庫的建設工具，沒有結合各專科院校實際情況來開發各項具體功能，操作及其復雜和繁瑣，現有的工作人員也沒有時間去研究系統該如何操作，導致資金浪費，軟件被擱置。

2.2基礎薄弱，部門系統各自為政，信息嚴重不對稱

由于部分專科院校辦學歷史悠久，對信息化管理環節投入的力度不足，計算機設備未能及時更新換代，或者多媒體信息技術配備不完善，計算機的運作速度較緩慢，人力資源信息化建設的基礎相對落后，其工作效率相對滯后。另外，人力資源管理信息體系只限于學校內部某些部門使用，在各職能部門間未能實現信息資源的共享，其表現出來的封閉性和局限性，已經嚴重影響高職院校日常有關人力資源工作的開展進度。甚至有些職能部門為了方便開展自己的工作，各自建立起了僅限部門內部使用的信息系統。其實，各職能部門對信息資源的需求有其共性，員工的基本信息和教學科研信息可以被高職院校里的多個職能部門所利用。雖然人力資源信息的概念、內涵和作用，對于每個部門而言會有所不用，各職能部門根據自身的工作需要，建成了部門內部的信息系統，但是這種做法容易造成各自為政，部門之間缺乏良好的溝通交流，不利于學校的整體發展和長遠目標的實現。職能部門自行搭建的信息系統不能直接通過學校系統的相互連接，把可以共享的信息資源傳送給人力資源部門或者其他的職能部門。同樣，其他職能部門也無法實現信息的公開化和共享化，造成了信息管理的“孤島”現象。當相關信息發生更新時，系統無法實現信息的同步更新，就會出現信息不對稱的情況，無法有效地實現信息資源的共享。例如，人力資源部門的人力池系統中有一個字段信息“工作職位”，是反映和統計教職工的職能身份和不同工作職能的人數。圖書館系統中，也涉及到工作職位，假如今后的工作中，教職工的職能身份發生變化時，最先會在人力資源部門的信息系統中更新，因為信息系統各自為政，未能實現信息的共享，所以圖書館系統無法進行信息同步，未能及時獲得最新的信息，從而造成系統間信息的不對稱。

2.3缺乏必要的技術支持與資金投入

人力資源信息化管理系統未能實現全面進入專科院校，其中的原因之一在于學校缺乏對其的重視程度。學校正在使用的人力資源信息化管理系統，已經無法滿足學校的實際運營需要，學校缺少對先進技術和先進系統開發和利用的資源支持。絕大部分學校因為對其不重視，沒有劃分出信息化系統建設的專項資金，或者確實設定有專門的資金支持，但僅僅是停留在系統前期的開發階段，對后續階段的設備維護、技術引進和人員培訓的資金投入幾乎為零。部分專科院校沒有做好信息化系統建設的長期計劃，因為一時資金的松動，就引進人力資源信息化管理系統，后期的開發和利用階段，由于缺乏資金和技術等資源支持，就不得不把該項目延后，甚至是放棄對該項目的投入。對于一些辦校規模較小、辦學環境較差，特別是西部欠發達地區的專科院校來說，因為缺少長期的技術和資金投入，難以將先進的人力資源信息化管理系統引入并推進。

2.4人力資源信息管理數據繁雜，工作量大

人力資源信息數據的計算工作量十分之大，且每一年都要重復統計，假如只是運用傳統的人工計算和統計方法，必將會造成人力資源的浪費和工作效率的低下。上傳的報表數量非常多，有些報表里存在重復內容，因為沒有建立統一且先進的人力資源信息化管理，各職能部門需要通過不同的路徑把報表上傳給其他的職能部門或者是上級管理層，容易產生反復的勞動，機械化的日常事務性操作難以提升學校教職工的工作能力，甚至沒法抽出空余的時間，參與學校開展的培訓活動，專業知識和業務水平不能得到持續的提高。例如，專科院校人才培養工作數據的采集和匯總平臺，每一學年都需要按照教育局的要求進行上報。人力資源部門需要對采集回來的信息進行填寫、核對和審理，其中針對學校內專職教師、學校外聘教師、學校外聘人員的調查表格就高達12份，每個表格內的字段信息至少有9個，其內容有關于被調查人員的姓名、性別、民族、學歷、專業領域、職稱、職業資格和培訓等。此外，人力資源部門有些需要上報給上級管理層的報表中，也涉及上述的相關內容，假如只是運用傳統的Excel表格進行人工操作重復繁瑣的勞動，使學校教職工的工作強度大，上班無精神，甚至會產生抱怨和抵觸心理，將不利于專職院校相關工作順利地開展。專科院校的人力資源管理信息化建設難以開展，主要原因包括：①信息管理人員把全部的關注度放在日常的事物處理中，對信息系統技術的掌握和應用能力相對欠缺；②學校教職工對人力資源管理信息化建設感覺陌生，沒有獲得相應的技能培訓，難以大力支持和積極參與；③人力資源信息化管理系統的引進和推廣相對滯后，學校內各職能部門各自為政、缺乏溝通，沒有建立相應的信息資源共享平臺。

3高職院校人力資源管理信息化的建設理念

3.1提高認識，轉變理念

不管是學院的管理層人員，還是普通的人事工作者，都必須了解建設人力資源管理信息化的必要性以及時間的緊迫性，用自身的行動來促進高職人力資源管理的信息化發展。

3.2創新管理，重組流程

信息化代表改變人力資源管理的方法，校園實現數字化，在很大程度上減少了高校的管理層次，大部分高職院校的組織形態逐漸轉化為扁平式以及矩陣式。為適應這個信息時代以及這個時代的價值體系，人力資源管理需要對其組織結構和職能進行相關調整，設定新的業務流程。

3.3頂層設計，規范接口

為實現數據間的共享，人力資源管理信息化系統應該與高校的教育系統、科研系統以及財務系統無縫鏈接。①對數據進行統籌，制訂整體規劃；②設計頂層，明確建設的目標，劃分系統與系統間的邊界；③確定系統的功能，擬訂數據標準；④檢查系統的安全性，使數據接口實現規范化，導入導出相關文件。利用同步的技術，實現不同業務間的數據交換與處理，同時，建立合適的數學模型，指定相關目標函數，為設置學科、培訓教師以及專業發展提供相關決策信息，為學校實現人才戰略目標打下基礎。

3.4構架先進，強調擴展

高校人力資源管理帶有政策性，但是由于政策手段以及方法的持續革新性，此時便要求信息化系統配備耦合機制，對系統的體系結構進行設計與修整。以構件為基礎，實現動態的、低成本的對系統的某些功能進行實時的更新，在工作流技術的前提下，能夠做到在線辦公，使系統達到集成、統一、智能以及完整是其最終目標。

3.5加強推進，深入應用

信息化系統的缺陷在于其重建輕管，在加強推進的同時，要彌補其缺陷，實現建管并舉，促進職工信息化辦公的意識以及能力的增強，謹記維護人力資源管理系統人人有責，并實時推進。通過自助填報和分級審核的系統運作機制，維持數據的基本效率。同時，增強人力資源管理信息化系統的研究力度、建設力度、運行力度以及管理力度，通過對人事管理者進行相關技術的培訓，增強其信息化應用的能力，在數據挖掘、報表訂制等計算機相關技術的條件下，實現對數據用度的增強。

4專科院校人力資源管理信息化建設策略

4.1進一步規范數據和簡化、細化工程流程

提高專科院校的人力資本管理效率是人力資源管理信息化系統的目標，實現“以人為核心”，提高人力資源管理核心信息競爭力，通過運用先進的技術手段，構建快捷、方便、準確的人力資源管理運用平臺，結合先進的人力資源管理理念及其管理方式，在日常的管理工作中靈活運用，并充分考慮人力資源管理的實質需求，保證數據庫結構與系統的統一性與一致性，確保數據的保密性與安全度。同時，還要為系統的操作者提供多種數據轉換接口，由此實現其他數據庫與人力資源管理系統的成功轉換，讓人力資源管理系統變得更加直觀與便于操作。為了能夠給人力資源管理信息化建設創造良好的條件，一定要將其基礎數據進行規范化的管理，例如教職工的履歷、個人基本情況等都要做到準確無誤。人力資源管理部門中的內部業務，要做到信息化、程序化、精簡化與精細化，這樣才能有效利用人力資源管理信息化中的相關技術，科學發展人力資源管理信息化中的相關工作流程，注重信息化建設的技術支持。

4.2領導和管理層應當給予高度重視及支持，教職工也要積極響應

各部門權責和義務的重新劃分是人力資源管理信息化建設過程中必然會涉及到的問題，若要有協調和調動各個部門的能力，高職院校主要領導就必須要全程參與。若要實現人力資源部門效率最大化，被授予自助權限的信息人員就必須要承擔起信息查詢的責任，遇到信息查詢任務時，不必直接求助于人力資源部門相關人員，而是依靠整個系統來運行。這樣，將大大減小人力資源部門的工作量，相關工作人員也能從瑣碎的工作中解放出來，這就不會違背人力資源管理信息化的目標與初衷。如此一來，可以在很大程度上減少不必要的人力工作，必然能夠大大提高整個信息系統的運行效果。要想充分體現人力資源管理信息化建設的效用和價值，全院教職工就要充分認識到人力資源管理信息化建設的重要性，大力支持，參與到其中并積極運用系統。

4.3分階段逐步實施，全面推進信息化進程

專科院校人力資源管理工作有著強政策性的特點，因此其需要不斷更新政策的落實方式與手段，這就需要耦合機制對所需的信息化系統進行改造，這樣也有利于擴展系統框架內所開展的系統體系結構的設計，運用SOA系統或者構建，能夠將人力資源管理系統功能進行低成本、動態、實時地更新，通過工作流的技術從而實現在線辦公，節省時間。專科院校也要依據自身的實際情況，把基礎系統模塊進行落實，等待人力資源管理人員熟悉系統操作后，并且功能也慢慢完善之后，再將薪酬模塊、管理模塊一起納入信息化建設系統中，這樣整個系統的功能才能夠得以完善，更有效地為人們服務，讓信息化建設的最大價值得以體現。

4.4提高管理者及信息員隊伍的計算機信息化技術應用能力

加大人力資源管理部門管理人員的操作技能培訓工作，組建一支優秀的、獨當一面的管理隊伍。在人力資源管理過程中所運用到的計算機技術主要分為網絡技術與計算機信息管理技術，若想熟練地操作上述兩種技術，就一定要培養綜合型的高素質管理人才。因此，在建設人力資源管理信息化過程中，專科院校應向全院的教職員工提供相對應的培訓機會，向教職員工有針對性地講解一些疑難問題，并鼓勵教職員工親身實踐，在培訓過程中強化教職員工的實踐能力和應用能力，從整體上提高他們的信息處理能力和信息化水平，幫助教職員工提高其技術技能。另外，教職員工必須要充分對這方面加以重視，提高自身的信息化水平，善于通過各種渠道進行自我學習，可以查閱相關資料、主動向他人學習等，不斷提高自己的信息處理能力，提升個人的信息素質。這樣一來，將原來的信息人員隊伍不斷加強壯大，讓原來的信息維護員與管理人員能夠在不斷地實踐與培訓當中能夠學習到更多的系統使用技巧，用心感受反饋系統中每一模塊的優缺點，在這個過程中會找到系統中可能存在的問題，便于系統開發者優化系統，推動人力資源管理信息化建設的更進一步地發展與成長。

4.5打破部門壁壘，增強信息共享度

由于組織制度的不完善，溝通的不足，很容易讓員工產生部門壁壘。專科院校各個部門之間更應該加強彼此間的溝通，因為教育是一份神圣且莊嚴的工作，有時候足夠的溝通能夠改變一個學生的命運。同理，對于人力資源管理信息化也如此，信息本身是開放的、共享的、沒有界限的，因此在這個過程中必須打破部門壁壘，讓不同部門之間產生有效的信息關聯、資源共享，若各個部門之間擁有足夠良好的溝通，集體協商，那么就會提供給系統開發商更加有利于工作開展的建議，讓開發商不再囿于現有技術的枷鎖，能開發出讓各個部門有效連接的系統，加強部門與部門之間數據的關聯度、有效性，讓其所錄入的系統信息實現增值，讓不同的部門均能實現信息的共享。

4.6技術創新

4.6.1人力資源管理信息化系統的設計與結構為了能夠進一步提升工作效率，能夠與時代接軌，適應人力資源管理理念與體系的轉變，適應信息化的快速發展，筆者認為可建立創新性的人力資源信息化系統。系統開發人員要跟專科院校各部門、院系積極溝通，對所需統計的數據進行收集、整理，開展人力資源管理信息化系統的需求分析，收集信息之后，要確定系統所要運作的目標，構建系統運行的模型，進而確定人力資源管理系統所需的數據庫，并對系統進行調整與不斷地測試，待測試通過就能投入使用，建立適合專科院校日常管理工作的用戶角色、業務流程、界面等，并制訂人力資源管理系統的使用說明書，以便管理人員與教師、用戶能夠有效操作該系統。上述模塊中的各組數據之間是相互聯系、緊緊相扣的，其中基礎是信息管理模塊，也是其中最為核心的模塊之一。只有做好信息管理，才能讓其他模塊更好、更加順利地實現人力資源管理信息化的進程，為開展信息化而打下良好的基礎，以便其他子系統與其有效連接。這樣，其他模塊才能隨時調用基礎數據庫的信息，并且其他模塊也能通過自身的功能優化與更新基礎數據，讓每一個模塊都成變成一個有機的整體，以提升系統的整體效率，進而實現統籌化管理。

4.6.2人力資源管理信息化系統的優化與運行在人力資源管理信息化系統投入使用的時候，要與相關工作人員或系統開發人員取得良好的溝通，并且結合當地專科院校人力資源管理工作的特點，不斷實時對系統進行更新優化，讓其更加適合專科院校的個性化設置。該人力資源管理信息化系統應具有以下特點：（1）用戶的操作時間、內容等都會保存于系統日志庫中，為了日后發現填寫中的信息錯誤、信息修改的痕跡，追究起來提供有章可循的依據。除此之外，系統還要滿足保密性、安全性等各種要求，提供對數據訪問權限的設置、數據的加密等方式，對信息進行保護加密，讓人力資源管理信息化更加安全有保障。（2）人力資源部門的相關工作人員應該被授予與其職責相對應的權限，確保不同職責的工作人員的權限范圍各不相同，確保其權限的安全性。管理者要對工作人員進行合理的分工，將具體的工作進一步細化、落到實處，這樣每位工作人員能夠在自己的職責范圍內，能夠隨時查看、調用錄用人員的關鍵字段的信息，讓工作人員能夠隨時審核、更新、添加教職工所提交的個人信息，這樣就能夠防止重復勞動，盡可能提高工作效率。而管理層或領導則應賦予系統審批的權限，逐漸實施辦公無紙化，有利于快捷、高效、準確的數據處理、統計、分析等，便于管理層提供決策的依據，更好地統籌與建設專科院校的人力資源管理工作。而一般的教職工，則可以憑借用戶名與密碼登陸系統，查詢自己的信息、證書、成績、課程等，更好地規劃自己的時間，推動自身的職業發展。（3）首先，由于專科院校每年都會進行教師的合同續簽、專業技術職務評定、考勤情況的記錄、離退休人員手續的辦理、飯卡消費情況等工作，上述的這些情況，系統均可以預先告知或提示相關工作人員或教師本人，讓他們能夠盡快處理相關事務，管理者也能夠更加及時、科學、快速地完成相關事項，讓專科院校人力資源部門的辦事效率大大提高；其次，網絡自助服務也可用于招聘流程當中，讓專科院校能夠通過新媒體進行招聘，可以通過網絡招聘信息，讓更多合適的人才看到院校的招聘工作，并利用新媒體對應聘者進行篩選和審核，讓更多優秀的人才躋身教育行業中，便于建設更為優秀的師資隊伍；最后，通過系統對報表中所要求的格式與內容等儲存，智能化報表統計，將數據的上報與統計工作進一步簡化，大大提高專科院校人力資源部門對外服務的效率與質量，系統還要實時按照管理工作的變動性需求，在系統內獨立設置特殊的字段或需求的表格，讓信息儲存的愿望得以實現，并且不受到其他信息之間的干擾，不會自動與系統內的其他信息發生關聯，以便工作者能夠隨時查詢其此前所做的相關工作。

5結束語

逐步在專職院校中開發和利用人力資源信息化管理系統，是學校開展管理工作的必然之勢。把先進的信息技術和人力資源管理相融合，不僅是一種管理技術的創新，還是一種管理模式的革新，更是專職院校穩步發展的需求。專科院校人力資源管理系統信息化建設的推廣和實行，并不是一蹴而就的事情，需要得到專職院校全體教職工的重視和配合，主動認識和接受這項新的系統工程，掌握運用其方法和技巧，總結和分享使用心得和經驗，主動發現和提出人力資源信息化系統存在的問題，共同探索推進和提高人力資源信息化系統使用率的有效措施，為專科院校全面實現信息化管理貢獻一份力量。

作者：陳佩馥 單位：遼寧稅務高等專科學校