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一、企業(yè)行政管理的地位

企業(yè)行政管理是企業(yè)管理與行政管理相結(jié)合而產(chǎn)生的一個概念。企業(yè)行政管理既非一般的政府行政管理,也非企業(yè)管理,其涵義是指:企業(yè)行政系統(tǒng)為了企業(yè)的生存與發(fā)展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對企業(yè)進(jìn)行職能性管理的總和。企業(yè)行政管理體系推動和保證著企業(yè)的生產(chǎn)、資金、經(jīng)營等業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。行政管理工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面,也不同于政府機關(guān)的行政管理,具有相當(dāng)?shù)奶厥庑浴Ｒ虼?在現(xiàn)代企業(yè)中,行政部門是企業(yè)重要的管理部門。做好行政管理工作是企業(yè)有效運轉(zhuǎn)的重要前提,也是經(jīng)營者提高企業(yè)管理水平的一個切入點。

(一)能夠使企業(yè)更好地適應(yīng)形勢發(fā)展的需要

改革開放以來,中國得到迅速發(fā)展,綜合國力和競爭實力大大加強。為促進(jìn)中國更快更好地發(fā)展,科學(xué)發(fā)展觀、建設(shè)創(chuàng)新型國家、構(gòu)建社會主義和諧社會、建設(shè)社會主義新農(nóng)村等重大戰(zhàn)略思想和戰(zhàn)略任務(wù)被提出,這不但是當(dāng)前形勢發(fā)展的需要,而且對于企業(yè)的發(fā)展同樣具有十分重要的指導(dǎo)作用。而企業(yè)要想更好地貫徹落實這些戰(zhàn)略思想和戰(zhàn)略任務(wù),并以此為指導(dǎo)來促進(jìn)企業(yè)取得更好的發(fā)展,就必須通過企業(yè)行政管理來實現(xiàn),也只有這樣,企業(yè)才能更好地適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。

(二)能夠增強企業(yè)的核心競爭力

除了經(jīng)濟實力以外,企業(yè)的核心競爭力在一定程度上體現(xiàn)為企業(yè)的科技競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。而在一定意義上來說,企業(yè)的科技競爭力體現(xiàn)為能否緊密結(jié)合時代要求進(jìn)行學(xué)習(xí)。企業(yè)行政管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著服務(wù)和保障的作用,企業(yè)在發(fā)展過程中可以通過企業(yè)行政管理,努力打造學(xué)習(xí)型企業(yè),強化企業(yè)成員的學(xué)習(xí),使企業(yè)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念、經(jīng)營理念和科學(xué)技術(shù),并且將其轉(zhuǎn)化到企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展中去。這樣,就能提高企業(yè)的科技競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力,增強企業(yè)的核心競爭力。

(三)能夠保證企業(yè)平穩(wěn)、有序地健康發(fā)展

在企業(yè)發(fā)展的過程之中,企業(yè)在發(fā)展中會碰到一些困難,企業(yè)的職工也會存在思想和實際上的一些問題,這些因素,都是不利于企業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展的因素。同時,企業(yè)也需要同一些政府管理部門打交道,以爭取項目和資金。而企業(yè)行政管理的任務(wù),就是要努力同政府部們打交道以為企業(yè)爭取良好的外部環(huán)境,并且通過各種途徑解決企業(yè)職工面臨的思想和實際困難以及企業(yè)的困境,為企業(yè)發(fā)展取得良好的內(nèi)部環(huán)境。這樣,就可以保證企業(yè)平穩(wěn)、有序地健康發(fā)展。

二、企業(yè)行政管理的職能和特點

現(xiàn)代企業(yè)必須具備四大功能:研發(fā)、市場、銷售,服務(wù)。企業(yè)要實現(xiàn)這四個功能必須具備幾個保障:人、財、物、信息。這些保障主要來自三個部門:人力資源部門、財務(wù)部門、行政部門,三個部門各有一套復(fù)雜的運行規(guī)律,但相對而言人力資源和財務(wù)還是屬于比較專一的部門,職責(zé)面較小,行政部門應(yīng)該是三者里最大最復(fù)雜的部門,其職能也是最多的。可以說,行政部門在行政管理體系擔(dān)負(fù)著企業(yè)的管理工作。對現(xiàn)代企業(yè)的行政管理體系而言,其本身就是一個具體而微的小企業(yè)。行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面的業(yè)務(wù)。概括起來說,行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。其中管理是主干,協(xié)調(diào)是核心,服務(wù)是根本。行政管理的實質(zhì)就是服務(wù)。

現(xiàn)代企業(yè)的行政管理有以下特點:一是企業(yè)的行政管理不是獨立自主的,它本身并不是企業(yè)的目的所在。二是現(xiàn)代企業(yè)行政管理比政府機關(guān)的行政管理更注重內(nèi)容和實質(zhì),往往根據(jù)公司實際需要,對行政管理的諸多制度、程序、環(huán)節(jié)、形式、圖表、文件等進(jìn)行剪裁和調(diào)整,使之變得精練、實用、簡潔、便利、省時、省錢。三是企業(yè)行政管理或多或少地與企業(yè)的經(jīng)濟效益相聯(lián)即更講究實效。

三、行政管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù),作為企業(yè)的“調(diào)研員”、上傳下達(dá)的“宣傳員”、幫助企業(yè)工作的“服務(wù)員”、提供資料情報的“信息員”。這就要求我們企業(yè)行政管理人員要從以下幾個方面要求自己:

(一)思想素質(zhì)

具有良好的個人品德,榮譽感和奉獻(xiàn)精神強,事業(yè)心強,有較高的自我成功期待,思辨能力強。企業(yè)行政管理工作大都是重復(fù)性、繁瑣性工作,只有具有良好的個人品德,較高的自我成功期待和奉獻(xiàn)精神,才能安心于本職工作,把每一細(xì)小的工作做好,才能提高整個企業(yè)行政管理的質(zhì)量和水平,從而提高整個企業(yè)的綜合水平和素質(zhì)。

(二)心理素質(zhì)

勇于創(chuàng)新,富有遠(yuǎn)見,意志堅定,靈活應(yīng)變,包容性強,成就欲強,鎮(zhèn)靜自若,條理性好,樂觀進(jìn)取。企業(yè)行政管理結(jié)構(gòu),可能因為企業(yè)狀況的變化,要相應(yīng)的改變行政管理人員的工作范圍,而且企業(yè)行政管理工作也常遇到一些突變的情況,所以,只有具有良好的應(yīng)變能力才能較好的控制企業(yè)的行政管理工作。再者行政管理工作都是日常性工作,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不可能每天都會安排布置需要從事的工作,這就要求行政管理人員要發(fā)揮各自的主動性,積極承擔(dān)相應(yīng)的工作任務(wù)。

(三)身體素質(zhì)

身體健康,精力充沛。行政管理人員要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)群眾,工作量有時會超負(fù)荷,這時就要求工作人員要有好的身體,具有充足的時間與精力服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)群眾。

(四)能力素質(zhì)

溝通協(xié)調(diào)能力強,善于識人用人,公關(guān)社交能力極強,富于創(chuàng)造性思考、策劃和研究能力,發(fā)現(xiàn)問題和處理危機的能力強,擅長授權(quán)和人際關(guān)系管理,具有一定的決策能力。企業(yè)行政管理作為綜合部門,是為企業(yè)全局工作服務(wù)的,要站在全局的角度去想大事,議大事,做到“五事務(wù)考慮”,大事主動考慮、要事提前考慮、急事全權(quán)考慮、全局的事統(tǒng)籌考慮、領(lǐng)導(dǎo)們想到的事盡量替他考慮。行政管理人員要善于和敢于實事求是地分析問題,做“實干家”。在企業(yè)中一些關(guān)系尚未理順的情況下,各部門之間在工作中難免會出現(xiàn)一些摩擦和互相扯皮的問題。這些矛盾如何協(xié)調(diào),關(guān)系怎樣理順,如果我們按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖,把這方面的工作做好了,就能減少各部門之間的摩擦和內(nèi)耗,疏通中便阻塞,有利于各項部署和決策的貫徹落實。這就要求行政管理人員,顧大局、識整體,實事求是,秉公辦事,積極主動地做好協(xié)調(diào)工作。

(五)知識素質(zhì)、專業(yè)要求

豐富的行政辦公管理及相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識。了解其他部門工作流程和業(yè)務(wù),掌握組織整體的情況和信息,具有戰(zhàn)略管理、人力資源管理、財務(wù)管理、生產(chǎn)管理等相關(guān)知識。作為企業(yè)的“調(diào)研員”、上傳下達(dá)的“宣傳員”、幫助企業(yè)工作的“服務(wù)員”、提供資料情報的“信息員”,這就要求行政管理人員要具有專業(yè)知識,并了解其他部門工作流程和業(yè)務(wù),掌握組織整體的情況和信息,具有戰(zhàn)略管理、人力資源管理、財務(wù)管理、生產(chǎn)管理等相關(guān)知識,在在全面、大量的情況基礎(chǔ)上,經(jīng)過去偽存真、去粗取精,由此及彼、由表及里的比較、分析、加工、綜合,找出帶有規(guī)律性、普遍性的問題。對各公司、各部門報來的情況,既不能簡單羅列,搞加減式的歸納,又不能脫離實際地任意撥高,設(shè)計“空中樓閣”。要通過行政管理這個“綜合加工廠”,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高層次、高質(zhì)量的“實用產(chǎn)品”,為各部門提供準(zhǔn)確及時的情報信息資料。總之,行政管理工作涉及面廣,綜合性強,行政管理人員要有較寬的知識面和較高的理論水平、政策水平、業(yè)務(wù)水平,必須把學(xué)習(xí)作為一項重要任務(wù),并緊密同工作結(jié)合起來,做到理論聯(lián)系實際,在實踐中增長才干。同時發(fā)揚務(wù)實求實,注重實效的作風(fēng)。