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文書檔案計算機管理利弊探討

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文書檔案計算機管理利弊探討

一、計算機管理在文書檔案管理中的優越性

1.1具有一定的便捷性。

以前的文書檔案管理都是工作人員運用手寫來完成,這樣就要求工作人員的字跡工整清晰,即費時費力又容易出現錯誤,不能保證檔案中資料的可靠性和準確性,這就大大增加了工作人員的壓力。在計算機信息技術高度發展的今天,文書檔案管理中使用了計算機,這樣在資料的存儲和手機,文件的他類整理都非常地便捷。當我們需要某些檔案資料時,不需要我們去翻厚厚的檔案袋,而是利在計算機相關內容中輸入關鍵詞就可以找到相關的內容。文書檔案管理中運用計算機,可以減少人員的工作量和避免錯誤的出現,對文件的編輯整理以及檔案分類都有了大大的提高,這是手工摘抄不能相比的,與此同時,計算機在文書檔案中的運用又提高了單位的科技含量,對單位的宣傳大有幫助。

1.2文書檔案中的相關內容都可以和其他人相互共享。

在以前企業以及單位中還運用人工操作的時候,好多資源都不能使其有效的得到共享,這樣就造成了資源的浪費和閑置,不僅造成了成本的浪費還給企業得到有效信息增加了一定的難度。在檔案管理中使用了計算機信息技術以后,文書檔案管理已經形成了一套完善有效的管理機制,在一些知名單位中已經有了專門的管理制度,這樣就可以有效地對資源進行管理和利用。隨著我國計算機信息技術的不斷進步和完善,文書檔案管理已經變得原來越簡單了,同時達到了各個科室和部門的資源共享,可以有效地對檔案信息的使用和查詢。

1.3文書檔案中運用計算機信息技術可以有效提高管理質量。

在文書檔案中運用計算機信息技術,可以使檔案管理人員不必去查找厚厚的檔案袋,使用計算機輸入關鍵詞就可以準確有效地查找到自己想要的檔案資料,提高了工作效率和質量,同時如果需要查閱資料,不必翻找原始紙質資料,可以在計算機上直接閱讀,這樣就避免人與檔案原件的直接接觸,對原件的保護起到了一定的作用。

二、計算機一體化文書檔案管理存在的問題

2.1保密性隱患是文書檔案計算機管理中的一大問題。

自從文書檔案管理中運用計算機信息技術以后,管理工作就發生了很多的變化,從而就使文書檔案的固定管理機制發生了實質性的變化,這樣就使文書檔案管理的保密性受到了很大的沖擊。企業單位的檔案資料就很容易修改,而且在出現改動和變化后不留下任何的痕跡。一些安全軟件就注意到了這一點,在很大程度上避免不相關的人員對文書檔案資料進行修改,但是這種檔案管理中出現的改動機率是比原始的手工檔案管理要多很多,這樣檔案的安全性就不能得到保障。

2.2網絡安全隱患也是計算機一體化文書檔案管理中的又一大問題。

隨著我國計算機網絡用戶的不斷增加,文書檔案管理中的計算機應用就出現了很多的安全隱患,我們普遍的認為,構成對文書檔案管理出現安全隱患的問題一般是計算機感染病毒、黑客對文書檔案資料的惡意修改和刪除等。

三、對計算機一體化文書檔案管理漏洞的一些應對方法

完善計算機信息一體化的管理制度和機制,通過掌握和了解電子文件的具體特點和特征,對各部分的環節進行有效的解析,從檔案資料的管理入手,確保文書檔案資料的可靠性和真實有效性。企業單位要注重計算機信息一體化文書檔案管理的網絡安全問題,在計算機內不設定有效的安全防火墻,增強文書檔案管理的安全性。企業單位要經常對相關的檔案管理人員進行有效科學的相關技能培訓,增強其綜合素質,通過改善管理機制。

四、結語

綜上所述,文書檔案管理中的計算機信息技術的應用還有很長路要走,要根據相關的情況作出有效的判斷,從全面出發確保計算機網絡安全,使得文書檔案管理的真實性和有效性得到保障,使計算機在文本檔案管理中得到很好的運用,提高工作效率。

作者:羅碧波 單位:陜西省科技資源統籌中心

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