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摘要：目前，各個高校的檔案信息化都有了一定程度的進展，但在實際操作中，也存在著很多的問題，譬如高校檔案信息化程度較低、檔案信息資源的開放性不足、檔案安全呈現新的特點、檔案管理隊伍專業化程度不高、基礎設施落后等問題，針對這些問題，筆者進行探析提出一些對策，如加強網絡安全管理，確保檔案安全、完善檔案信息化管理制度體系等，以期提高檔案信息化管理水平。

關鍵詞：大數據時代；檔案信息化；檔案管理；信息化；對策

大數據時代下，傳統的檔案利用已經不能滿足現實的需要，只有建設檔案信息化管理，才能將海量、多樣的檔案進行規范管理，提高檔案利用效果，充分發揮高校檔案為高校教學、科研、行政管理的服務作用。《高等學校檔案管理辦法》第二章第八條高校檔案機構的管理職責中明確規定高校檔案機構需要編制檢索工具、編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源，同時，組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作，可見，高校檔案信息化管理有著十分重要的意義。

一、檔案信息化管理在高校管理工作中的重要性

1.檔案信息化管理是實現智慧校園的重要渠道。智慧校園是指以物聯網為基礎的智慧化的校園工作、學習和生活一體化環境，建設智慧校園需要檔案信息化為支撐。《高等學校檔案管理辦法》中明確要求高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，在大數據時代背景下，檔案的種類日益繁雜，數量越來越多，電子檔案數量日益增長，就拿高校檔案中十分重要的學生檔案來說，如果不進行信息化管理，就難以實現智慧校園。2.提升檔案管理水平的需要。開展高校檔案信息化管理，有利于規范檔案的收集、整理、利用，方便檔案查詢，提高檔案利用效率，有利于提高檔案的管理水平。利用計算機輔助管理，使檔案由傳統紙質檔案管理向數字化管理邁進，是響應國家建設數字檔案館的重要舉措。拿學生檔案來說，傳統的紙質檔案管理，無法實現快速地查閱每個學生的具體信息，檔案管理水平較低，現在很多高校將學生檔案進行數字化掃描，學生只要輸入自己的姓名學號，就能查閱到個人在校的所有檔案信息，譬如新生入學登記表、畢業生登記表，極大地提高了檔案利用水平，提升了檔案管理水平。3.有利于拓展檔案服務領域。傳統的檔案管理只提供紙質檔案借閱服務，開展檔案信息化管理，可以提供多媒體、電子檔案等多種渠道的服務，拓寬檔案服務領域，各高校還可以根據各自的特色，開展特色檔案服務。就拿筆者所在的高校來說，在開展檔案信息化管理之前，利用起來十分繁瑣，近期買了成者檔案智能高拍儀，將裝訂成冊的以及頁面大的材料，譬如錄取新生名冊進行了電子掃描，并掛接在檔案系統里面。以前借閱錄取新生名冊只能拿著原件復印，長此以往，對檔案也是一種損害，現在可以直接找到電子檔案打印，服務水平更高。同樣的，以前很多部門裝訂成冊的申報材料、學校年檢材料，開展了檔案信息化管理后，都可以直接查閱電子檔、打印。以前學校的科研檔案，因為沒有進行信息化管理，利用率很低，現在我校也將科研檔案進行了數字化掃描并掛接在檔案系統中，以前不能提供利用的科研檔案，現在也可以直接利用，在學校專業評估、申報等工作中發揮了重要的作用。4.有利于增加信息的存儲量。《高等學校檔案管理辦法》第十五條規定高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，歸檔范圍包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類，在對傳統檔案進行信息化管理后，檔案信息除了傳統的紙質檔案，增加了很多可以輔助計算機管理的電子檔案，這無疑增加了檔案的信息存儲量，豐富了檔案的資源，提高了檔案的服務水平和管理水平。5.有利于檔案利用和保護紙質檔案。傳統的檔案利用是以紙質檔案利用為主，從檔案的建檔、存儲和使用的過程中，紙質檔案需要大量人力、物力和財力，檔案利用效率低，而且頻繁地復印、翻閱紙質檔案，不利于檔案的保護。檔案信息化后，目錄數據庫及全文數字化后，可以直接在檔案管理系統中調閱檔案進行打印，提高了檔案利用的效率，也有效的保護了紙質檔案。比如，我校每年學生因當兵、轉學等需要調閱錄取新生名冊的次數非常多，傳統的紙質檔案管理每次都要翻閱原件，然后復印原件，翻閱次數之多，給檔案原件帶來了很多傷害，上面的字跡越來越淡，如果不進行信息化管理，這些檔案信息可能會遺失或失真，在對錄取新生名冊電子化掃描后，筆者所在的檔案工作部門，還對其進行了圖像處理，讓其字跡更清晰，方便檔案的利用，同時極大地保護了紙質檔案。

二、高校檔案信息化管理的困境

1.高校檔案信息化程度較低。檔案信息化的核心是檔案信息資源建設，檔案信息資源建設主要包括目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫。目前絕大部分的高校只實現了目錄數據庫，因為檔案信息化建設是一個緩慢的過程，實現全文數字化的高校為數不多，而且實現全文數字化的高校也只針對部門檔案門類實現了全文數字化，如學生檔案、文書檔案等，基本建設類檔案、教學檔案等鮮有實現全文數字化的。2.檔案信息資源的開放性不足。檔案信息資源的開放性不足體現在兩個方面，一方面是指高校檔案開放的信息資源很少，只針對少數門類檔案信息開放，開放的檔案信息資源很少，很多的檔案信息資源仍然不對外開放，借閱需要繁瑣的審批手續。就我校而言，目前開放的只有文書檔案，文書檔案也沒有完全實現信息化管理，基本建設類檔案、教學檔案還沒有實現信息化管理，還有很多涉及到個人隱私以及檔案形成單位規定限制使用的保密檔案都是不對外開放的；另一方面是指各高校之間的檔案沒有實現資源共享，每個高校的檔案信息資源都是封閉的個體，沒有一個共享的平臺，很多學生在外地因工作需要調閱錄取新生名冊等檔案，還需要親自到學校來辦理借閱手續，無法在網上進行檔案借閱的申請和審批手續。3.檔案安全呈現新的特點。在信息化和電子環境下，檔案安全、保護工作面臨更嚴峻的形勢。電子環境下的檔案安全保護工作除了防止泄密外，還需要考慮載體安全、技術安全等多個因素，要防止數字信息的丟失、失真和不可用。4.檔案管理隊伍專業化程度不高。在檔案信息化管理中，不僅僅要求管理人員具備專業的檔案管理知識，同時要求熟悉計算機操作，具有良好的表達能力等。目前高校檔案管理隊伍很多都是非檔案學、計算機專業出身，專業化程度不高，很難適應檔案信息化管理的需求，而且檔案工作者，尤其是高校的兼職檔案員隊伍極不穩定，流動頻繁，而檔案信息化管理是以人才隊伍為依托，人是檔案信息化管理最關鍵的因素，目前高校檔案管理隊伍的素質亟待提高，才能滿足高校檔案信息化管理的需求。

三、高校檔案信息化管理實施的對策

1.加強網絡安全管理，確保檔案安全。把安全建設貫徹檔案信息化管理的始終。隨著檔案信息化建設的逐步推進，檔案的安全形勢更加嚴峻，因此要加強網絡安全管理，防止檔案的泄密、丟失及失真。安裝檔案系統的電腦最好不聯網，安裝檔案系統網絡版的，要定期進行檔案目錄數據庫及全文數字化的備份，以防檔案服務器的崩潰造成檔案信息的丟失。2.完善檔案信息化管理制度體系。人的因素是多變的，制度是不變的，完善的制度是保障檔案信息化管理的必要條件。每個高校應該根據各自的實際情況，根據國家檔案局及地方檔案法規的各項制度要求，制定切實可行的檔案信息化管理制度，如《檔案安全管理辦法》《檔案保密制度》等。3.統一檔案信息化管理應用標準。標準化是開展檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，直接關系到信息化建設的成敗和可持續發展，推薦使用統一的檔案標準規范是適應檔案信息多樣性需求，是開展海量檔案信息網絡化、資源共享的需要。國家先后出臺一系列制度規范檔案的信息化建設，如《電子文件歸檔與管理規范》《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》《數字檔案館建設指南》等等，對于檔案的信息化管理起到了十分重要的作用。4.加快檔案信息化管理軟件開發。檔案信息化管理需要依托一定的檔案信息化管理軟件，目前高校用的比較多的檔案信息化管理軟件是清華紫光檔案管理軟件、世紀科怡檔案管理軟件、寶葫蘆檔案管理軟件等等，我校檔案工作部門采用的是清華紫光檔案管理軟件網絡版，可以實現目錄錄入、檢索、電子檔掛接等功能，但是也存在一些改進的空間，譬如各部門的下載權限和閱覽權限不能分離等等，隨著檔案信息化進程的逐步推進，對檔案信息化管理軟件的要求會越來也高，而且每個高校的實際情況不一樣，如何開發出適合不同高校、不同特色的檔案信息化管理軟件仍然是一個需要解決的問題。5.加強信息化檔案管理人員隊伍建設。人是檔案信息化管理最關鍵的因素，目前高校檔案管理隊伍中很多人員都是非檔案專業出身，檔案意識不強，檔案專業化素質亟待提高，隨著檔案信息化的開展，還要求檔案工作人員要緊跟時代的步伐，掌握檔案信息化建設中需要的計算機知識，但目前檔案工作人員疲于檔案整理、錄入、借閱等基礎業務建設，也鮮有機會參加檔案信息化專業建設的培訓，因此，學校及檔案行政管理部門應增加檔案業務培訓的機會，同時，要加強檔案培訓，提高全校檔案工作人員的檔案意識。檔案信息化管理是適應大數據時代潮流的，檔案信息化的進程是緩慢的，檔案信息化管理的水平是需要不斷提高的，是需要人、財、物三方面保障的，國家、檔案行政管理部門和學校檔案工作者應不斷加強檔案宣傳，提高全員檔案意識，只有全民重視檔案，才能做好檔案信息化工作，才能真正實現檔案信息化管理。

參考文獻：

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[2]李嬌.淺談社交媒體對高校檔案信息化的影響[J].檔案時空,2018:44-45.

作者:段園園 單位:周口師范學院