項目群信息共享管理論文
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1.信息共享
從項目群管理概念的闡述中可以看出項目群管理不僅僅是是管理大型項目，其復雜性、不確定性以及目標的動態(tài)性和模糊性決定了項目群具有動態(tài)變化的特征，因此在項目群生命周期的不同階段很難預測工程內容和操作方式，信息共享模式的構建是開展靈活項目群管理方式的基礎，例如客戶和一級承包商之間項目群實施方案的調整，分包商和一級承包商之間項目群實施方案的調整，以及現(xiàn)場發(fā)生的各種變化的反饋。項目群實施過程中產(chǎn)生大量的信息流，研究發(fā)現(xiàn)因溝通不暢導致的問題占到總成本的10%～33%。信息共享的效率取決于信息是如何在組織間分布，也就是信息分布的規(guī)律。文章中的信息共享指的是跨企業(yè)邊界的信息共享行為，尤其是項目群中數(shù)據(jù)和信息，比如說成本、質量、圖紙、進度、工程量清單、材料采購、人力資本等。項目群生命周期的各個階段所需要的信息不同，每部分信息對每個階段有支持性作用，如果某一階段信息共享出現(xiàn)問題，將導致下一個階段信息停滯甚至流失。對于丟失的信息，項目經(jīng)理通常需要從前一階段重新獲取，這個過程所耗費的人力和物力極可能造成成本提高和效率低下。由于許多客戶在激烈的市場環(huán)境中無法擁有專業(yè)和全面的專業(yè)知識，他們在工程管理方面知識的匱乏將使得他們非常依賴外部知識，因此在項目群管理環(huán)境中，信息共享可以頻繁地發(fā)生于客戶和咨詢公司之間。客戶依賴咨詢公司的知識庫和專業(yè)人才。當工程現(xiàn)場問題需要得到及時解決時，客戶和咨詢公司之間有效的溝通能減少錯誤的產(chǎn)生和降低項目拖延的可能性，從而保證了項目實施的有效性和項目參與方之間的合作和團隊精神。而有效的合作也能提升合作關系和提高項目信息共享的效率，改進信息共享的質量，降低信息共享的成本，從而實現(xiàn)項目群最終目標。在研究網(wǎng)絡關系的競爭性時，提出網(wǎng)絡關系和信息共享的關系是企業(yè)間頻繁交易和獲取信息之間的權衡。一個高度密集的項目網(wǎng)絡能降低項目參與者對索賠和訴訟的依賴。例如，關于項目成功經(jīng)驗的分享能使得項目參與方更容易獲得評判對方的信息的能力，從而改善溝通效率。不僅如此，合作關系的持久性也會促進溝通的效率。那么信息共享是否能改善供應網(wǎng)絡的績效呢？認為這取決于企業(yè)是否充分了解信息共享的影響因素。影響信息共享績效水平的因素包括企業(yè)是否具有從其他企業(yè)獲得信息的強烈意愿和如何有效地利用已有的資源用于知識和信息分享的學習能力。
2.社會網(wǎng)絡分析法
(SNA)社會網(wǎng)絡問卷調查是搜集數(shù)據(jù)的研究方法。社會網(wǎng)絡分析法(SNA)興起于社會學和人類學，探尋節(jié)點（個人或組織）和節(jié)點之間的關系，逐漸發(fā)展成SNA能夠試圖理解在動態(tài)網(wǎng)絡發(fā)展中節(jié)點的靜態(tài)位置和動態(tài)變化。社會網(wǎng)絡分析法(SNA)強調社會行動者嵌入社會網(wǎng)絡中，其行動和結果必然受到社會網(wǎng)絡影響。SNA不僅能從數(shù)學統(tǒng)計的角度分析不同企業(yè)在信息網(wǎng)絡中的位置和變化，同時運用社會關系圖生動地展示他們之間的聯(lián)結。UCINET軟件及內含的圖形插件Netdraw能形象地用圖片的形式反映網(wǎng)絡中節(jié)點的關系。社會網(wǎng)絡理論從組織所擁有的外部聯(lián)系入手，比如提出經(jīng)濟行為嵌入在社會網(wǎng)絡，在組織層面上企業(yè)的績效必然受到社會關系網(wǎng)絡的影響。企業(yè)與其他企業(yè)的合作就形成了組織間關系網(wǎng)絡，可以包括戰(zhàn)略聯(lián)盟、正常的交易行為、合作研發(fā)等正式合約為基礎的關系，也可以是非正式的合約（如同一個地域的集群、同一行業(yè)的足球俱樂部）。社會網(wǎng)絡研究者將組織間合作關系或者組織間網(wǎng)絡看成協(xié)調自身經(jīng)濟活動的方式，與等級制度和市場機制不同的是，關系作為一種紐帶，能有效地促進溝通和協(xié)調工作中產(chǎn)生的沖突和矛盾。組織間合作所形成的關系建立在合作特征上，先前交易所帶來的社會網(wǎng)絡影響往往對下一次合作。這也可以理解信任是合作的基礎，在先前交易活動中產(chǎn)生的互動會增加合作雙方的信任感，從而取代詳細縝密的合約簽訂。Ahuja(2000)運用資源依賴理論和社會網(wǎng)絡理論闡述組織間合作關系，問題的關鍵不僅僅是為什么要合作，而是與誰合作。資源的互相依賴是組織間合作的動因，通過社會關系網(wǎng)絡企業(yè)會發(fā)現(xiàn)更多的機會和可靠的合作伙伴。由于組織間合作關系具有不確定性，企業(yè)了解和尋求合作伙伴往往基于不完全信息。社會網(wǎng)絡嵌入到組織間，引導著信息、知識和創(chuàng)新的傳遞，這些都會反過來影響合作伙伴關系的形成。SNA理論提供了將供應網(wǎng)絡比作社會網(wǎng)絡進行考察的理論依據(jù)。例如，SNA能夠運用社會關系圖展示客戶與一級承包商之間信息的獲取和傳輸，這為理解網(wǎng)絡中個體之間和組織之間溝通模式現(xiàn)狀和情境提供了幫助，也有利于進一步的觀察和研究。文章主要分析關系屬性，比如組織屬性、任職時間屬性、關系強度和網(wǎng)絡密度等以及組織在供應網(wǎng)絡中的中心度。常見網(wǎng)絡測度指標有規(guī)模(Size)、連接數(shù)(Connections)和密度(Density)。網(wǎng)絡的規(guī)模等于節(jié)點的數(shù)量。規(guī)模對關系結構是很重要的測度指標，因為行動者受到資源限制的局限性因此影響到創(chuàng)建和維持關系的能力。至于連接數(shù)，在社會關系圖中節(jié)點之間連接數(shù)越多，網(wǎng)絡密度越大。而一般來說圖中展示的連接數(shù)并不一定代表可能存在的總連接數(shù),因此可以對比存在的連接數(shù)和可能出現(xiàn)的總連接數(shù)。假設k為節(jié)點的數(shù)目，如果關系是有方向的，那么總連接數(shù)可以通過公式K*(k-1)來計算。網(wǎng)絡的密度反映了節(jié)點之間的某種關系的緊密程度，同時網(wǎng)絡密度影響行動者的溝通和協(xié)調能力。
二、基于SNA的項目群信息共享案例分析
通過中外文獻的搜索和整理，梳理項目群管理和信息共享的研究。客戶方為核心組織，圍繞著客戶方的咨詢公司、一級承包商組成了一個復雜的網(wǎng)絡，對網(wǎng)絡中信息的流動和共享進行探索。本研究將采用案例研究SNA來分析客戶、一級承包商與咨詢公司之間的信息共享網(wǎng)絡。每個項目群都有大型的承包商，一級承包商是在供應鏈條上最靠近客戶的組織，往往是由設計公司和工程建設公司組成。案例研究中采用半結構化采訪和社會網(wǎng)絡分析法問卷調查。采訪數(shù)據(jù)對于設計問卷和分析研究結果有著極大的作用。社會網(wǎng)絡分析法問卷所設計的問題基于采訪數(shù)據(jù)和項目群收尾階段項目關閉。
1.數(shù)據(jù)來源研究
數(shù)據(jù)來源于與一家英國大型公用公司（以下用UC表示）長達五年的合作項目。核心企UC作為全英最大的公用事業(yè)企業(yè)之一,屬于約克郡壟斷企業(yè),并在其地理范圍內有四個區(qū)域辦公室，每個辦公室都是包含多個組織的聯(lián)合運營團隊，簡稱為JDT(JointDeliveryTeam)，每個JDT在整個項目群里包括300～500個項目，每個項目金額范圍從5萬英鎊（約折合50萬人民幣）到130萬英鎊（約折合1300萬人民幣）不等，每個項目群周期預計投資都高達80萬英鎊（約折合800萬人民幣），項目之間種類、持續(xù)時間和技術類型相互獨立，但所有項目都通過項目群管理軟件與總部相連，以保證財務和實施標準均統(tǒng)一在項目群框架下。數(shù)據(jù)包括與客戶公司項目經(jīng)理的訪談和有效問卷。受訪者來自客戶方經(jīng)理代表、一級承包商合資公司中高層經(jīng)理以及咨詢公司項目經(jīng)理。在項目群收尾階，UC需花費高達八百萬到一千萬英鎊（折合8000萬到1000萬人民幣）。每個未能完結的項目群將延續(xù)到下一個項目群周期（每個周期為五年建設時間），即繼續(xù)消耗本周期的人力、設備和場所等資源，也就是繼續(xù)產(chǎn)生后續(xù)成本，滾雪球式累積成本會帶來更多的問題。因此，UC迫切地需要找到迅速關閉項目的辦法。于是客戶UC在面臨巨大的壓力和成本考慮下，將一級承包商所組成的設計公司B和工程建設公司C放到同一個辦公室，地理位置的創(chuàng)新有利于項目團隊信息分享，以便盡快關閉項目群收尾階段的項目。因此文章的目的是通過探索客戶方、一級承包商和咨詢公司組成的信息共享網(wǎng)絡，研究如何在網(wǎng)絡中分享信息、知識和創(chuàng)新觀點以加速完成項目群績效目標。
2.調查問卷的內容
采訪語言為英語，每個采訪持續(xù)時間40分鐘到1個小時不等。采訪過程中通過滾雪球的方式確定供應網(wǎng)絡范圍和問卷發(fā)放對象。采訪數(shù)據(jù)用內容分析的方法確定企業(yè)之間合作的主體，并提取設計社會網(wǎng)絡分析調查問卷的問題。考慮到問卷發(fā)放時間是為了幫助UC探索項目群關閉階段信息共享的實際狀況。調查問卷主要分為三個部分：第一部分首先簡要說明問卷的目的和保密說明，問卷填寫者接著提供個人在組織里任職的相關信息；第二部分用五個問題來獲得信息共享數(shù)據(jù)，其中問題1為“在項目群關閉的日常工作中，你和誰進行交流？”，問題2為“在項目群關閉的日常工作中，你向誰獲取信息？”；最后一部分將問卷填寫者的姓名列出，填寫者按照列舉的參與項目群的每個同事，按照自己的判斷就相關問題回答與這些人之間的溝通頻率，以確定信息流動的強弱，根據(jù)溝通頻繁程度對關系強度(TieStrength)進行賦值，每個問題對應0～3數(shù)值供選擇，0表示沒有信息溝通，問卷填寫者所提供的所在組織、任職崗位和任職時間將作為數(shù)據(jù)導入UCINET用來構建關系屬性矩陣，問卷以郵件的形式由各個組織的高層經(jīng)理進行層層發(fā)放，并由個體填好問卷再用電子郵件的形式發(fā)還給研究人員。一般來說社會網(wǎng)絡問卷調查的回收率需要高達85%以上，本研究中問卷回收率為93.6%，符合SNA問卷調查要求。
3.研究結果信息共享
網(wǎng)絡測度指標主要有網(wǎng)絡密度和網(wǎng)絡中心度。網(wǎng)絡密度是測試網(wǎng)絡中已存在的關系數(shù)和可能存在的總關系數(shù)之間的比值。一般來說節(jié)點之間的連線越多，網(wǎng)絡密度越大。網(wǎng)絡密度這個指標能夠反映網(wǎng)絡中節(jié)點之間關系的強度，也代表了溝通頻率和行動者溝通的意愿。網(wǎng)絡中心度顯示了網(wǎng)絡中個人或組織的位置，中心度主要包括三個參數(shù)：度數(shù)中心度、中間中心度和接近中心度。度數(shù)中心度是最直觀的描述節(jié)點數(shù)目和節(jié)點在網(wǎng)絡中的重要性的參數(shù)。如果一個行動者在網(wǎng)絡中與其他節(jié)點有很多的連接數(shù)，將會使得該行動者位于網(wǎng)絡中心位置。反之居于邊緣位置的行動者沒有很多的連接數(shù)。使用社會網(wǎng)絡分析法展現(xiàn)的網(wǎng)絡是由一系列的行動者(Actors)和他們之間的關系(Ties)構成。行動者可以是個人、團隊或者組織，本研究中行動者代表組織中的個體，關系可以是單向、雙向或者賦值。圖中共有26個行動者，每個行動者來自不同的組織（以不同的顏色和字母），盡管關系強度賦值為3，網(wǎng)絡密度(Density)仍然很大。屬性(Attribute)有組織屬性、任職時間屬性和職位屬性，屬性數(shù)據(jù)能有效地闡述項目參與各方行動者之間的溝通基礎。展示了網(wǎng)絡密度大的信息共享網(wǎng)絡，網(wǎng)絡密度高主要反映在關系總數(shù)多，反映了日常工作的溝通網(wǎng)絡和非正式溝通網(wǎng)絡產(chǎn)生了許多信息共享活動。加載了所在組織屬性，對不同字母所代表的組織進行了說明。客戶UC為A，兩個一級承包商分別以B和C表示，咨詢公司以D表示。總體來看，A的行動者主要分布在網(wǎng)絡的外圍，比如A6和A7游離于網(wǎng)絡之外；而B和C主要分布在網(wǎng)絡中心區(qū)域。僅僅加載了組織屬性，為了能更清楚地了解任職時間屬性和職位屬性對信息共享的影響對職位屬性（由形狀判斷）進行了說明，圓圈形狀代表基層員工，正方形形狀代表中層員工，三角形形狀代表高層經(jīng)理；任職時間屬性由節(jié)點大小判斷，節(jié)點越小，代表在所在機構任職時間越短；反之越大代表任職時間越長。任職時間指的是參與UC項目群時間，而并不是任職所在機構的時間。由于咨詢公司D成員節(jié)點較小，例如D4和D2；而一級承包商B和C及客戶A節(jié)點較大。咨詢公司行動者任職時間短而承包商則普遍較長的結論，可以推斷項目群全生命周期的每個階段，從籌備、啟動到收尾階段，一級承包商都全程參與，因此在項目群任職時間長節(jié)點大；而對于咨詢公司D來說，員工的流動性較大，許多員工是由于具備關閉項目的特長而剛調入團隊，因此任職時間短節(jié)點較小。對于職位屬性來說，基層員工、中層經(jīng)理和高層經(jīng)理分別分布在邊緣和中央位置，說明不同職位對信息共享活動并沒有太大影響。
三、結論
文章的目的是通過探索客戶方、一級承包商和咨詢公司組成的信息共享網(wǎng)絡，研究如何在網(wǎng)絡中分享信息、知識和創(chuàng)新觀點以加速完成項目群績效目標。研究結果表明信息共享網(wǎng)絡網(wǎng)絡密度大，組織屬性和任職時間屬性有利于理解組織間信息共享；一級承包商和咨詢公司員工在項目群收尾階段位于網(wǎng)絡中心位置，反映了他們協(xié)助客戶加速關閉項目的行為。基于關系圖的分析，盡管客戶UC的行動者在機構任職時間長且參與項目群生命周期的不同階段的實施，卻仍然處于網(wǎng)絡的邊緣位置；而咨詢公司D和一級承包商B和C的行動者卻大多處于網(wǎng)絡中心位置。結合采訪內容和后期討論，解釋有二：其一，UC主觀意愿全權將項目關閉職責下放給咨詢公司和承包商，從UC將咨詢公司專員調入團隊就可見其決心，咨詢公司后期的大量資源投入及專業(yè)知識使得他們雖然任職時間短但處于位于網(wǎng)絡中心位置；其二，咨詢公司員工不僅需要負責日常溝通，并且需要協(xié)助一級承包商和客戶在短時間內完成項目關閉的目標；咨詢公司員工處于信息共享網(wǎng)絡中心位置已經(jīng)說明他們正積極地完成自己的工作。這兩種解釋都能較好地闡述信息共享網(wǎng)絡中組織屬性和任職時間屬性對項目關閉的影響。在社會網(wǎng)絡分析法的研究中，很多學者都關注行動者的中心度(Centrality)和在組織中的影響力的問題。一般來說，處于網(wǎng)絡中心位置的行動者比處于邊緣位置的行動者更具有影響力或者有變得很有影響力的潛力，他們的優(yōu)勢在于能夠更加頻繁地接收和傳遞信息。如果行動者位于中心區(qū)域，那么具備獲取信息能力，使得他們具備獨立性，不再需要依賴其他行動者獲得信息，那么網(wǎng)絡中心度越高，結構自主權越高。社會網(wǎng)絡分析法的實證研究較少見于管理學學科和項目群管理中，可見的實證研究較多見于情報學和信息分析方面。文章增添了這種方法在管理工程方面的應用。采用社會網(wǎng)絡分析法來探索項目群管理中三個不同組織的信息共享程度，社會網(wǎng)絡分析法善于識別網(wǎng)絡中行動者的聯(lián)結，信息共享的聯(lián)結反映了組織合作水平的不同。因此，應用這種方法可以理解信息如何在客戶供應網(wǎng)絡中被分享（或者不被分享）的情況，對于如何改善項目群管理環(huán)境中信息共享水平具有重要意義。信息共享網(wǎng)絡和組織間關系在項目群情境下的研究有利于探索如何加快信息的流通速度和提高信息共享的質量，從廣義層面上說，對于客戶、承包商和咨詢公司所形成的網(wǎng)絡，多層次的信息共享不僅能增加未來合作的可能性，也使得來自不同組織的網(wǎng)絡成員在意識到合作的好處后會趨向于建立和發(fā)展網(wǎng)絡聯(lián)結以確保項目運行的合理化實施。網(wǎng)絡成員通過維持良好的合作關系使得信息共享變得更加便捷，從而共享知識和創(chuàng)新。因此凸現(xiàn)了項目群環(huán)境下多方合作信息共享的意義，從而最終提高項目群信息共享績效水平，為高層管理人員提供決策依據(jù)。本研究中英國水行業(yè)的項目群的研究對國內項目群公用事業(yè)行業(yè)項目群管理的研究有映射作用，同時也反映了項目群具有生命周期長、投資金額巨大、系統(tǒng)較為復雜以及參與的機構多等特點，具有一定的理論和實踐意義。文章未來研究方向可以在項目群管理的復雜情境條件下，通過供應網(wǎng)絡將組織間關系淋漓盡致的演繹出來。
作者：李清單位：上海商學院管理學院
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