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根據我多年從事辦公室工作的實踐和體會，談談怎樣做好辦公室工作。

一、辦公室工作的概念

（一）辦公室工作的職能：辦公室工作包括辦事、辦文兩個大的方面。辦事包括協調工作、會務工作、催辦查辦工作、來賓來訪接待工作、行政事務工作、領導的內勤和外出服務工作、安全保衛工作和值班工作等。辦文包括制發文件、收發文件、轉遞文件、采集和提供信息、印信管理工作、檔案工作和保密工作等。

（二）辦公室工作的作用：承上啟下、協調左右、聯系內外的樞紐作用；辦事、辦文的助手作用；草擬文件、采集信息、調查研究、提建議、提預案的參謀作用；經領導授權幫助解決問題的協調作用；通過外來人員辦事，從辦事效率、服務態度、工作質量諸方面直接反映單位風貌的窗口作用；辦公室人員經常將聽到看到的情況反映給領導的耳目作用。

（三）辦公室工作的特點：政治性，包括政策性和保密性；從屬性，從屬于同級領導，完全是圍繞著領導的意圖和安排進行工作的；全面性，上管方針政策，下管蒼蠅蚊子，粗如牛腰，細如牛毛，沒有明確其他科室分管的工作也要管起來。

（四）辦公室工作的指導原則：一是工作要講效率，各項工作都要準確、迅速。二是要保密。辦公室人員知道領導機關和領導者的機密很多，必須注意保密，守口如瓶。三是實事求是。工作要扎扎實實，講話要實實在在。特別是向領導反映情況，要一是一，二是二，不擴大，不縮小，不夾個人恩怨，不講“大概”、“可能”、“差不多”等含糊不清、模棱兩可的情況。

二、辦公室的幾項主要工作

（一）領導人的秘書工作。主要職責是：起草領導的講話稿和有關發文稿；跟隨領導調查研究，做好調查記錄，撰寫調查報告；記錄領導人的講話；收存、登記給領導發送的文件；領導人批示事項的轉呈、催辦、查辦；根據領導意見，安排領導活動，并做好活動日志；為領導提供信息；做好領導的內勤和外出的服務工作；做好領導交辦的其他工作。

（二）協調工作。辦公室是一個單位的綜合部門，經常按領導授權去協調解決各種問題。因此，協調工作是辦公室的重要任務之一。

協調工作的類型，有上下關系協調，左右關系協調，公務關系協調，領導之間關系的協調，內部關系的協調，局部與整體關系的協調等。

協調工作的原則：從實際出發，實事求是；從全局出發，按政策辦事；按有關部門的職能辦事；堅持協商，達到統一，不能以權壓人，不能強加于人。

(三)會務工作。會議的種類很多，有代表會（如黨代會、人代會等）、常委會、全委會、辦公會、工作會、電話會、匯報會、現場會、座談會、研討會等。下面著重談談工作會議的服務工作。

工作會議，顧名思義是部署或研究工作的會議。要服務好這種會議，需做好以下幾點：（1）下發會議通知。通知的內容，包括會議名稱、開會時間、開會地點、參加人員、需攜帶的材料等。（2）撰寫、印制文件。一般應有領導講話材料、經驗介紹材料、文件討論稿、參閱材料等。（3）安排會議日程和議程。（4）需要討論的，還要編好討論組，并明確召集人和討論地點。（5）做好開會時間的服務工作。開會前，要提前打掃衛生，擺放桌凳，安排好主席臺上的領導席位，準備好茶水。開會中間，要做好會議記錄。有些重要會議，還要錄音錄像。會議結束后，要收集錄音錄像資料，整理會議記錄，經有關領導審查后存入檔案，備用。有的會議，還要把會議情況編寫、印發簡報。

（四）催辦查辦工作。就其實質說，它是實施決策、辦理事務、落實批示的一項后續保證手段。

催查工作的范圍，包括上級領導和本級領導批示的事項；上級機關交辦的事項；新聞單位要求核查的事項；本單位領導安排的工作需要催查的事項。

催查的程序：擬辦；立案；辦理；催辦；結案；歸檔。

（五）接待工作。辦公室需要接待的人員，大體分為內賓、外賓和來訪三種情況。接待者必須有良好的精神狀態，待人要熱情，要有禮貌，并且要有一定的接待程序，做倒忙而不亂。

來訪者經常有四種情況：一是下屬單位人員上訪，二是上級單位人員視訪，三是兄弟單位的人員走訪，四是外地的同志來訪。無論哪種人員，都要主動、熱情、禮貌、周到。還要講究接待規格。接待規格過高，影響領導的正常工作；過低，影響上下左右的關系。辦公室負責接待的同志，要為領導當好參謀。

涉外接待，必須按照國家統一的方針、政策和統一的對外表態，在地方外事部門統一管理下進行，把握不準的事情，要及時請示，不能自行其是。

（六）來信來訪工作

應堅持的原則：（1）對正確的意見和合理要求，要虛心采納；（2）政策、條件都允許的，應盡量解決。有些問題雖然合理，但條件不成熟，一時不能解決的，要做好思想工作。（3）對政策不允許的，既要同情、體諒他們的困難，又要坦誠地向他們解釋清楚，讓他們諒解。（4）對群眾申訴、控告和檢舉的問題，按領導的批示直辦或轉辦。（5）對無理取鬧的，應對其進行適當的批評，并通過講道理的方法對他們說服教育。

應采用的方法：接待上訪者要嚴肅認真，熱情耐心，決不能敷衍塞責，漠然處之。可根據不同的類型，采取不同的方法：對文明平靜型上訪者，要注意禮貌，并對其提出的問題認真對待，盡可能達到他們的滿意；對感情沖動型上訪者，要先采取有效措施讓其平靜下來，而后問明情況，給予耐心細致的答復，盡量避免沖突；對糾纏型上訪者，政策、條件都允許的，要盡快解決，政策、條件不允許的，態度要明朗、堅決，避免無謂地周旋。

（七）行政事務工作。包括財務管理、資產管理、車輛管理、環衛管理和安全管理等，是一項涉及面廣、難度較大、服務性很強的工作。把這項工作做好了，可以保證單位各項工作高效地運行。要做好這項工作，一是統一領導，統籌兼顧，按原則辦事，堅持從實際出發、實事求是的原則，為機關工作和生活服務的原則，勤儉節約的原則，分工協作的原則。二是要建立一套切實可行的規章制度，使各項工作有章可循。三是對人員定崗定責，建立崗位責任制。四是做好思想政治工作。教育從事這項工作的人員樹立吃苦耐勞、扎實工作、一絲不茍的精神。要公道正派，不謀私利，寬宏大量，任勞任怨。

（八）印信管理工作。印章是憑信，是一個單位對外行使權力的標志。因此，對印章的使用，必須有嚴格的制度，必須經領導批準。蓋印前，要對蓋印材料進行審查；蓋印后，要對用印單位、時間、內容、份數、批準用印人姓名、經辦人姓名進行登記。印章的交接，要有交接手續和見證人。開具介紹信，要履行審批手續。嚴禁開具空白介紹信。介紹信存根要歸檔。

（九）保密工作。是關系黨和國家安全的大事。辦公室人員經常在領導身邊為領導工作服務，頻繁接觸黨和國家的秘密。這種特殊的工作條件，決定著辦公室保密工作的重要性。涉及辦公室保密的工作主要有：應保密的文件、會議內容、科學技術、經濟情況等。為保守秘密，每個黨和國家工作人員必須做到：不該知道的秘密不問，不該說的秘密不說，不該看的秘密不看，不在私人通信中涉及秘密，不用非保密本記錄秘密，不在非保密場所談論秘密，不私自錄制、復印、拍攝、摘抄、收藏秘密，不向無關人員泄露秘密，不用公用電話、明碼電報、在普通郵局辦理秘密事項，不帶秘密載體游覽公共場所或探親訪友。

（十）值班工作。值班人員的職責是：承接上下左右，并將情況及時向領導匯報；對值班時發生的各種情況做好記錄，并及時向領導匯報，按領導的意見妥善處理；做好來訪接待工作，并妥善處理；做好領導交辦的其他工作。