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教學檔案管理是高校各種評估中的重點。然而，本科院校的教學檔案管理工作目前普通存在著檔案收集不完整、不系統、檔案管理不規范、檔案隊伍建設缺乏科學性和穩定性、人員整體素質低等問題。因此，加強檔案人員的業務培訓、強化服務意識、加快教學檔案信息網絡建設、實現檔案信息的網絡化意義重大。

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教育教學工作是學校的中心工作之一。在教育教學工作中形成的各種檔案材料記錄了教育教學工作的全過程，體現了學校對教育教學的思想和方法，是衡量教育教學工作水平和質量的重要標志，是教學檢查和教學評估的重要依據，是學校檔案的重要組成部分。特別是在本科院校的各種評估中，教學評估的重點內容包括教學檔案管理，專業評估則需要教學檔案給予直接的支撐。為了加強教學檔案工作，充分發揮其在學校教育管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用，提高教學檔案的質量和科學管理水平，逐步實現教學檔案工作的標準化、規范化和現代化，更好地為學校的發展服務。

一、本科院校檔案管理存在的問題

教學檔案是衡量學校教學管理水平和教育質量的重要標志之一，是反映高校教育發展與教育改革的重要依據之一，是高校檔案的重要組成部分。本人在多年的教學檔案管理中發現，本科院校的檔案管理存在以下三個突出的問題。

(1)檔案收集不完整、不系統。高校教學管理的每一項活動和事件都有開始、運作、結束等一系列過程，反映在文件材料上必然有策劃、計劃、安排、執行過程的來往文件、會議記錄、總結表彰、處分、照片等。根據這些材料就有可能再現整個事件或活動的全過程。但是，一些本科院校檔案收集達不到完整和系統的要求，常常是有計劃、無總結，有上學期的某一材料，無下學期的對應資料，有決議、無會議記錄等；有的本科院校只有材料殘缺不全的教學檔案和學生管理檔案，而沒有科研檔案等。究其原因是本科院校教學、科研與管理人員的檔案意識不強，對檔案管理知識和法規知曉不多，對教學、科研與管理工作檔案必須實行集中統一管理的重要性認識不足。所以，他們在教學、科研任務完成后不按檔案部門要求主動歸檔，有的根本不歸檔，常常被當作廢紙處理掉，使教學、科研、管理活動中產生的一些寶貴材料流失，造成了院系檔案材料殘缺不全。

(2)檔案管理不規范。許多高校中層領導對檔案工作的重要性認識不到位，在重視教學工作和其他管理工作的同時，忽視了檔案工作的存在。其主要表現是：不能按照教學、科研、實驗室管理活動的各個階段來積累材料，收集的材料雜亂無章。有的檔案材料數據任意涂改，字跡不清，有的材料是復印件，沒有原始件。還有相當一部分教學檔案材料在個別領導或教師個人手中，導致教學檔案材料不齊全、不完整，很難建立起檔案庫。產生這一現象的原因是檔案管理制度不健全，又缺乏規章制度的制約。對于教學、科研、實驗室及相關管理工作檔案歸檔沒有明確的要求，檔案管理人員和教學、科研、行政管理工作人員的職責又不明確。哪些材料該歸檔，哪些不該歸檔，沒有明確規定，因此也難以形成完整、系統的教學、科研等院系檔案。由于院系檔案管理體制不完善，有時是名存實亡，沒能真正發揮其在教學管理中的重要作用。

(3)檔案隊伍建設缺乏科學性和穩定性，人員整體素質低。知識經濟時代對檔案工作者的素質提出了更高的要求，在一些本科院校檔案工作者中，還有相當一部分人達不到上述要求，他們中有的是在單位競聘上崗過程中的解聘人員被安置到檔案部門，有的是由于別的原因工作調動而被分配到檔案部門，有的是其他工作人員兼職做檔案工作，還有的是剛從大中專學校分配來的學生。在知識結構方面，具備檔案專業知識的人員數量較少，且專職檔案工作者中也大都存在知識老化的現象，其理論水平、業務水平亦尚需提高，而適應當今知識經濟時代要求的復合型人才更是嚴重缺乏。要管理好這批兼職檔案人員，必須對他們進行專業培訓，提高教學檔案管理水平，增強檔案人員為教學服務的意識，更新觀念，變被動為主動，加強教學檔案的編研工作。

二、加強本科院校教學檔案管理的對策

針對上述問題，本人以為高校檔案工作要順應時代的發展變化，抓住知識經濟給檔案工作帶來的契機，迎接知識經濟的挑戰，并將挑戰化作動力，適時進行變革，制訂自己在知識經濟中的戰略對策，為教學管理工作發揮應有的作用。

(1)加強檔案人員的業務培訓。由于檔案管理工作專業性較強，教學管理信息又復雜多樣，檔案人員需要具有較強的業務能力和管理技術。因而高校應加強對檔案人員尤其是各部門兼職檔案人員的業務培訓，努力提高他們的業務素質。培訓的形式多種多樣，如定期組織經驗交流會、業余講座、培訓班等，同行之間互相學習借鑒，激發檔案管理人員的事業心和使命感。從事教學檔案管理的人員，應利用各種培訓教育機會，學習檔案專業知識和檔案法規標準，并圍繞教學改革和管理工作的任務要求，采取有效的措施，大力開發利用教學檔案信息資源，主動為廣大師生員工做好檔案信息服務，不斷提高自身工作水平和工作能力。

(2)強化服務意識。以往教學檔案管理工作的開展，都以整理、保管檔案實體為立足點，而忽略了保管檔案的真正目的是為教學管理提供所需信息的功能。應該充分注意到高校改革對檔案工作提出更新的要求，要千方百計提供服務，在服務中體現教學檔案的價值。同時還要大力宣傳教學檔案利用后所取得的社會和經濟效益，在此基礎上將典型事例集中起來，匯編成冊。這不但可以宣傳檔案工作，擴大影響，提高教學檔案的地位，而且還可以提高檔案工作人員的業務水平，為檔案利用工作的進一步開展提供依據。對于高等院校來說，上級管理部門需要對學校進行各項評估，如專業合格評估、實驗室評估、學位評估、高校辦學水平合格評估等專業性的教學管理評估，教學檔案在評估中具有十分重要的作用，還有學生工作管理評估、黨務工作評估也都需要從教學檔案提供相應的材料。因此，必須強化高校檔案工作者的服務意識，以卓有成效的服務獲得社會的信賴和支持。

(3)加快教學檔案信息網絡建設，實現檔案信息的網絡化。運用計算機技術進行檔案收集、整理、鑒定、保管和統計等日常管理工作，實行文檔一體化管理，建立檔案信息數據庫，是檔案管理現代化的基礎工作。實現檔案信息資源的數字化、網絡化進程，加快檔案信息加工處理的現代化步伐，以適應知識經濟的需要。將檔案信息公布于網上，利用“信息高速公路”進行傳遞，憑著檔案信息的原始性、真實性、權威性的特點，一定會吸引大量的讀者，這是檔案部門擴大影響，開發檔案信息資源的有效途徑，同時也是帶動檔案的收集、整理等工作的有效方法。為了更好地為用戶提供檔案信息的網上服務，我們應抓住機遇，有計劃、分步驟地步入高校校園網、國家教育科研網、國際互聯網等計算機網絡，接待網上的來訪者。這是實現檔案信息資源共享的有效途徑，也是滿足知識經濟對檔案信息需求的必然措施。因此盡早建立檔案網絡化系統已成為當務之急。