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摘要：本文借鑒參考了項(xiàng)目管理理論，尤其是新的基于項(xiàng)目的管理理論，根據(jù)學(xué)校的現(xiàn)狀，提出以基于項(xiàng)目管理的思路來(lái)統(tǒng)籌監(jiān)管學(xué)校的各類項(xiàng)目，從項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)開(kāi)始一直到項(xiàng)目的結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收為止，實(shí)行資金、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目績(jī)效的全程監(jiān)管和分析，借助信息化手段，做好學(xué)校的項(xiàng)目管理工作。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；項(xiàng)目資金；信息化

一、問(wèn)題的提出

項(xiàng)目管理(ProjectManagement,PM)是目前在社會(huì)上和企業(yè)界都引起人們廣泛關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題。所謂項(xiàng)目管理，是一種對(duì)資源進(jìn)行管理、分配和調(diào)度的過(guò)程，通過(guò)這一過(guò)程，可以高效地實(shí)現(xiàn)某個(gè)既定的目標(biāo)。而構(gòu)成這一既定目標(biāo)的要素可能包括時(shí)間、成本或技術(shù)成果。項(xiàng)目管理也可以定義為是一種為實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)而對(duì)技術(shù)、人力及財(cái)務(wù)資源所進(jìn)行的系統(tǒng)集成。一個(gè)項(xiàng)目可以非常簡(jiǎn)單，也可能非常復(fù)雜。

目前，項(xiàng)目管理正在逐漸成為各企業(yè)履行管理功能的有效手段，并且從單個(gè)項(xiàng)目的管理逐步上升為企業(yè)整體項(xiàng)目的管理，稱之為基于項(xiàng)目的管理(ManagementByProject,MBP)。所謂基于項(xiàng)目的管理，就是將項(xiàng)目管理的技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中，將企業(yè)的各項(xiàng)工作都視為面向項(xiàng)目的活動(dòng)，把企業(yè)的每一項(xiàng)工作任務(wù)都定義為一個(gè)項(xiàng)目，采取與傳統(tǒng)項(xiàng)目管理相同的方法來(lái)進(jìn)行管理。

本文借鑒了項(xiàng)目管理的方法，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際問(wèn)題，提出以基于項(xiàng)目管理的思路來(lái)統(tǒng)籌監(jiān)管學(xué)校的各類項(xiàng)目，從項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)開(kāi)始一直到項(xiàng)目的結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收為止，實(shí)行資金、項(xiàng)目進(jìn)度和項(xiàng)目績(jī)效的全程監(jiān)管和分析，借助信息化手段，做好學(xué)校的項(xiàng)目管理工作，為校領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解情況、進(jìn)行決策提供科學(xué)的依據(jù)。

二、學(xué)校項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀

目前，學(xué)校的項(xiàng)目管理因各種原因，存在不少問(wèn)題。突出的有以下幾點(diǎn)：

1.多頭管理，缺乏統(tǒng)一備案。因項(xiàng)目的來(lái)源不同，項(xiàng)目的管理機(jī)構(gòu)有多家，如科研項(xiàng)目的管理在科研處，211項(xiàng)目的管理在發(fā)展規(guī)劃處，基建項(xiàng)目的管理在后勤，但從整個(gè)學(xué)校實(shí)施項(xiàng)目管理的角度卻缺乏一個(gè)統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一備案登記的部門(mén)。

2.缺乏項(xiàng)目的統(tǒng)一編碼規(guī)范。學(xué)校目前的項(xiàng)目管理主要是通過(guò)項(xiàng)目名稱來(lái)進(jìn)行，一方面項(xiàng)目的名稱不夠規(guī)范，另一方面很容易發(fā)生名稱上的撞車。用名稱來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目的管理，無(wú)法體現(xiàn)項(xiàng)目的分類分級(jí)，因而很難從各個(gè)角度來(lái)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行歸類分析。

此外，有些報(bào)上級(jí)部門(mén)的項(xiàng)目往往是由多個(gè)校內(nèi)子項(xiàng)目構(gòu)成的，缺乏統(tǒng)一的項(xiàng)目編碼規(guī)范，僅靠項(xiàng)目名稱來(lái)管理，很難體現(xiàn)項(xiàng)目之間的映射關(guān)系，因而項(xiàng)目的匯總歸集以及項(xiàng)目資金的歸口統(tǒng)計(jì)都很難進(jìn)行。

3.項(xiàng)目資金的使用和管理存在問(wèn)題。在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是實(shí)施項(xiàng)目管理的核心，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不僅要負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的具體實(shí)施，更要關(guān)心項(xiàng)目資金的使用。而學(xué)校目前的現(xiàn)狀是，有些項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人并不清楚項(xiàng)目資金的來(lái)源和組成，因而在具體報(bào)銷時(shí)就會(huì)出現(xiàn)將專項(xiàng)支出記入日常開(kāi)支的現(xiàn)象。結(jié)果造成專項(xiàng)項(xiàng)目結(jié)束后，專項(xiàng)資金大量結(jié)余，而日常開(kāi)支卻大量超支。

有時(shí)，出于某些特殊原因，項(xiàng)目資金在下達(dá)后需要對(duì)項(xiàng)目做調(diào)整，但學(xué)校缺乏相應(yīng)的項(xiàng)目調(diào)整機(jī)制和程序。

從基于項(xiàng)目管理的角度來(lái)說(shuō)，分管財(cái)務(wù)的副校長(zhǎng)應(yīng)該是全校所有項(xiàng)目資金的總調(diào)度者，但由于目前學(xué)校多頭領(lǐng)導(dǎo)和分割管理的體制問(wèn)題，很難做到這一點(diǎn)。分割管理把原本可游刃有余的資金池變成了沒(méi)有關(guān)系的幾潭死水，資金的效益不能最大限度地發(fā)揮出來(lái)。

4.對(duì)項(xiàng)目缺乏分析。由于項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀，因而對(duì)項(xiàng)目缺乏分析。即使是一些簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)分析，恐怕做得也不夠。如：學(xué)校目前有多少國(guó)家級(jí)項(xiàng)目、市級(jí)項(xiàng)目、校級(jí)項(xiàng)目？其中長(zhǎng)期項(xiàng)目（假設(shè)3年以上）、中期項(xiàng)目（假設(shè)1-2年)、短期項(xiàng)目（假設(shè)1年以下）各有多少？這些項(xiàng)目的資金中有多少是上級(jí)撥款，多少是學(xué)校自籌資金？學(xué)校去年完成多少項(xiàng)目，今年新開(kāi)始多少項(xiàng)目，預(yù)計(jì)今年將完成多少項(xiàng)目？學(xué)校正在進(jìn)行的項(xiàng)目目前占用了多少資金，預(yù)計(jì)到年底還要投入多少資金？學(xué)校正在進(jìn)行的某些項(xiàng)目（如

EMBA)預(yù)計(jì)今年可以給學(xué)校帶來(lái)多少收益？學(xué)校已完成的項(xiàng)目中投入的成本或收益與預(yù)算相比，其差異是多少？如果學(xué)校最近要新上一個(gè)項(xiàng)目，財(cái)力是否能支持？……等等。至于針對(duì)項(xiàng)目的深層次分析就更是缺乏。

5.項(xiàng)目的管理機(jī)制不夠完善。目前，除科研項(xiàng)目的管理相對(duì)來(lái)說(shuō)比較規(guī)范外，其他項(xiàng)目在管理機(jī)制上都存在著一定的不足。如：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的監(jiān)督考核制度，項(xiàng)目的第三方監(jiān)管制度，項(xiàng)目文檔的規(guī)范制度，等等。

6.二級(jí)管理體制的推行對(duì)項(xiàng)目管理提出了新的要求。目前學(xué)校正在逐步推行二級(jí)管理體制，從基于項(xiàng)目管理這一思路來(lái)說(shuō)，對(duì)每一個(gè)實(shí)行二級(jí)管理的院系來(lái)說(shuō)，其實(shí)就是在開(kāi)始一個(gè)新的二級(jí)管理大項(xiàng)目。但相對(duì)而言，學(xué)校應(yīng)該如何對(duì)這樣一個(gè)二級(jí)管理體制的大項(xiàng)目進(jìn)行管理，還有很多問(wèn)題尚待研究。

三、建議

基于學(xué)校項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀，根據(jù)基于項(xiàng)目管理的思路，我們提出如下建議：

1.健全項(xiàng)目申報(bào)統(tǒng)一備案制度。建議學(xué)校設(shè)立類似于項(xiàng)目管理委員會(huì)或項(xiàng)目辦公室一類的機(jī)構(gòu)，今后無(wú)論是哪條線上的項(xiàng)目，無(wú)論是對(duì)外申報(bào)的項(xiàng)目還是校內(nèi)的項(xiàng)目，均應(yīng)在該機(jī)構(gòu)統(tǒng)一備案登記。

2.制訂項(xiàng)目統(tǒng)一編碼規(guī)范。要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一備案登記制度，項(xiàng)目的名稱首先必須規(guī)范，否則很容易發(fā)生名稱上的撞車。從今后科學(xué)管理的角度來(lái)說(shuō)，應(yīng)該實(shí)施項(xiàng)目的編碼管理，即為每一個(gè)項(xiàng)目分配唯一的項(xiàng)目編碼。制訂項(xiàng)目編碼，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目規(guī)范管理的前提，建議學(xué)校借管理信息化的東風(fēng)，制定項(xiàng)目統(tǒng)一編碼規(guī)范。

在具體的編碼方法上，建議針對(duì)不同的項(xiàng)目劃分不同的類別，如：基建類、學(xué)科建設(shè)類……，還可以針對(duì)不同的項(xiàng)目劃分不同的級(jí)別，如：國(guó)家級(jí)、市級(jí)、校級(jí)。這種項(xiàng)目編碼上的多維設(shè)置，便于學(xué)校將來(lái)從多角度對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行歸類和分析。

在具體的編碼分配上，建議任何項(xiàng)目必須首先是校級(jí)項(xiàng)目，且有一個(gè)唯一的項(xiàng)目代碼。即今后凡是獲得校級(jí)以上或校外的項(xiàng)目，如國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目，除了有基金會(huì)專門(mén)的項(xiàng)目代碼外，必須也有一個(gè)校內(nèi)的相應(yīng)項(xiàng)目代碼。同樣，對(duì)于有些正在申報(bào)部級(jí)或校外其他級(jí)別的項(xiàng)目，尚未獲得批準(zhǔn)，但由于種種原因?qū)W校必須開(kāi)工建設(shè)的，建議先分配校級(jí)項(xiàng)目編碼，經(jīng)登記備案后開(kāi)始進(jìn)行。日后一旦項(xiàng)目獲得了上級(jí)的批準(zhǔn)，只要再補(bǔ)上相應(yīng)的批準(zhǔn)代碼即可。

學(xué)校有些部級(jí)項(xiàng)目往往是由多個(gè)校內(nèi)的子項(xiàng)目來(lái)構(gòu)成的，采用規(guī)范的項(xiàng)目編碼方式，可以建立起項(xiàng)目之間的映射關(guān)系，有利于今后項(xiàng)目的匯總歸集，也有利于資金的歸口統(tǒng)計(jì)。

3.合理地用好項(xiàng)目資金。目前項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只負(fù)責(zé)項(xiàng)目進(jìn)度，不重視項(xiàng)目資金的使用管理是一個(gè)普遍現(xiàn)象。針對(duì)這一問(wèn)題，建議學(xué)校對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人加強(qiáng)有關(guān)項(xiàng)目管理理論方面的培訓(xùn)指導(dǎo)。同時(shí)，建議學(xué)校借管理信息化的東風(fēng)，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目管理方法的研究，借助先進(jìn)管理軟件的支撐，從項(xiàng)目會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)的角度來(lái)及時(shí)記錄和反映項(xiàng)目資金的組成和使用情況，通過(guò)信息的及時(shí)處理，為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也為校領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解項(xiàng)目資金使用情況提供幫助。

在項(xiàng)目資金的使用規(guī)則上，建議學(xué)校在上級(jí)文件的大框架下，根據(jù)學(xué)校這些年來(lái)在專項(xiàng)管理上的經(jīng)驗(yàn)，充分考慮我校今后幾年的發(fā)展需要，各部門(mén)集思廣益制訂出對(duì)我校項(xiàng)目資金使用具有實(shí)際指導(dǎo)意義的實(shí)施細(xì)則。

從表面來(lái)看，資金的?？顚Ｓ门c統(tǒng)籌使用似乎是一對(duì)不可調(diào)和的矛盾，其實(shí)?？顚Ｓ门c統(tǒng)籌使用是一對(duì)矛盾的統(tǒng)一體，如果協(xié)調(diào)得好，是可以很好地解決這一對(duì)矛盾的。建議學(xué)校樹(shù)立全校一盤(pán)棋的思想，合理地把專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的管理和常規(guī)經(jīng)費(fèi)的管理融為一體。以師資隊(duì)伍建設(shè)為例，在“211工程”、“行動(dòng)計(jì)劃”和日?；局С鲋芯羞@一內(nèi)容，學(xué)校原有的做法是三大塊的錢(qián)同時(shí)使用，甚至有時(shí)放著專項(xiàng)的錢(qián)舍不得用，而先用常規(guī)經(jīng)費(fèi)。結(jié)果是專項(xiàng)項(xiàng)目面臨結(jié)項(xiàng)檢查了，可專項(xiàng)撥款還有大量結(jié)余，而基本支出卻居高不下，而且專項(xiàng)撥款的結(jié)余又不能用在其他項(xiàng)目上。對(duì)此，建議學(xué)校改變思路，對(duì)于有多頭資金來(lái)源的項(xiàng)目，在項(xiàng)目資金使用時(shí)先消化專項(xiàng)資金，在專項(xiàng)撥款不足的情況下再用常規(guī)經(jīng)費(fèi)作補(bǔ)充。這樣，既可以按照撥款單位的要求用完這些錢(qián)，又可以用節(jié)省下來(lái)的常規(guī)資金去建設(shè)一些學(xué)校急需的卻沒(méi)有專項(xiàng)撥款的項(xiàng)目。這種合理的統(tǒng)籌并沒(méi)有違背中央?？顚Ｓ玫脑瓌t，而是一種合理的規(guī)避。

鑒于某些特殊原因，項(xiàng)目資金在下達(dá)后需要對(duì)項(xiàng)目做調(diào)整，但這種調(diào)整應(yīng)該是集體決策的結(jié)果，建議學(xué)校健全相應(yīng)的項(xiàng)目調(diào)整機(jī)制和程序。

多頭領(lǐng)導(dǎo)與分割管理是影響學(xué)校整體項(xiàng)目資金管理的一個(gè)大問(wèn)題，這是一個(gè)體制性的障礙。從基于項(xiàng)目管理的角度來(lái)說(shuō)，分管財(cái)務(wù)的副校長(zhǎng)應(yīng)該是全校所有項(xiàng)目資金的總調(diào)度者和統(tǒng)籌者，但由于目前學(xué)校多頭領(lǐng)導(dǎo)和分割管理的體制問(wèn)題，很難做到這一點(diǎn)。建議學(xué)校建立由財(cái)務(wù)副校長(zhǎng)負(fù)責(zé)的資金統(tǒng)籌委員會(huì)，把原本割裂開(kāi)來(lái)的資金匯入同一個(gè)資金池，通過(guò)全校的統(tǒng)籌，最大限度地發(fā)揮資金的效益。

4.按項(xiàng)目進(jìn)行成本分析。學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展與教育投入不足這一對(duì)矛盾是客觀存在的情況，需要學(xué)校通過(guò)對(duì)資源的合理配置，來(lái)使有限的資源發(fā)揮最大的效益。目前，隨著學(xué)校多渠道籌措教育經(jīng)費(fèi)方式的實(shí)現(xiàn)，學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)變得越來(lái)越復(fù)雜，所以對(duì)教育經(jīng)費(fèi)不僅要核算它的投入、支出，還要分析反映支出的性質(zhì)和結(jié)構(gòu)。只有這樣，才能把有限的資金使用得更加經(jīng)濟(jì)合理，才能為學(xué)校帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益。

鑒于此，從財(cái)務(wù)管理的角度來(lái)說(shuō)就要求加強(qiáng)成本管理的力度，進(jìn)行卓有成效的成本效益分析。如分析：某個(gè)專業(yè)學(xué)科點(diǎn)的成本效益；辦班創(chuàng)收的成本效益；引進(jìn)人才的成本效益，等等。

要想達(dá)到這些目的，光靠會(huì)計(jì)科目的核算是很難實(shí)現(xiàn)的，也必須引入項(xiàng)目管理的方法。即采用基于項(xiàng)目的管理，將學(xué)校的各項(xiàng)工作都視為面向項(xiàng)目的活動(dòng)，把學(xué)校的每一項(xiàng)工作任務(wù)都定義為一個(gè)項(xiàng)目。如，設(shè)立辦班創(chuàng)收這一特殊項(xiàng)目類，下設(shè)各院系的子項(xiàng)目，從項(xiàng)目的角度來(lái)進(jìn)行監(jiān)控，借助信息化手段，用項(xiàng)目管理的方法來(lái)進(jìn)行成本效益的分析。

5.制訂和完善項(xiàng)目管理機(jī)制。建議學(xué)校借制度建設(shè)的契機(jī)，逐步完善各類項(xiàng)目管理機(jī)制，具體如：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度；項(xiàng)目中期檢查制度；項(xiàng)目監(jiān)管制度；項(xiàng)目驗(yàn)收制度；項(xiàng)目文檔規(guī)范制度，等等。

6.用項(xiàng)目管理的方法來(lái)配合二級(jí)管理制度的推行。二級(jí)管理體制的推行會(huì)帶來(lái)很多新的管理問(wèn)題。從基于項(xiàng)目管理的思路來(lái)說(shuō)，每一個(gè)實(shí)行二級(jí)管理的院系其實(shí)就是在開(kāi)始一個(gè)新的二級(jí)管理大項(xiàng)目，院長(zhǎng)（系主任）就是這一大項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。目前學(xué)校在二級(jí)管理體制的推行中首先會(huì)把財(cái)權(quán)下放，有一大筆資金的下?lián)堋Ｈ绻堰@筆下?lián)艿馁Y金看作是投入在項(xiàng)目上的資金的話，那么投入多少項(xiàng)目資金相應(yīng)該產(chǎn)生多少項(xiàng)目效益，也就是目前大家一直在談的事權(quán)問(wèn)題似乎并不十分明朗，二級(jí)管理的目標(biāo)或者說(shuō)作為項(xiàng)目的考核和驗(yàn)收指標(biāo)似乎也不是特別明朗。此外，項(xiàng)目執(zhí)行的時(shí)間進(jìn)度，什么時(shí)候出什么結(jié)果，似乎也沒(méi)有提出什么特別的要求。而從項(xiàng)目管理的角度來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目的監(jiān)督和控制離不開(kāi)時(shí)間、成本和績(jī)效這三大指標(biāo)。建議學(xué)校從項(xiàng)目的時(shí)間、成本和績(jī)效這三大指標(biāo)入手，做好二級(jí)管理這一大項(xiàng)目的管理。

此外，推行二級(jí)管理后，院長(zhǎng)（系主任）作為一個(gè)大項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，其手中握有的資金和權(quán)力也相應(yīng)增大，如何避免各種尷尬局面的出現(xiàn)，避免項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的無(wú)意識(shí)出錯(cuò)，這就需要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的監(jiān)督審計(jì)。建議學(xué)校一方面要加強(qiáng)和完善項(xiàng)目監(jiān)督管理機(jī)制，制訂切實(shí)可行的項(xiàng)目績(jī)效考核指標(biāo)，另一方面可以借管理信息化的契機(jī)，用信息化的手段來(lái)加強(qiáng)及時(shí)監(jiān)控，防患于未然