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一、館藏研究生學位檔案管理的主要內容

研究生學位檔案主要是指高校或科研機構在培養研究生的過程中產生的有價值的材料和歷史記錄。它包含的內容很多，大致有：研究生學籍卡片（或叫作研究生學籍總表）、研究生科研計劃書、研究生中期進度及考核表、研究生課程學習記錄、研究生社會實踐和科研實踐書、研究生學位論文開題報告、發表高水平科研成果目錄、達到授予相應學位的外語水平等級證書、學位論文、學位申請書、答辯情況表、評閱意見表（含匿名評審意見）、答辯決議等。研究生學籍卡片記錄了研究生的個人綜合信息和學緣結構，是研究生整體信息的“晴雨表”。它記錄了在學習期間的各類必修課及選修課的成績和學分完成情況，是研究生學習過程的直觀反映。研究生科研計劃書是研究生攻讀碩士或博士學位的基本目標和研究方向，是學位論文的標桿和前奏，一般有導師和研究生的共同參與，是研究生在校期間學習和科研的重要指導思想。研究生中期進度及考核表是對研究生完成必修環節的客觀考核，包含對思想政治狀況和科研進度的綜合考察。研究生課程學習記錄是對研究生學習成績的記載。研究生社會實踐和科研實踐是對研究生實踐能力的考察。研究生論文開題報告、學位論文、評閱意見和答辯決議都是研究生學位水平的直接反映，也是研究生能否獲得相應學位的綜合反映。

從館藏研究生學位檔案的內容看，學位檔案內容存在“多樣性”和“學術性”的特點。所謂多樣性是指研究生學位檔案所包含的內容涉及教和學兩方面的記載，涉及研究生指導教師、研究生指導小組、匿名評審專家、校院兩級學位評定機構等，學位檔案的參考價值大，能夠客觀地反映出研究生綜合能力和學術水平。所謂學術性是指研究生學位檔案基本上都是圍繞研究生學術論文的學術價值而產生的，無論是開題報告還是中期篩選，都是對研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學位論文正是研究生對所研究課題的創新性思考和實踐，無論是基礎理論的推進還是現實命題的發掘，都是科研成果的重要資源，都是科學研究的重要積淀和學術積累，是推動科技創新的重要信息來源，具有重要的借鑒作用。

二、館藏研究生學位檔案管理中面臨的困境

1.周期性存儲的限制。館藏研究生學位檔案一般都是在研究生完成整個培養過程后才能逐漸形成，目前研究生培養年限最低需要兩年的時間，一般都需要三年甚至四年的時間，研究生學位檔案的形成是逐漸形成的，如學籍卡片是對研究生整個培養過程的記錄，只有在順利通過答辯后才能形成，而科研計劃書則往往在研究生培養之初就完成了，兩者相隔的時間很長。有的檔案材料是不斷完善并逐漸形成的結果，如學位論文的撰寫和定稿。而學位檔案材料之間是互相銜接的，缺少任何一個環節，都會對學位檔案的真實性產生不良的影響。一份完整的學位檔案材料需要完成研究生培養的整個過程才會形成，因此，研究生學位檔案形成的周期較長，很多原始的檔案材料很容易因保管不善出現丟失現象。在館藏研究生學位檔案的實踐中，經常會出現因為丟失而不斷補充材料的情況，造成數據的真實性缺失。

2.存儲方式單一。研究生學位檔案的存儲一般都是以紙質版的形式存儲，受存儲時間和空間的限制較大。現狀是：一方面隨著研究生教育規模的擴張，研究生人數不斷增多，由此造成了大量的學位檔案的產生。另一方面研究生學位檔案包含內容繁多、門類復雜、材料眾多，需要大量的人力物力長時間地分類整理才能存儲妥當，而手工管理的傳統方式也約束了學位檔案的有效利用，館藏方式單一給相關檔案管理部門造成很大的壓力，有很多高校和科研機構因為受到時間、空間的約束，放棄存放學位論文，只存放部分清單，缺失了學位檔案本身的嚴密性和真實性。

3.開發利用不足。長期以來，受到傳統觀念的影響，研究生學位檔案的管理存在重收集輕利用的現象。很多檔案管理部門對研究生學位檔案的管理存在誤區，認為是學術研究的重要內容，主觀地加入了保密的籌碼，只允許查看，不允許借用，甚至不允許復印和傳播。研究生學位檔案是對研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學位論文正是研究生對所研究課題的創新性思考和實踐，無論是基礎理論的推進還是現實命題的發掘，都是科研成果的重要資源，都是科學研究的重要積淀和學術積累，是推動科技創新的重要信息來源，具有重要的理論價值和實際借鑒作用。因此，對研究生學位檔案的有效利用非常重要，這項工作在高校完成研究生培養過程后幾乎無人問津，只是停留在對相關數據的簡單統計中，沒有通過內部的加工處理和信息化建設，造成了大量學位檔案的資源浪費。

三、館藏研究生學位檔案管理創新的建議

1.加強管理，提高檔案意識。對研究生學位檔案的重視必須從全方位多角度進行宣傳和教育入手，既要提高檔案管理人員的責任意識，更要面向研究生和指導教師進行檔案管理的專題教育，使他們將對檔案的認識和重視提高到科學研究的水平，重視研究生培養過程中檔案材料的積累和整理，保證研究生學位檔案材料的真實性和完整性。對專門從事學位檔案管理的人員定期進行培訓，實行“雙崗考核”和“持證上崗”，加強管理水平和有效利用先進手段進行檔案管理的能力，強化服務意識和責任意識，不斷提高檔案管理的科學化和規范化。加大監督檢查，成立院校兩級檔案管理督查小組，對檔案的管理工作進行有效監督，通過制定詳盡的考評機制，提高檔案管理的綜合水平。

2.創新管理，逐步實現數字化建設。隨著信息技術的不斷普及，計算機及網絡技術已經廣泛地運用于研究生培養的全過程，目前，全國各大高校的研究生培養部門都使用了研究生教育信息系統，這一教育信息平臺有效地促進了研究生培養過程的科學化和規范化水平。研究生教育信息系統包含了研究生培養過程中產生的所有信息，科學的整理和有效的儲存，可輕松地建立研究生學位檔案電子信息庫，研究生檔案管理部門可在此基礎上，設計更優化的流程，編制更有效的檔案管理軟件，設計有效利用檔案信息的程序，除一些必要的環節如論文結題、答辯決議要保留紙質原始檔案信息外，其他信息可逐漸做到數字化存儲，不斷推進并實現研究生學位檔案信息的數字化。

3.深化管理，不斷開發研究生學位檔案資源。研究生學位檔案內容豐富，具有很高的利用、開發和傳播價值。高校研究生學位檔案管理部門應充分利用這一資源，創新現有的管理體制，建立可供分享的資源平臺，實現學位檔案資源共享和有效利用。一方面，在圖書館或者閱覽室開辟研究生學位檔案專柜，對優秀研究生學位檔案進行宣傳報道，鼓勵研究生在有效利用學位檔案中提高學位論文的學術水平和科研實力。另一方面，要充分利用校園網、無線網絡等新媒體手段，在教師和研究生教學和科研過程中，提高閱覽、訪問和使用的效果。在學校主頁上開辟學位論文數據庫，實現學位論文電子存檔及開放查詢。另外，應該加強與兄弟院校學位檔案開發和利用的合作，在保證知識產權和開放共贏的基礎上，實現檔案網絡的共享和使用。還需要進一步加強研究生學位檔案信息的開發和傳播，通過評聘專業的技術人員和高級開發人員，對有效資源進行深入的加工和編研，將龐雜的研究生學位檔案信息系統化、有序化處理，提高產、學、研的效果，不斷促進科技和經濟的深度融合，提高科技生產力的轉化。

近年來，國家教育部投資建設了立足于高校學位論文共享的平臺———“CALIS”即“高校學位論文全文數據庫”，這是研究生學位檔案信息化的重要體現，有效地促進了不同地域和不同高校之間檔案信息傳播的效率和渠道，對高校或科研機構在新形勢下提高研究生學位檔案管理創新提供了有益的借鑒。作為國民教育的頂端，研究生教育是我國經濟發展和社會進步的智力支撐和有效保障，為保證研究生教育質量的不斷提高，我們必須加快研究生學位檔案工作的創新管理，為教育發展注入更強大的動力，使研究生學位檔案更好地服務社會。

作者：馬林剛單位：青島大學研究生院