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摘要：隨著《關于實施中國特色高水平高職學校和專業建設計劃的意見》正式啟動，在“雙高計劃”建設背景下，高職院校的學籍檔案管理也應和“雙高”建設同步發展，具有統一性。但就目前管理而言，依舊存在著不少問題。本篇文章主要是從學籍管理工作的現狀及存在問題，找出合理解決問題的措施，為“雙高”建設服務。

關鍵詞：“雙高”建設；學籍管理；解決措施

1“雙高”背景下學籍檔案管理的重要意義

隨著信息化技術和信息化觀念的普及，在互聯網、大數據、人工智能的大背景下，高職院校科技信息化水平也在不斷提高，高校學籍檔案管理工作也逐步走向信息化。要建設具有中國特色一流高職院校，必須抓住“雙高”建設機遇。進一步加強和完善信息化管理模式，提高檔案管理的水平，是教育教學管理的必經之路，穩定和高水平的學籍檔案管理模式，對整個學校檔案管理和利用也有著很大的推動作用。學籍檔案信息化建設，可使高職院校學籍檔案管理工作變得更為方便快捷，大大提高工作效率，達到事半功倍的效果。在“雙高”建設的背景下，我們更迫切需要提高學籍檔案的信息化管理。加大力度推動學籍檔案數字化建設，使學籍檔案更加智能化，功能得以最大限度地發揮、最高程度地實現其價值，使其更好地為個人、社會服務，更好的服務于“雙高”建設。

2高職院校學生學籍檔案的內容

學籍檔案是學生在校就讀所錄入的個人信息，包括姓名、家庭住址、身份證號等基本信息，以及學號，入學時間，學籍情況等學校相關信息，是一個人讀書生涯的完整記錄。高職院校學生學籍檔案的內容主要包括：第一，學籍基礎信息，包括學生花名冊，入學登記表等變動情況；第二，學生所修課程的考試成績，必修課和選修課的科目；第三，學籍異動信息，包括戶籍證明，休學、復學、退學、轉專業申請等信息；第四，綜合素質和社會實踐情況信息；第五，在校期間的獲獎信息；第六，享受資助信息；第七，其他信息和材料。其保存分為紙質和電子兩種形式，目前，還是以紙質保存為主。面對這種具體且復雜繁瑣的工作，充分利用信息技術辦公已成為大勢所趨。學籍檔案信息化管理可以有效增強管理效率，是建設“雙高”院校必然要求。

3目前學籍管理工作存在的問題

3．1招生人數增加，學籍管理工作難度增大

隨著高職院校百萬擴招，在校生人數與日俱增，這也大大增加了學生學籍檔案的數量，加之學籍異動的情況也越來越多，增加了學籍管理的難度，形成了學籍管理工作任務重，頭緒多，量大，繁瑣，成績錄入人員少，時間緊的局面。

3．2對檔案管理工作不重視，不能充分利用

首先，分院沒有獨立的檔案室，對檔案的人力、才力、物力配備不足，都是辦公室教學秘書兼職做檔案工作，幾千人的學籍檔案堆在庫房（辦公室柜子里）也不符合標準，長此以往，學籍檔案就會有遺失，想查閱資料時，無從查找。其次，對學籍檔案管理投入的資金較少，基本都是紙質存放，幾乎鮮有人查找，檔案無法妥善保存，很難再查閱。3．3缺乏對學籍管理人員素質和技能培訓目前，學籍管理人員不同于教師和實驗員，沒有相應的職稱體系，所以發展空間有限，因工作不夠被重視，待遇跟不上，沒有工作動力，十年如一日，缺乏努力向前的進取心。其次，大多數學籍管理人員是兼職管理老師擔任，缺乏計算機能力，沒有經過系統的檔案管理知識培訓，日常工作就已經占據了一整天時間，校內校外學習培訓的機會很少，沒有總結性要求，出現工作效率低下、學籍文件歸檔不規范、缺少創新意識等問題。三是學籍管理人員手頭雜事太多，對學生沒有耐心，每天幾乎都在做大量重復性的工作。以上這些因素也都給學籍管理帶來了很大的阻礙。

3．4學籍管理數字信息化落后，模式單一，信息共享困難

近年來，學生就業對于成績單的需求量不斷增大。目前我們使用的方正教務系統還無法完全實現對成績單的自助打印功能，學籍管理人員不僅需對此類學生成績進行大量打印蓋章，還需要對成績進行人工校對，導致學籍管理人員工作量大，周期長。現在的校內教務系統仍舊不能與招生就業處、財務處所要求的數據很好的兼容，使得學籍管理人員重復性工作，沒有很好的去利用已經形成的學籍檔案。成績單及大部分文件存檔還是延續過去使用紙質形式保存，辦公過程中無法快速、準確、高效的提取數據以致影響辦公效率。管理系統也無法與各部門對接，信息無法共享。另外，學籍管理模式上還是延續傳統模式，管理模式的落后，增加了學籍管理工作的難度。

4解決問題的對策

4．1深入了解學籍檔案管理工作，降低工作難度

首先，每年新生入校第一課，學校就應該組織新生和班主任、輔導員、以及教輔人員共同學習《高校學生手冊》《全日制普通高等學校學生學籍管理辦法》以及學校關于學籍管理的相關規章制度，使全校師生能夠全面了解學籍管理相關工作。其次，通過專題講座、主題班會、知識問答、問卷調查等活動來強化師生對學籍管理制度的認知，讓學生能深入了解學籍管理制度和自己的學業是緊密相關的，以此來提高自己的學習熱情和積極性。同時，學校也可以利用網絡、宣傳欄、廣播、學校網站等多種途徑使師生進一步了解學籍檔案管理的規章制度及政策法規。并及時通知網站管理員做好政策更新，信息公開等工作，確保師生能夠在第一時間掌握政策變化。通過這些方式，才能使每位師生都可以更好的學習到學籍檔案管理的相關知識，更好的配合檔案管理工作的實施。

4．2重視學籍檔案管理工作，完善學籍檔案管理體制

學生學籍檔案管理工作既細致具體又繁忙復雜，具有一定的特殊性，關系到一個學校教學管理水平的高低，因此，我們要重視學籍檔案管理工作，強化學籍檔案管理意識，規范學籍檔案管理體制。首先，領導要重視，領導重視是規范學籍檔案管理的關鍵，有了學校領導的重視，學籍管理人員才會重視這項工作，積極性才會提高，很多難事就變的簡單、規范。其次，要加大經費投入，在資金上給予支持，在管理手段上有所提升，優化學籍檔案管理的硬件設施條件，加強檔案管理的數字化、自動化。最后，給予學籍檔案管理相關的政策支持，對學籍管理人員給予一定的優待，提高管理人員的主動性、積極性。學校可以以教育部頒發的相關準則為基礎，結合本校及分院的實際情況，建立一些與學籍檔案管理相關的制度，例如：學生在校情況，結合學校的人才培養方案及相關特色專業、特色課程，制定一套適合本校學生的學籍檔案管理制度，只有建立了相應的制度，師生才能有效的重視到學籍檔案管理不是一件簡單的事，同樣也需要認真敬業的態度，才能使其更好地記錄學生在校期間的學籍信息。在日常工作中，要嚴格按照規章制度辦事，做到每一項決定都有據可依。例如：在處理學生留級，退學等學籍處理相關工作時，及時告知學生及家長，避免在工作中因為缺乏嚴謹性和學生產生糾紛。輔導員應做好學生的日常監管工作，督促學生隨時關注自己的學籍，提前預防留級退學。牢固樹立“立德樹人，以人為本”的服務意識，深入了解學生訴求，解決學生在學習生活中的實際問題，關心學生的成長與成才。

4．3加強對學籍管理人員的培養

首先是要培養學籍管理人員的基本素質和技能，培養學籍管理人員對工作內容的理解，并熟練進行相關手續的辦理，檔案的整理及歸檔。校方要定期提供相關的業務培訓，調動學籍管理人員的積極性。另外，要多組織一線學籍管理人員赴兄弟院校學習交流，學習先進的學籍管理方法，先進的管理經驗，取長補短，開闊思路，提高業務能力和管理水平。其次，建立行之有效的激勵與考核機制。通過頒發證書、發放獎金等一系列獎懲措施以獎勵出色完成工作的優秀學籍管理人員。定期進行考核，以學年為單位進行評比，使每個人都感受到競爭的壓力。學期末開展一些學籍管理工作經驗交流會，把大家在學籍管理工作中遇到的問題提出來，總結出一些解決問題的好辦法，好思路，都可以在會議上進行交流學習，使我們的學籍管理工作朝著更好的方向發展，更好的服務師生。

4．4升級教務管理系統，增強系統功能

近年來，隨著高校在校生規模不斷擴大，學籍管理工作難度加大并且任務加重，要提高工作效率必須使用一個靈活高效、多元化強大的學籍管理系統，這就需要學校在配備服務器，學籍系統開發中投入一定的經費支持。要保證教務系統的順暢運轉，就要對教務服務器系統進行改造升級。目前，教務系統有著排課、課表查詢、成績查詢、網上選課、成績錄入等一系列的應用，真正能用到的應用相對較少，面對復雜的實際工作，系統開發工程師應深入到管理一線與學籍管理工作人員加強溝通聯系，根據實際工作的需要，在現行的正方教務管理系統開發出我們所需要的子模塊，方便日常工作的使用。因此，開發出一套既方便老師又方便學生的學籍管理系統，使管理系統能與各個部門信息交換和共享，方便日常教學管理。

5結語

綜上所述，在國家“雙一流”建設大背景下，探索職業院校高質量發展的路徑，是“雙高”建設的深刻內涵。在智慧校園背景下，作為學籍管理工作者，必須具有一定的信息操作水平，數據處理能力，在實踐中改進方法，不斷總結，才能提高管理水平，使學籍檔案在“雙高”建設中發揮更大的作用。

參考文獻：

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作者:張妙君 單位:楊凌職業技術學院