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摘要:學生檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分。高校學生檔案管理存在檔案涉及部門多、收集工作錯綜復雜、整理歸檔不規范、缺乏完善統一的信息化管理規章制度和學生檔案意識薄弱等問題。高校應采取建設學生檔案信息平臺、改革學生檔案信息化管理制度、增強學生檔案保管意識等對策，有效提高學生檔案管理的水平和質量。

關鍵詞:學生檔案;信息平臺;問題;策略

一、改進學生檔案管理的背景和需求

(一)背景

學生檔案是學校在培養學生的教育教學與管理活動中形成的，記錄和反映學生在校學習表現、個人經歷、獎懲等情況的歷史記錄。有效的學生檔案管理對于任何一所高校都是至關重要的?！陡叩葘W校檔案管理辦法》規定:高校檔案館是學生檔案的主要管理部門，有責任改進學生檔案管理方式，推進學生檔案的信息化和數字化。當前，各高校已充分認識檔案信息化建設的重要性，并付諸行動，加速推進檔案數字化系統建設，取得了有目共睹的成效。但是，高校檔案基本上是按照黨群、行政、出版、財會等十個一級目錄分類的，很少細分到學生檔案這一類型。然而，隨著學生人數的不斷增加和檔案內容的日益豐富，傳統的學生檔案管理理念已難以滿足高校學生管理的需求，學生檔案的利用價值得不到有效挖掘。高校學生檔案涉及多個部門，從學工處、教務處、招生就業處到各二級院系，導致學生檔案內容覆蓋面廣、收集難度大。另外，學生是學生檔案的利用者，這決定了學生檔案有利用率高的特性。

(二)基本需求

隨著高校的不斷擴招，我國高等教育毛入學率已達48.1%。據統計，我國高校畢業生人數已由1949年的2.1萬增至2019年的834萬。面對如此眾多的大學生，高校如何運用現代化手段管理學生檔案，及時維護和更新學生信息，確保信息數據完整、真實、準確，顯得尤為重要。學生在校期間都會形成自己的綜合檔案，包括各科學習成績表、勤工助學經歷、在校身體心理健康檔案以及相關社會實踐材料等，這些都為學生畢業后的學習、工作、選拔、聘用等提供了重要依據。此外，個人綜合檔案是學生畢業后在職人事檔案的基礎組成部分。學生檔案管理工作直接關系到學生的切身利益，直接影響檔案作用的有效發揮。學生是高校教育教學工作的主體之一。運用現代化信息平臺做好學生檔案管理工作，既能積極推動高校發展，也是學生檔案管理工作發展的重要趨勢。大數據時代，高校的數字化校園和辦公一體化建設越來越完善，相關部門應抓住機遇，加快推進學生檔案管理的信息化、數字化建設，為廣大師生提供更加便捷的服務。

二、學生檔案管理存在的問題

(一)檔案涉及部門多，收集工作錯綜復雜

高校學生檔案涉及教務處、學工處、招生就業處等部門及二級院系，各部門及院系分別管理學生檔案中相應的材料，相互之間沒有協調統一機制，這增加了高校學生檔案的收集難度。個別部門為了自己工作方便，在學生檔案移交時間上滯后，不利于學生檔案及時、全面歸檔。

(二)整理歸檔不規范

大多數高校對于學生檔案整理歸檔沒有明確具體的要求，而是按照教學類其他檔案進行歸檔、立卷和分類，學生檔案管理工作沒有與學生實際的調閱訴求相結合。學生檔案管理人員在工作實踐中發現，學籍卡中經常出現筆記潦草、用筆顏色各異、本人頭像粘貼處缺少相片和重要證明材料缺少相關簽字等現象。這說明在學生檔案歸檔環節缺乏規范操作，必須及時改進。

(三)缺乏完善統一的信息化管理規章制度

截至目前，我國還沒有專門針對高校學生檔案管理的法律法規。大部分高校也沒有制訂行之有效的學生檔案信息化管理規章制度，學生檔案停留在被動式管理階段，各部門各自為政，方法單一，導致出現管理盲區或多部門重復管理現象。高校檔案管理人員應該從學校層面考慮，推動相關部門溝通協商，共同制訂完善的學生檔案管理辦法，細化管理流程，明確職責分工，使學生檔案管理有章可循、有根可查。

(四)學生檔案保管意識不強

學生檔案在學生就業、深造學習等方面都會發揮獨有的作用［1］。學生需要有一定的檔案保管意識。筆者在工作實踐中發現，大多數學生都重視自己的學歷證書和畢業證書，但檔案保管意識不強。具體表現為:有的學生畢業后不能妥善保管個人檔案，致使檔案遺失;有的學生在校時未按規范要求如實填報自己的信息，致使檔案內容存在差錯;有的學生畢業后對個人檔案不聞不問，直到工作單位提出審查等要求時，才意識到自己的學籍檔案等材料已丟失。這些不僅會給學生發展帶來困擾，也會給學校工作帶來麻煩。

三、學生檔案管理的改進策略

(一)建立數字化學生檔案信息平臺

學生檔案數字化是高校檔案管理發展的必然趨勢。面對學生數量增加、流動性增大及學校搬遷、合并、升級等重大變更，高校需要科學管理，及時更新學生的個人信息，建設檔案數字化管理信息平臺。該平臺能為學生檔案的數據統計、異地查閱申請、異地存儲備份安全等提供重要保障。目前，很多高校的招生就業處、教務處、人事處等部門已實現數字化和網絡化管理，這在一定程度上為學生檔案數字化管理奠定了基礎。高校檔案管理部門可以從學校層面出發，整合相關部門的信息資源，在現有全類檔案系統中的學生檔案目錄數據庫基礎上，增加學生檔案全文數據庫、多媒體數據庫等，最大限度地利用數字化手段，將已歸檔的學生電子檔案與目錄數據庫對接，同時利用校園網做好各歸檔部門的連接工作，實現高校學生檔案數據資源的共享與網絡化管理。高校應設置學生檔案信息平臺使用條件和權限，簡化搜索、查詢流程，學生可以遠程搜索本人學籍檔案材料目錄，可以通過網絡預約到線下檔案館(室)開具蓋有公章的證明材料，同時也為已經畢業的學生和用人單位提供信息查找和核實途徑，使學籍檔案查找更有針對性。這樣能充分發揮學生檔案的積極作用，提升學生檔案管理水平［2］。

(二)改革學生檔案信息化管理制度

針對學生檔案管理混亂、制度不健全等問題，高校檔案管理部門應以適應數字化時代需求為導向，進行全方位的制度改革。1．建立完備的信息資料收集歸檔制度除了傳統學生檔案所包含的歸檔內容，各高?？筛鶕陨淼奶厣枨?，結合學校人才培養目標等，合理擴充學生檔案歸檔內容，可以增加學生道德誠信檔案、心理健康教育檔案、創業社會實踐檔案等［3］。高校應本著對學生高度負責的態度，明確學生檔案管理部門，細分工作任務，厘清人員職責，設立年底考核制度，制訂材料歸檔時間表，提高學生檔案管理工作的質量和效率，確保學生檔案的連貫性和完整性。2．建立完善的學生檔案移交制度檔案移交雖然是一項日常工作，但在實際操作中極易出錯，需要細心和耐心。從填寫移交清單到清點歸檔材料，全程都必須嚴格遵守相關規章制度。因此，學校要建立完善的學生檔案移交制度，相關工作人員必須嚴格遵守移交規范，讓檔案移交工作變得有跡可查。3．健全學生檔案查閱利用制度高校應利用信息平臺提升學生檔案的利用價值，避免學生檔案處于“閑置”狀態。學校要健全查閱利用制度、保密制度等，鼓勵在校學生、往屆畢業生、相關用人單位利用學生檔案信息平臺查閱學生檔案，在維護學生隱私的基礎上，盡量減少審批流程，提升服務質量與效率。到線下檔案館(室)借閱檔案時，借閱人員必須辦齊手續，帶上有效證件或單位介紹信，杜絕未經允許擅自掃描、拍攝、篡改、損壞檔案等不良行為［4］。

(三)增強學生檔案保管意識

學生檔案是證明學生學習經歷的原始憑證，其中包含錄取證明、成績單、獎懲證明、黨團材料等，這些都是無法復制的。鑒于此，學生必須增強檔案保管意識，避免因檔案丟失而給工齡判定、轉正定級、職稱評定等帶來不良影響。具體可從三個方面著手增強學生的檔案保管意識。第一，要求學生報到注冊時提交完備的個人檔案，完成檔案信息數字化采集工作。高校學生檔案管理人員在開展學生入學教育時，可以通過制作學生檔案管理展架、具體工作案例演說或讓學生簽署檔案承諾書等形式讓學生了解學籍檔案的重要性［5］。第二，在每學年結束時，班主任或輔導員主持班會，讓學生在統一時間內核對自己本學年的學習情況，查看成績單、個人榮譽等信息并簽字確認，再由班主任或輔導員及時將其上傳至學生網上電子檔案系統。這樣既利于提高學生檔案管理工作的質量和效率，也利于增強學生的檔案保管意識。第三，在學生畢業時，學校統一將檔案發往學生就業單位或寄回生源地，同時聯系學生，讓他們及時核查檔案是否在規定時間內送達目的地，以免遺失或遺忘。學校也要長期保留學生的電子檔案，以方便日后學生回校補辦。隨著科學技術的快速發展、高等學校學生學籍學歷電子注冊制度的逐步完善和檔案工作者的不懈努力，高校檔案現代化管理水平不斷提升。高校必須及時改革和創新學生檔案管理模式，搭建學生檔案管理信息平臺，優化學生檔案管理制度，增強學生檔案保管意識，全面提高學生檔案管理的質量和效率，提高學生檔案信息的利用率。

參考文獻:

［1］王玉武．淺談高校學生檔案管理主要問題及對策［J］．現代經濟信息，2018(19)．

［2］張潔．高等學校學生檔案信息化管理對策［J］．管理觀察，2017(2)．

［3］王靜．淺析高校學生檔案管理中存在的問題及對策［J］．山西檔案，2013(S1)．

［4］王璐，韓建華．高校檔案管理現狀、問題與對策研究［J］．產業與科技論壇，2013(1)．

［5］宋陽．信息化時代高校檔案管理工作創新策略［J］．管理觀察，2019(21)．

作者：成珊珊  單位：江蘇經貿職業技術學院