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摘要：伴隨著科學技術的發展，信息技術已經被引入到教育領域的各個工作環節。而在考試檔案管理方面，同樣應當加強信息化建設，以推動管理方式的發展。結合教育考試檔案管理的信息化建設意義，本文從制度建設、平臺建立、信息查詢等方面提出了檔案管理信息化建設途徑，并對考試檔案管理信息化建設實踐進行了探討，為關注這一話題的人們提供參考。

關鍵詞：教育考試；檔案管理；信息化建設

教育考試檔案形成于教育考試各個工作過程，屬于帶有真實性、完整性、客觀性的歷史記錄，包含考生信息、簡報、機構信息等各種文件資料。推動教育考試檔案管理的信息化建設，能夠使檔案管理工作高效開展，為教育部門考試管理和高校招生提供支持。因此，還應結合教育考試檔案管理需求提出合理的信息化建設途徑，從而推動教育考試事業的發展。

一、教育考試檔案管理現狀分析

伴隨著信息技術的快速發展，教育管理工作開始向著信息化的方向發展。而在教育考試檔案管理方面，同樣應當引入信息技術對管理工作進行創新，在推動檔案數字化建設的同時，確保檔案資源得到充分利用。但就目前來看，許多教育檔案依然以紙質資料形式進行保存，不僅占用了較多的空間，也給師生查閱資料帶來了困難。按照傳統管理模式，檔案經過初步收集、整理后將被封存，在后期使用時無法確保資料一定完整、準確，使得檔案未能得到真正有效管理。作為管理人員，也只負責自己工作范圍的檔案資料管理，以至于檔案資料調取可能需要經多人查找，甚至難以找到負責人。受檔案存儲形式和以往管理思維的限制，教育考試檔案在收集后大多未能得到利用，造成了嚴重的資源浪費。而相關部門在信息化建設過程中，也未能對考試檔案給與足夠重視，未能結合考試檔案信息化管理需求引進相應的軟硬件設施。此外，檔案管理人員普遍缺乏信息素養，難以利用信息技術進行考試檔案管理，也給考試檔案管理信息化建設帶來了阻礙。

二、教育考試檔案管理信息化建設意義

1.提高檔案管理效率

過去在教育考試檔案管理方面，依靠人為手工操作進行大量檔案資料收集、整理等操作，將產生較大工作量，耗費大量人力、物力，容易發生人為誤差，導致檔案管理效率偏低。而推動檔案管理信息化建設，在檔案資料收集、整理、統計等方面，可以依靠數據庫、互聯網等技術提供強有力的技術支持，促使檔案管理效率得到提高。相較于傳統工作模式，信息化操作能夠簡化管理流程，保證工作準確性，因此教育考試開始由紙質報名轉變為計算機報名，最終發展為集報名、繳費、考務管理和成績下發為一體的管理模式，為檔案管理的信息化建設奠定了基礎。通過對紙質檔案進行數字化處理，將全部信息轉化為數字信息，能夠使信息的真實性、有效性得到保證，避免重復勞動發生，促使資料歸檔效率得到提高。

2.提供優質信息服務

采取傳統檔案管理模式，教育考試檔案分散在各市區相關部門，難以得到有效集中，使得檔案內容更新慢，給信息準確查詢和使用管理帶來了困難。而在信息化建設過程中，采用電子檔案形式進行檔案信息存儲，建設數字化檔案管理系統可以滿足信息查詢和使用管理需求，能夠提供優質信息服務。在教育招生方面，通過實現檔案信息化管理，能夠為遠程網上錄取工作開展提供信息服務，促使高校考試科目改革等相關政策內容得到及時傳遞，幫助相關部門與高校建立高效溝通途徑。保證信息時效性，能夠使部門與高校做好對接工作，促使考生錄取工作有序開展，滿足高校迅速錄取人才的需求，也為地區招生管理提供強有力的信息支撐，在節約人力、物力的同時，促進考生錄取工作得以公平、公正開展。

3.充分發揮檔案價值

受紙質檔案特性的限制，過去教育考試檔案管理將重點放在檔案資料收集、管理等方面，對檔案資料的開發和利用程度不高。對于多數檔案管理人員來講，普遍存在“重收集、輕利用”的理念，造成檔案價值難以得到有效發揮。而實現檔案管理信息化建設，可以快速、便捷的完成檔案收集、整理等工作，使檔案管理人員擁有更多精力進行檔案資料利用和價值挖掘。作為最原始的信息資源，教育考試檔案可以用于考試科研、教育部門學習政策制定、高校課程設計等各方面。但采取傳統方式將面臨檔案資料查閱困難等問題，導致各項工作開展需要花費大量時間進行資料查找。而通過信息化建設增強檔案開放性，利用數據分析和挖掘等技術進行有價值信息的挖掘，能夠為各項工作開展提供支持，繼而使檔案價值得到實現。

三、教育考試檔案管理信息化建設途徑

1.完善信息化建設制度

在檔案管理信息化建設方面，涉及到檔案收集、保存等多個環節。在數字化轉化過程中，如果未能加強管理容易導致信息出現失真、丟失等問題。針對這一問題，還要對信息化建設制度進行完善，在加強檔案收集、保存等各項工作劃分的基礎上，明確各項工作管理制度。首先在檔案收集方面，需要明確檔案管理范圍，做好管理職責劃分，保證人員能夠及時進行考試檔案信息的收集、錄入，保證作業符合規范。建立責任追究制度，發現信息丟失、錯漏等問題對管理人員進行追責，能夠督促人員嚴格按照規范作業。在檔案轉化方面，需要制定軟硬件設施建設標準，明確信息轉化流程，為人員進行檔案信息化處理提供指導，促使生成的電子檔案質量合格。在檔案保存管理方面，由于教育考試檔案信息屬于考生隱私，因此在信息化管理方面需要加強信息安全管理，避免檔案出現丟失、損壞或信息泄漏等問題。建立保密制度，做好教育考試檔案分類，設立相應的保密等級，可以進一步明確相關部門和人員的檔案調閱權限，能夠避免信息遭到隨意泄漏。針對檔案信息化管理設施，還應建立定期檢修、養護制度，保證系統能夠得到定期升級，為檔案資料管理工作開展提供保障。通過建立與檔案信息化管理配套的管理制度，能夠保證各項工作得以科學開展，繼而為檔案信息管理提供制度保障。

2.建立信息化管理平臺

對教育考試檔案進行信息化管理，需要依靠基礎設施支持。在實踐工作中，還要建立信息化管理平臺，完成相應軟硬件設施的科學配置，促使檔案得到高效管理。結合這一目標，需要結合教育考試檔案信息化管理需求和未來發展趨勢進行軟硬件設施采購，將落后的管理設施和軟件淘汰，推動信息化管理基礎設施的更新。為對大量檔案數據進行存儲和利用，還要完成檔案信息數據庫的建設。具體來講，可以選用MicrosoftVisualFoxPro等數據庫應用軟件，對身份證號、準考證號、考試科目、考試成績等數據字段進行設計，完成數據分類存儲的同時，使數據保持關聯，為數據調取提供支持。考慮到信息的安全管理需求，還要完成安全審計系統、防篡改系統等各種系統設備的部署，促使平臺安全防護能力得到提高。在平臺建設過程中，可以在檔案管理中引入辦公自動化等技術，使檔案數字化轉化進程得到加快。利用系統對檔案字段、屬性進行動態管理，能夠使平臺自動進行相關數據的調取和更新。完成平臺搜索引擎設計，能夠使平臺保持較高查詢效率，為后臺維護和更新提供便利。考慮到教育考試檔案資料將得到不斷積累，為保證數據得到高效存儲和調取，還要利用云端進行數據存儲，利用分布式計算機加強檔案數據的分析和處理，促使平臺維持高效運轉，促使檔案管理工作得以順利開展。

3.實現檔案信息化查閱

在檔案管理信息化建設中，還應更新管理理念，從檔案資源共享角度建設完善信息化管理體系，以便使相關管理工作有目的、有計劃的開展。為加強檔案資料的利用，還要實現檔案信息化查閱管理。在信息化建設中，需要推行權限分級管理，對教育考試機構、高校和相關部門的檔案更新和查詢權限進行設定，保證人員及時完成檔案資料上傳，經過網上審查和批準后使信息錄入到系統中，確保查閱的數據信息具有完整性和可靠性。在相關部門檔案調閱權限得到明確的情況下，平臺數據可以向有權限部門開放，促使檔案資源在一定范圍內得到共享。根據權限對平臺數據進行調閱時，系統將對瀏覽用戶進行層次分析，在保證檔案資料開放和實現數據共享的同時，利用特定算法對重要檔案信息進行加密。只有人員擁有密碼，才能對重要信息進行查閱，因此能夠避免重要信息泄露。此外，人員可以運用平臺提供的大數據技術完成檔案資料分析和處理，如對考生水平、文化程度、成績等數據進行統計，掌握本屆考生的考試情況，為相關工作開展提供依據。將檔案信息資源開發和共享當成是信息化建設目標，在加強權限管理基礎上完成標準查詢端口的配制，能夠為各部門接入信息查詢平臺提供便利，使檔案共享流程得到簡化，促使檔案資源共享和整合水平得到不斷提升，繼而為檔案價值挖掘奠定扎實基礎。

4.培養信息化管理團隊

信息化建設工作的開展需要由專業團隊完成，才能保證教育考試檔案管理的信息化水平得到持續提升。結合信息化建設要求，需要聘請同時具備檔案管理技能和信息素養的人員，負責對信息化建設工作進行科學規劃，保證相關工作有序開展。在對教育考試檔案管理隊伍進行充實的同時，需要建立科學的人才培養體系，系統開展信息技術培訓工作，要求人員掌握互聯網、計算機等技術，能夠利用信息技術展開相關工作，推動檔案管理方式方法創新。在培訓工作中，還要將檔案資源利用和共享當成是培訓重點，促使人員明確重點工作方向，能夠運用學習到的知識探索檔案資源開發應用問題。日常還應加強人員職業教育，提高人員責任心，使人員積極投身到檔案管理信息化建設工作中，促使團隊整體素質水平得到提升。為保證考試檔案安全，還要加強人員安全意識培養，確保人員從計算機、網絡等層面掌握系統可能發生的安全隱患，能夠通過做好備份和設置防火墻等操作加強風險防控，以免檔案信息遭到破壞或出現丟失問題。此外，為保證培訓效果，需要加強人員考核管理，督促人員加強先進技術學習，適應時展需要，具備開展檔案信息化建設工作的能力。憑借專業團隊，檔案信息化建設工作能夠得到持續有效推進。

四、教育考試檔案管理信息化建設實踐

1.明確檔案信息化建設需求

在教育考試檔案管理信息化建設方面，需要結合管理工作需求合理開展信息化建設工作。以學生作弊檔案管理為例，在學校學風建設工作中，需要做到嚴肅考紀，對考試程序進行規范。采取信息化手段加強學生考試作弊檔案收集、整理和分析，能夠為考試管理提供依據，推動工作的規范化發展，為學校良好考風建設提供信息數據支撐。按照學校考試管理規定，針對考試中出現違紀、作弊行為的學生，需要給與警告、取消學位、開除學籍等不同處分，而考試檔案則是學校做出處分的依據。實際在考試檔案管理方面，需要保證資料為原始真實資料，在從考試現場收集的同時，保證資料完整性，包含試卷、復習資料、載有考試信息字條、監考教師簽字、手機信息、學生簽字等。在按照學校考試管理規定作出處分后，需要對這些資料進行歸檔，并對相關管理規范、處分文件等進行整理、歸檔。在信息化建設過程中，還要建立電子檔案，完成索引目錄的編制，為相關信息查詢提供便利，促使考試檔案管理工作得以高效開展。

2.加強檔案資料電子化處理

結合上述需求，實踐操作中還要做好檔案資料電子化處理。具體來講，就是在以紙質形式完成考試檔案保存的同時，能夠對檔案資料進行數字化轉化。在對學生考試作弊記錄進行管理時，紙質載體屬于原始憑證，在考試結束后將會得到收集，并提交至學校教務部門進行確認。經過會議評審后，以公文形式傳遞至學生管理處，生成相應處分文件。對相關檔案資料進行收集后，為方便查詢，需要統一錄入到考試檔案管理系統中，按照系統格式進行考試信息逐條添加，完成檔案資料的數字化轉化。在此期間，要求人員做到嚴肅對待，能夠準確、認真完成信息錄入，做到詳細注明考試情形、違紀信息，如考試科目、時間、作弊學號等等。考慮到考試檔案的特殊性，還要嚴格劃分人員責任，保證人員具備較強的法律、保密和政治素養，嚴格按照各項管理規定開展進行電子檔案建設，能夠使考試檔案管理工作經得起經驗。

3.完成檔案管理數據庫建設

完成考試檔案信息錄入后，需要建設檔案管理數據庫對歷年檔案資料進行保存，為資料共享操作提供便利。實際在數據庫建設中，在確保檔案資料完整的同時，還應使檔案信息能夠快速累積、添加，為管理人員操作提供便利。利用數據庫軟件對數據字段名稱進行編輯，可以取名稱首字母縮寫作為字段名。在教務處、系部、團委等多個與學生管理有關的部門之間，在設定查詢和操作權限的基礎上，可以對數據庫資料進行共享。在對學生考試檔案信息進行使用時，可以直接登錄數據庫進行信息調閱，無需分頭到考試檔案管理部門查詢信息，因此能夠使學校的辦事效率得到提高。

五、結束語

在教育考試檔案管理方面，采取信息化建設方案能夠使過去檔案管理存在的問題得到一一解決，在提高檔案管理效率的同時，提供優質信息服務，促使檔案價值充分發揮。圍繞這些目標，還要通過完善制度建設推動檔案管理信息化建設，通過建立平臺為檔案信息收集、管理提供便利，并通過共享資源滿足信息查詢需求，依靠專業信息化管理團隊提高檔案信息化建設水平。在實踐工作中，還要結合考試檔案管理需求科學推動檔案管理的信息化建設，確保相關工作得以高效開展。

參考文獻：

[1]尹春玲.基于信息化背景下的教育考試檔案管理工作探究[J].蘭臺內外，2020

[2]楊方忠.信息化背景下教育考試檔案管理工作探討[J].辦公室業務，2020

作者:李大鵬 楊景慧 單位:青島市招生考試院 青島市教育科學研究院