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摘要：本文基于新公共服務理論視角下研究高校人事檔案的管理，主要從新公共服務理論產生的背景及內容、新公共服務理論視角下高校人事檔案管理存在的問題及解決問題的建議三個方面加以闡述，希望探索出新時期高校人事檔案新的管理模式。

關鍵詞：新公共服務理論；高校；人事檔案管理

在信息技術革命的推動下，20世紀中后期，經營環境變得更為復雜。為了適應時代的發展變化，西方各國都希望變革政府，“新公共管理運動”正是在此背景下誕生，這一運動后來又被稱為“政府再造運動”。隨著民主思想的普及，政府更多是采取各種措施來保障公民的合法權益，這一理論隨后就被拋棄了，人們更多開始反思效率與公平的真正含義，由此誕生了“新公共服務理論”。這一理論是對新公共管理理論的補充和進一步完善，其內容主要為：政府是屬于全體公民的。政府應該重新定位自己的角色，職能應該是服務，而不是掌舵；其責任是為了全體公民服務，而不是為客戶服務；政府應該想辦法幫助公民表達其公共需求，想辦法滿足他們的公共利益，為全體公民普遍的利益負責；政府需要創造寬松和不受約束的環境，和民眾溝通，共同討論社會發展的方向。

1新公共服務理論視角下高校人事檔案管理存在問題

1.1學校領導和廣大教職工檔案意識薄弱。高校人事檔案工作的首要問題就是學校領導和教職工的檔案意識比較薄弱。從當前普遍情況看，高校人事檔案管理機構絕大部分都設置在人事部和組織部，很少有高校將廣大教職工的檔案交給檔案館管理。在這種管理模式下，人事部門和組織部門很多時候因為完成部門工作而耽誤檔案管理工作。除此之外，高校眾多教職工本人對檔案的認識不足，對自己的人事檔案也不夠重視。教職工本人不清楚應該向學校存入哪些檔案，所以無法及時將這些材料上交給學校檔案部門。還有的教師從來不關心個人人事檔案，只是在需要核查學籍、評職稱的時候才會想起來核查自己的檔案，發現檔案沒有轉入所在的單位才開始關注，這類現象比較多。除此之外，教職工在填寫相關材料的時候比較隨意，無法保證所填資料的準確性。

1.2對高校人事檔案工作監督不力。從當前情況來看，高校人事檔案的整體管理、服務水平還有待提高，這與高校領導和廣大教職工對人事檔案工作監督不力有關。除此之外，按照檔案管理規定，在對檔案實行分級管理以后，同級的檔案行政管理部門也應該加強對其監督[2]，但現實中這一環節并沒有落實。正是因為上下的監督缺位，沒有執行相應的監督措施，使得有些高校人事檔案管理比較混亂，甚至還出現了更換、偽造檔案的事件。如果任由這種情況發展，很難提升高校人事檔案工作的水平，其公共服務的性質也就無從談起了。

1.3高校人事檔案靜態管理模式比較落后。從目前來看，高校人事檔案管理是呈現的靜態管理模式。也就是說，從教職工入職以來，檔案資料收集、整理工作已經完成，對于普通教職工來說，基本不會補充其他材料，導致整個人事檔案的管理呈現靜態的模式。而動態性是檔案管理的主要特征，對高校人事檔案管理來說也是如此。人事檔案是以人為單位來立卷的，每一個人都是檔案的主體，通過檔案書寫著個人的歷史，但這段歷史是動態的，甚至可能每天都在發生變化。為了適應高校人事檔案的工作需要，檔案管理部門需要經常向相關部門收集考核、獎懲及任免等方面材料，還要收集能夠反映出教職工的品行、業績及能力等方面的材料，這樣才使人事檔案進一步完善和充實。但是，因為部分高校對人事檔案補充和更新不夠重視，導致很多資料都沒有及時收集和整理。長此以往，這些材料后期補充非常困難，這種靜態的管理模式導致整個檔案管理水平相對低下。

1.4高校人事檔案托管影響檔案開發利用。高校人事檔案涉及在編和不在編的問題。在編的人事檔案一般是由學校人事部門統一管理，而編制外的教職工檔案則實行的是人事制度，這些教職工檔案分散在人才市場、生源地等地方被托管。教職工人事檔案被分散管理會導致出現如下問題：一是每年產生的考核、任免、獎懲等相關材料無法及時歸檔，從而影響了檔案的完整性。二是檔案工作效率降低。因為許多教職工檔案托管在外地，很多時候都需要到檔案托管地開具相關的證明，不僅要遭受舟車勞頓之苦，還可能面臨檔案審核的問題，影響了檔案工作的效率。三是檔案的開發利用受到影響。因為檔案托管在外地，學校人事部門無法及時了解教職工的檔案信息，更不用說對其開發利用。

1.5高校人事檔案信息化建設滯后。受多種原因的影響，當前很多高校人事檔案信息化建設滯后，信息化水平較低。很多高校人事檔案工作在材料收集整理、歸檔這些環節，基本都是采用手工操作模式。檔案的載體主要是紙質，平常的查詢、傳遞等都要調出紙質檔案，工作量較大，效率低下。

1.6人才流動頻繁導致“棄檔”現象越來越嚴重。社會經濟的發展推動高校人事制度深化改革，人才流動更加靈活，而戶籍對檔案的捆綁作用逐漸弱化，使得人事檔案的管理也出現了新的變化。尤其是高校的改革，使得人才競爭也更加激烈，“跳槽”事件已經成為普遍現象。[3]人才頻繁流動，人事檔案的流動也不斷加快，導致“棄檔”現象也不斷增多，這就對高校人事檔案管理提出了更高的要求。所謂“棄檔”現象，也就是人在單位離職后不辦理人事檔案轉接手續，或者到新單位后重新建立人事檔案的現象。一般情況下，高校教職工離職或者是被辭退，在辦理了相關離職手續之后，其人事檔案應該在辦理離職手續后一個月內轉接到新的單位或者是檔案托管機構。但在現實中，很多教職工離職后對自己的人事檔案不聞不問，根本無視其重要性。即便是負責人事檔案工作人員反復催辦都不辦理，以前的人事檔案直接棄用，使得這些檔案常年被積壓在原學校的檔案庫房里。此外，一些高校為了吸引高水平人才加盟，有時甚至特批不需要將原來的人事檔案遷入本校，可以在新加入的學校重新建立人事檔案，采用這種方式來爭奪人才。[4]但是，到新單位重新建立人事檔案，因為建立檔案的內容缺乏必要的監督，內容的真實性往往大打折扣，這就增加了新單位檔案管理的難度，不利于規范管理。

2新公共服務理論視角下高校人事檔案管理的新路徑

2.1強化高校檔案工作人員和廣大教職工的檔案意識。強化檔案意識首先要轉變思想觀念，徹底摒棄以往“檔案不重要”的觀念，認識到人事檔案工作的好壞與高校人事工作質量好壞有直接關系。尤其是分管人事檔案工作的領導，要高度重視人事檔案的管理工作。同時，教職工也要強化自身的檔案意識，認識到檔案對其一生的重要影響。從新公共服務理論視角看，學校人事檔案工作是一個全員性工作，關系到全校教職工每一個人的利益。人事檔案管理部門則是為教職工傳遞和存儲信息，也是教職工利用信息的窗口。因此，人事檔案管理部門要同學校檔案館加強聯系，定期對相關部門的教職工開展檔案知識培訓，讓大家對檔案有更多的了解，從而增強其主動提交檔案資料的意識。

2.2高校要確保檔案公共服務職能的履行。檔案機構的公共服務性是其重要屬性，從新公共服務理論視角看，高校人事檔案管理應該從社會和廣大教職工角度來看，將其作為服務的主要對象，確保服務的形式、內容及具體措施都有本質的提升。因此，高校人事檔案部門應該充分了解教職工需求，為教職工提供更具有針對性的檔案信息，從而滿足教職工的檔案需求。學校通過完善人事檔案管理工作，使人事檔案成為學校的重要資源，使其成為學校挖掘、引進人才的重要參考依據。

2.3高校要對人事檔案實行動態管理。從高校人事檔案管理內容來看，基本是相同的，主要包含了教職工的個人信息、政治情況、社會關系等，一般不包括反映其能力、信用等信息的情況。[5]當前，高校人事檔案管理一個很大的問題就是其靜態管理模式。在這種管理模式下，高校人事檔案無法系統、全面地反映教職工在校期間的變化和發展情況，也無法展現教職工的優勢及特色。因此，應該實行動態管理，除了基礎信息類的檔案之外，還要及時補充教職工參加教學科研情況、進修培訓情況、獎懲情況以及學校和學生的評價情況等方面的內容，而且要及時更新相關信息，確保廣大教職工的人事檔案是處于一個不斷變化的狀態。

2.4推動高校人事檔案工作信息化建設。信息化建設是整個檔案工作的重要內容，高校人事檔案作為檔案的重要組成部分，開展信息化建設也是大勢所趨。高校人事檔案信息化建設除了使人事檔案規范化管理之外，還有一個非常重要的優點就是可以徹底解決“棄檔”問題，從而保證檔案的相關信息能夠得到充分利用。[6]因此，高校應建立全文數據庫，將人事檔案相關信息全部錄入到數據庫中，平時的管理只需要查閱數據庫的內容就能夠了解教職工的信息。同時，將教職工人事檔案信息化加工以后，可以通過計算機直接更新相關信息，校內各部門也可以進入數據平臺及時查閱教職工信息，確保教職工檔案信息共享，充分發揮其價值。

參考文獻：

[1][美]珍妮特•V•登哈特(JanetV•Denhardt)，羅伯特•B•登哈特(RobertB•Denhardt)．新公共服務——服務,而不是掌舵[M].丁煌譯,北京:中國人民大學出版社,2010：11.

[2]中共中央組織部,國家檔案局.干部檔案工作條例(1990年修訂).第一章第四條.

[3]陳宇萍.基于新公共服務理論的福建省高校人事檔案管理研究[D].華僑大學,2018:26.

[4]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革途徑[J].中國行政管理,2013(6):99-102.

[5]陳宇萍.基于新公共服務理論的福建省高校人事檔案管理研究[D].華僑大學,2018:39.

[6]劉冬梅.高校人事檔案管理工作:意義、研究現狀與創新[J].吉首大學學報(社會科學版),2011(5):141-143.

作者:霍奇道 單位:無錫工藝職業技術學院