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摘要：隨著社會經濟的發展對醫院管理提出了更高要求，高效做好醫院文書檔案管理，發揮其憑證參考和宣傳作用，對促進醫院檔案規范管理，提升醫院服務水平具有積極作用。本文闡述了醫院文書檔案的作用，分析了醫院文書檔案管理中存在的問題，并結合實際提出解決問題的對策建議，以供參考。

關鍵詞：文書檔案；醫院；管理

醫院文書檔案是醫院在行政管理事務活動中產生的具有保存價值的資料。常見的醫院文書資料包含了請示、報告、計劃、總結等，類別繁多，綜合性較強，管理較復雜。隨著人民群眾對醫療水平的需求提升，國家醫療體制改革的不斷推進，醫院文書檔案作為醫院檔案的重要組成部分，新時期下高效做好醫院文書檔案管理成為必然。

一、醫院文書檔案的重要作用

1.醫院管理的查考憑據。醫院文書檔案是對醫院各項活動的記錄，包括各種規章制度，各種行政事務的處理過程、結果及管理活動的經驗總結等，是醫院工作查考的憑據。通過文書檔案資料的查考，可以更好地熟悉情況、總結經驗、處理各種問題，從而有效地推動各項工作地開展。2.領導決策的參考依據。醫院文書檔案記錄了醫院管理活動中的情況、成果、經驗和教訓等，包含了大量的醫療、管理等信息，能夠為領導決策提供重要參考，對制定計劃、總結情況、推廣先進管理經驗等都是重要的參考資料，充分利用文書檔案資料，對促進領導科學決策，推動醫院各項工作開展具有重要作用。3.宣傳教育的生動素材。醫院文書檔案較詳實地記錄了醫院發展歷程，具有歷史性、直觀性等特點，是宣傳教育的生動素材。利用醫院文書檔案舉辦各種展覽活動、編寫醫院發展史等，充分介紹宣傳醫院的發展歷程，增強廣大醫療工作者和人民群眾對醫院的認識。

二、醫院文書檔案管理中存在的問題

文書檔案在醫院管理中發揮著重要作用，做好文書檔案管理具有重要意義。但由于思想上不重視，加之財力、人力不足、管理不規范等原因，醫院文書檔案管理存在諸多問題。1.思想意識較薄弱，重視程度不足。由于檔案工作在醫院活動中通常不直接產生效益，且文書檔案瑣碎、工作量大，通常無法在短期內產生顯著業績等原因，存在對文書檔案工作重要性認識不足是普遍情況，加之缺乏有效的考核激勵機制，對文書檔案工作未引起足夠重視。由此導致醫院在管理活動中自上而下的人員檔案意識薄弱。文書檔案工作人員認為自身所處邊緣地位，崗位工作業績不受重視，主動自我學習和主動服務的意識薄弱，未認識到做好文書檔案工作對于醫院發展的重要意義，工作主動性不夠，嚴重制約了文書檔案工作的有效開展。2.規章制度不健全，存在諸多不規范。一是受醫院的發展階段和規模、領導重視程度等諸多因素影響，存在文書檔案管理規章制度不完善等情形，有的甚至完全沒有制定相關文書檔案管理制度，文書檔案管理存在較多主觀性和隨意性，缺乏科學決策和高效管理的制度依據。二是未建立完善的文書檔案管理機構，沒有明確的崗位職責分工，也未建立有效的檔案工作網絡，無法為文書檔案工作的開展提供組織保障。三是激勵約束機制不健全。文書檔案工作一般不直接產生經濟效益，在醫院整體考核中占比較低甚至未納入醫院的整體考核，由于缺乏激勵約束機制，無法調動文書檔案工作人員的主動性和積極性。四是未實行公文前端介入。文書是檔案的來源，公文質量的高低影響文書檔案質量的好壞，在公文的辦理過程中只關注公文的處理而忽視了存檔的要求，存在格式不規范、公文日期和文號缺失或錯誤等情況，嚴重影響后續文件歸檔質量。3.流程環節不規范，管理水平相對較低。文書檔案各項管理環節缺乏操作規范，收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等各環節工作的開展缺乏依據和操作指南，無法為高質量開展文書檔案工作提供制度保障。未對文書檔案的移交做明確規定，相關文書檔案形成部門對文書檔案收集移交業務不了解，或出于部門自身工作繁雜，對文書檔案工作重視不夠等，文書檔案移交不及時、收集不齊全情況常有。文書檔案移交過程中常存在移交手續不完善等情況，造成推諉扯皮、管理混亂等情況。由于重視程度不夠或專業水平不足，文書檔案的整理存在分類不科學、錄入不仔細、排放無規則等情形，嚴重制約了文書檔案的有效利用。4.工作經費較緊缺，軟硬件環境落后。由于對檔案的認識不足，醫院對檔案管理的重視程度不夠，無法為檔案工作的開展提供有效的經費支持，檔案工作的環境相對落后。有的醫院沒有設單獨的檔案室，僅設檔案柜；有的醫院沒有設單獨的文書檔案室；有的檔案室被當作了雜物室，檔案保管設備缺失或老化，未達到檔案室“九防”要求，這些都容易造成文書檔案的損壞，不利于文書檔案的安全保管。文書檔案管理信息化程度低，無OA辦公系統或OA系統未實現文件的實時歸檔功能，檔案管理信息化水平低下，嚴重制約了信息化時代文書檔案的高效管理和利用，無法充分發揮文書檔案對醫院發展的參考憑證和決策參謀作用。5.檔案專業水平不足，人員素質待提升。雖然近年設檔案學專業的學校逐步增加，但檔案專業生源仍然相對較少。領導重視度不夠，認為檔案工不需要太高專業度等原因，目前很多檔案從業人員都非檔案專業科班出身，檔案理論知識相對欠缺。通常醫院未對文書檔案從業人員進行崗位知識培訓，且由于人手短缺文書檔案從業人員常常身兼數職，對文書檔案管理業務鉆研不夠，投入時間和精力不足，業務水平有待提升。

三、高效做好醫院文書檔案管理的對策建議

1.提高重視，強化檔案管理意識。高效做好文書檔案工作需要醫院的重視和領導的支持，醫院領導應意識到做好文書檔案工作，既是對醫院發展過程的記錄，也能夠通過豐富的文書檔案資料為領導決策和醫院發展提供參考。要發揮領導在文書檔案管理工作中的帶頭引領作用，為文書檔案工作的開展營造良好的環境和氛圍，調動從業人員做好文書檔案工作的積極性。要加強對文書檔案工作的宣傳，意識到這既是對文書檔案工作本身的宣傳，也能起到激勵鼓舞作用。文書檔案管理部門要明確自身職責和任務，結合實際，廣泛而深入地開展宣傳工作。一是要及時做好國家及上級管理部門文書檔案政策規定的傳達，確保各項政策的有效貫徹落實；二是要結合醫院實際，宣傳文書檔案對于醫院長遠發展的意義，使從業人員認識到文書檔案工作的重要性。2.完善制度，規范文書檔案管理。建立健全文書檔案管理規章制度，促進規范管理，是做好文書檔案工作的核心，是促進文書檔案工作可持續發展的保障。一是要完善文書檔案管理制度，根據國家及上級單位檔案、文書檔案相關規定，結合醫院實際，制定科學可行的文書檔案管理規章制度并不斷完善，確保文書檔案工作開展有章可循。二是要完善配套考核激勵制度。制定文書檔案工作考核管理目標，明確責任部門，并層層分解目標，切實將工作目標任務壓實到部門和個人。明確考核標準，對于目標未達成的將嚴格扣分，將考核結果和個人薪資、評先評優、職級調整等掛鉤，切實發揮激勵約束作用。三是完善公文前端質量管控制度。在完善文書檔案管理制度的同時，完善公文質量規定，在文件形成時嚴格按照公文質量要求嚴把質量關，對公文質量逐一檢查，文件標題是否規范、內容是否完整、發文號、發文會簽單是否完整真實等，確保形成的文件要素齊全、內容完整。3.規范流程環節，提高檔案管理質量。在完善文書檔案管理制度基礎上，規范文書檔案管理各流程環節，促進管理質量提升。一是要強化文書檔案的收集管理。做好收集工作是后續檔案整理和開發利用的基礎和前提，要明確文書檔案形成部門的工作職責，建立文書檔案收集工作機制，定期將文書檔案進行收集，明確收集移交手續要求，減少推諉扯皮情形，確保各項移交資料有據可查。二是科學做好文書檔案的分類整理。結合醫院實際，制定文書檔案分類細則，分類應具有一致性和連續性，應體現其科學合理性，避免完全根據主觀經驗分類情形，對于不應歸檔的應予以剔除，合理劃分保管期限。三是加強文書檔案的開發利用。在做好文書檔案的保管同時，要逐漸加強其開發利用，充分發揮其決策參考作用，體現其價值。要做好文書檔案的數字化存儲，提升網絡化利用，實現醫院文書檔案資源共享，推動醫院文書檔案工作發展。4.加大投入，建設良好軟硬件環境。檔案工作的有效開展需要領導支持，需要經費保障，檔案工作人員要積極爭取，并致力于推動檔案工作的高效開展。按照檔案保管“九防”要求，完善檔案庫房及相關設施建設，并將檔案庫房等硬件設施情況納入醫院考核指標。加強信息化建設。利用新時期互聯網技術優勢，不斷創新文書檔案現代化信息化管理模式，拓展文書檔案利用服務方式和渠道，充分發揮文書檔案在醫院發展中的作用。5.加強培訓，提升從業人員素養。新時期下，醫院管理的新要求也對文書檔案工作人員提出了新的挑戰，做好醫院文書檔案工作，充分發揮文書檔案的價值作用，需要專業的高素質人才支撐。醫院既要選好人，也需培養和用好人。一是嚴把人員入口關，要認真分析文書檔案工作對人員的素質要求，堅持人崗匹配原則，選聘具有專業背景和經驗豐富的文書檔案從業人員，更好地促進文書檔案工作的開展。二是加強崗位人員培訓，定期組織文書檔案工作人員對檔案及文書檔案文件學習，并通過交流會、專題會等方式交流文書檔案工作中存在的問題，組織從業人員到檔案工作先進單位交流學習，通過理論學習和實踐積累，促進文書檔案管理水平提升。

四、結束語

綜上所述，做好醫院文書檔案對于促進醫院檔案管理水平提升，提高醫療服務水平具有重要作用。當前醫院文書檔案管理受主客觀諸多條件限制，還存在許多問題，需要從加大經費支持、完善管理規章制度、提升從業人員綜合素質等諸多方面努力，進一步夯實基礎，強化管理，促進管理水平提升，為醫院事業發展提供保障。

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作者:趙曼 單位:蘇北人民醫院