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［摘要］隨著信息技術的快速發展，許多學校在檔案管理中開始使用信息技術，有效提升了檔案管理工作的效率，但信息化檔案管理工作仍然存在一些問題，不利于檔案管理工作的長遠發展。因此，在未來的發展中，學校要結合實際需求對信息化檔案管理工作進行優化。本文針對當前學校信息化檔案管理工作中存在的問題，針對性地提出了優化措施。

［關鍵詞］信息化；檔案管理；電子檔案

隨著信息技術的普及應用，社會生活的方方面面都已經無法離開信息技術，信息技術在教育領域的應用，具體表現為多媒體的應用、信息化教學和檔案的信息化管理，已經成為時展的必然趨勢。學校管理工作中檔案管理是基礎性的工作，其質量能夠直接反映學校的管理水平。目前，許多學校的檔案管理工作開始朝著信息化的方向發展，在未來的建設中將進一步提高檔案管理工作的質量。

1信息化時代學校檔案管理工作的特征

在學校建設中，借助信息化技術完成檔案管理的主要手段是在檔案存儲中使用計算機等介質，在管理上借助網絡等手段進行查詢，借助現代化的智能技術實現檔案信息的自動化處理。本文針對信息化時代學校檔案管理工作的特征進行分析。

1.1管理工作的自動化

在信息化時代，學校檔案管理工作的信息化發展的首要作用，是能夠有效降低工作人員的工作強度。在傳統的學校檔案管理中，管理人員往往是借助紙質檔案進行管理，隨著學校建設規模不斷擴大，學生人數不斷增加，傳統的管理手段難以滿足當前的管理需求，大量的管理工作也增加了管理人員的工作壓力，不利于學校檔案管理工作的現代化發展。隨著檔案管理工作的信息化發展，計算機技術被應用在檔案管理工作中，使其逐漸向自動化以及信息化方向發展。當前許多學校的檔案管理中，管理工作對計算機以及網絡技術具有較大的依賴性，計算機能夠對檔案進行保存和修改，網絡則能夠對檔案進行遠程管理，從而極大地提升了學校管理工作的效率。在未來的信息化建設中，借助信息技術，管理人員可以完成學校檔案管理的數字化處理和使用，減少了當前檔案管理中的人力和物力消耗，有助于學校進一步發展。

1.2檔案存儲的數字化

目前，在學校檔案管理工作的信息化發展中，檔案存儲不再依賴于傳統的紙質材料，在完成檔案信息的錄入處理工作之后，工作人員會將檔案內容以電子數據的形式在計算機設備以及云平臺中進行存儲。在現代的檔案管理中，借助計算機完成的數字化存儲，能夠有效減少紙質材料的使用量，提升了生態環境的建設質量。數字化存儲檔案也避免了傳統紙質材料存儲中可能出現的檔案損壞，提升了存儲過程的安全性，極大地提升了檔案的使用效率。

1.3檔案的查詢便利程度有所提升

在學校檔案工作的信息化建設中，借助網絡等手段，檔案的使用者和管理者可以更為快速且準確地完成檔案信息的查詢以及管理，信息傳遞的高效性能夠使學校更加快速地完成檔案資料的使用和管理。學校檔案在完成內容錄入之后會借助計算機設備完成存儲，在實際使用中，管理人員可以借助網絡和遠程服務完成檔案傳遞，極大地方便了管理人員的檔案查詢和使用效率。

2信息化檔案管理工作中存在的問題

2.1管理人員的信息安全意識不足

由于學校的檔案信息化管理體制的發展尚存在不完善之處，在檔案的使用和傳遞過程中常常會出現信息泄漏的問題。盡管當前許多學校開始借助現代技術優化信息化檔案管理工作的安全性，但網絡環境的復雜性導致安全建設工作的收益較低。因此，大部分學校一般將開發重點集中在管理系統開發、數字化檔案建設以及共享數據平臺建設。在這個過程中，檔案管理和存儲工作的現代化以及數據化發展給學校的檔案管理工作帶來了較大的風險，在互聯網環境中，學校檔案中的學生以及教師的信息可能出現數據丟失問題，且在許多學校中，信息化的檔案管理工作未能針對不同檔案的重要程度設立使用權限，導致檔案數據的訪問過于簡便，不利于開展現代化管理工作。同時，在學校信息化檔案管理的過程中，工作人員沒有認識到面臨的潛在威脅，且不具備防御網絡安全問題的能力，因此在未來的發展中，學校應當建設更為完善的安全管理體系，不斷提升信息安全工作的質量。

2.2信息化管理人員的綜合素質問題

目前，許多檔案管理人員在日常工作中沒有認識到信息化檔案管理工作的價值，認為其對于學校的建設發展沒有直接的推動作用。在這種思想的影響下，許多學校出現了檔案管理工作邊緣化嚴重的問題，既影響了檔案管理工作的質量，也對于學校的信息化檔案管理工作的發展造成了負面影響。同時，由于檔案管理人員對自身的工作價值缺乏正確認識，導致檔案管理工作中常會出現錯誤。除此之外，檔案管理人員在工作能力上也存在一定的不足，在工作前缺乏專業的培訓，且在工作中未能使用先進的技術和設備提升檔案管理效率，從而不利于提升檔案管理工作的效率。在學校的人事檔案管理工作中，管理人員的綜合素質也會影響工作的完成質量。目前，學校中的檔案管理人員大多并不是檔案管理專業人員，缺乏檔案管理經驗，從而會影響檔案管理工作的規范性。除此之外，在學校的發展中，檔案管理的專業性要求也不斷提升，工作人員的專業水平不足容易造成檔案管理工作混亂，影響檔案管理工作的規范化。

2.3檔案管理體系不完善

盡管許多學校正在根據信息化建設需求，對檔案管理工作的電子化發展進行優化，但是許多學校對于檔案的電子化管理工作不夠重視，沒有認識到實際的價值，未能針對信息化檔案管理工作的實際完善檔案管理體系，進而不利于開展電子檔案管理工作。首先，許多學校未針對電子檔案管理工作建立完善的管理隊伍，導致信息化管理工作質量不高。其次，當前許多學校未能健全檔案管理體系，直接影響了檔案管理工作的一體化發展，導致檔案管理工作無法結合實際需求建設。最后，許多學校的信息化建設不完善，檔案管理工作的發展缺乏網絡和硬件設備的支持，直接降低了信息化的正面作用，影響了信息化工作的效率。

3信息化時代做好檔案管理工作的策略

3.1提高檔案管理人員素質

信息化檔案管理工作對工作人員的工作素質和工作能力有著較高的要求，因此，在未來的發展中，學校應當強化管理隊伍的建設，根據管理工作的實際需求建立專業的管理隊伍，引進技術素養高且有檔案管理工作經驗的人才，在實際工作中通過定期培訓提升管理能力，并定期考核，制定合適的優化措施，全面提升管理工作的質量。

3.2建設完善的檔案管理平臺

要想進一步提升檔案管理工作的效率和安全性，學校應當對當前的檔案管理平臺進行優化設計，建設完善的檔案管理平臺。首先，針對當前檔案管理中存在的安全性問題，技術人員應當結合實際需求提高平臺的安全性，針對檔案的重要程度設立訪問等級，避免出現惡意篡改檔案的行為。其次，技術人員要完善現有的平臺，提高平臺使用過程中的網絡水平和硬件水平，不斷優化管理過程。最后，技術人員要根據實際需求對平臺功能進行優化，針對學生學籍檔案管理、學分登記等多種管理需求對平臺進行優化設計，完善平臺的功能。

3.3加大資金投入

檔案管理想要實現信息化管理，資金投入是必不可少的，這是保證學校實現檔案管理信息化的物質基礎。例如，計算機、掃描儀、復印件、打印機以及光盤等設備都需要資金。解決資金問題，是學校能夠實現檔案信息化的關鍵所在。學校可以向地方政府申請一部分資金，專門用于檔案管理信息化建設。同時，學校還可以向企業、個人募集一部分資金，從而既不會增加學校的負擔，也不會增加國家的負擔。除此之外，國家更要關注貧困地區的檔案信息化建設，以實現全國檔案信息化建設的均衡發展。

4結語

信息化技術應用在學校檔案管理工作中，可以有效提升檔案管理工作的效率。在未來的發展中，學校要進一步完善信息管理機制，建設完善的檔案管理平臺，提高管理人員的綜合素質，從而才能真正提升檔案管理工作的質量。

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作者:王敏 單位:商丘職業技術學院