城市排水管網檔案管理問題與改進建議
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摘要：城市排水管網是城市基礎設施的重要組成部分，對排水管網管理與養護時往往需要利用排水管網檔案，因此有必要加強排水管網檔案管理。目前檔案管理工作中存在檔案收集工作有待提升、檔案亟需實現集中統一管理等問題，要解決存在的問題必須采取有效措施，實現檔案完整保存與高效利用。
城市排水管網檔案是城市基礎設施建設部門在城市排水管網建設、管理、養護等過程中形成的真實記錄，也是排水管網維修、改造、遷建等的重要依據，通常包括排水管網建設過程中形成的計劃批文、建設許可證、建筑許可證、工程質量檢查監督報告表、竣工圖等建設資料，管理過程中形成的建管銜接、巡查、考核、接管審批、改建、擴建等管理資料，以及養護過程中形成的巡查、清疏、管道檢測等養護資料。城市排水管網是城市重要的基礎設施之一，在城市防洪排澇方面發揮著重要作用。由于排水管網絕大部分位于地面以下，具有隱蔽性，因此在排水管網建設、管理、養護時往往需要利用排水管網檔案。遺憾的是，當前排水管網檔案存在較多不盡如人意之處，對此必須加以思考并予解決。
1存在的問題分析
其一，檔案收集工作有待提升。囿于沒有制定規章制度對檔案收集工作進行規范與約束，檔案收集不及時、不規范的現象較為突出，形成年代較早的檔案保管不善、檔案遺失或損毀的問題較為嚴重。帶來的后果是，進行排水管網管理時，或找不到所需的檔案資料，或不能及時調閱相關的檔案資料，管理工作備受影響。其二，檔案亟需實現集中統一管理。排水管網包括雨水管網及其附屬設施和污水管網及其附屬設施，通常根據分布、類別不同，歸屬不同的主管部門。以杭州為例，分布在市政道路上的雨水管網及附屬設施主管部門一般為市政部門，分布在其市政主要道路上的污水管網及附屬設施的主管部門一般為排水公司，分布在其街道的雨污水管網及附屬設施的主管部門一般為屬地街道（鄉鎮）政府，相關檔案也分散保存在不同的主管部門之中。造成的后果是，檔案數字化后數據信息一般不以接入互聯網提供查閱利用，而是保存在各部門自建的檔案管理系統內，且只在本部門內開放，如涉及跨部門信息利用則需要辦理復雜的手續，查找到的信息存在重復、不完整、不準確等問題，給后續利用帶來很大麻煩。
2改進工作的主要方法
一要實現檔案的完整保存。當前排水管網檔案缺失是制約檔案數字化和檔案利用的重要因素，因此必須重視檔案收集工作，實現檔案完整保存。第一，要摸清“家底”，各單位要梳理清楚館（室）藏排水管網檔案，做到心中有數；在此基礎上加快存量檔案數字化步伐，優先對形成年代較早的檔案進行數字化，確保這部分檔案不損毀、不丟失。第二，要制定檔案資料收集規范并嚴格執行，只有這樣才能及時收集新增檔案并進行數字化。有條件的地區可以要求城市基礎設施建設部門把在城市排水管網建設、管理、養護等過程中形成的電子信息及時采集錄入數字化信息系統并及時歸檔，實現增量檔案電子化。如，杭州市建立了全市統一的排水管網系統，市排水管網建設、管理、養護等部門將各自日常工作中形成的電子資料及時錄入系統之中再移交歸檔，確保了檔案完整收集。第三，要適時開展排水管網普查補繪工作，補齊缺失的排水管網檔案。二要實現檔案的高效利用。城市排水管網各部門必須加強協作、消除信息壁壘，實現檔案信息的互通共享，最終實現檔案的高效利用。要制定相關的規章制度。各部門可以根據檔案法、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律法規，完善本地檔案信息共享的規章制度，打破部門信息壁壘，建立檔案信息共享規章制度。如，廈門市制定了《廈門市地下管線工程檔案利用暫行規定》《廈門市綜合地下管線信息管理系統數據入庫和信息系統管理規定》，推動了當地排水管網檔案共享；再如，杭州市江干區建立了全區雨污水管專業數據庫，打破了全區相關部門間的信息壁壘，實現了雨污水管檔案共享。還要建立排水管網檔案統一利用端口。將有關單位數據庫數據遷移至統一的數據庫，建立統一的利用端口，或者將有關單位的端口鏈接到統一的利用端口。在此基礎上及時開放利用端口，通過設置一定訪問條件或者權限，既提供了利用，又保障了檔案安全。
作者:馬奔 單位:杭州市江干區城市管理綜合監管中心
