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摘要:隨著信息時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作中全面采用，已成為當(dāng)今高校檔案管理必備基礎(chǔ)條件，信息新科技對(duì)高校檔案管理帶來更高效、便捷同時(shí)，也對(duì)高校檔案管理提出新要求。

關(guān)鍵詞:信息時(shí)代;高校檔案管理;互聯(lián)網(wǎng);大數(shù)據(jù);創(chuàng)新途徑

隨著信息科技的迅猛發(fā)展，幾乎所有產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)都在短時(shí)間內(nèi)同互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)接，產(chǎn)業(yè)模式因此獲得革新。當(dāng)前高校檔案管理中互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)成為新的管理方式，與傳統(tǒng)人工搜集數(shù)據(jù)、歸檔、查閱方式相比，信息技術(shù)給高校檔案管理帶來質(zhì)的飛躍。

一、信息技術(shù)帶個(gè)高校檔案管理新變化

當(dāng)前，我國高校檔案管理工作已經(jīng)全面接入互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理運(yùn)作，其數(shù)字規(guī)范化運(yùn)營(yíng)，體現(xiàn)了信息時(shí)代檔案管理工作新特點(diǎn)。高校數(shù)字檔案管理要求所有存儲(chǔ)數(shù)據(jù)間彼此關(guān)聯(lián)互通，如果不能做到關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)間無法聚合，各個(gè)系統(tǒng)間的信息將在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中呈現(xiàn)“孤島”現(xiàn)象，無法為用戶提供信息資源支持服務(wù)。在信息網(wǎng)絡(luò)連通下，大數(shù)據(jù)技術(shù)為高校檔案信息管理提供了強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)分析能力，為所有數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)能夠聚合、分析提供了必要條件。在大數(shù)據(jù)條件下，高校檔案能滿足大數(shù)據(jù)技術(shù)要求，能讓高校不同檔案內(nèi)容匯聚融合，更容易管理，同時(shí)還能為這些數(shù)據(jù)檔案提供分析、可視化，將高校檔案數(shù)據(jù)管理提升到一個(gè)新層次，信息化推送服務(wù)更具個(gè)性化。在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下，高校檔案管理突破傳統(tǒng)文件周期性技術(shù)難題，不會(huì)因年限所致被強(qiáng)制銷毀，而是通過網(wǎng)絡(luò)連通以數(shù)字形式長(zhǎng)久存貯，能在任何時(shí)候向用戶提供翔實(shí)的信息服務(wù)[1]。

二、高校信息檔案存在的管理問題

高校信息檔案管理，讓所有原始記錄資料能夠起到“存憑、留史、資政、育人”的特殊作用，這是以前人工檔案管理無法比擬的，但即使如此，高校信息檔案管理仍存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.“信息孤島”現(xiàn)象在一些高校檔案管理中仍然存在。“信息孤島”是指不同類型的信息資源相互獨(dú)立，由于缺乏系統(tǒng)鏈接，這些信息無法實(shí)現(xiàn)交流共享，如同散落在信息交流之外的一個(gè)個(gè)獨(dú)立孤島存在，因此被稱為信息孤島。這種無法進(jìn)行及時(shí)統(tǒng)計(jì)交流的信息資源，曾長(zhǎng)時(shí)間稱為各高校檔案管理的主要形式，只是在信息技術(shù)平臺(tái)中，大量信息孤島被互聯(lián)網(wǎng)連接，但仍有部分高校檔案信息仍沒有利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)聯(lián)通，信息成閉塞孤立狀態(tài)。造成這種現(xiàn)象原因主要有：不同機(jī)構(gòu)的信息管理系統(tǒng)存在不兼容問題；其次是高校整體管理存在條塊分割現(xiàn)象，各專業(yè)之間缺乏有效溝通，一些專業(yè)系統(tǒng)側(cè)重某種檔案數(shù)據(jù)收集，系統(tǒng)形成獨(dú)立性，與其他系統(tǒng)信息管理難融合，造成數(shù)據(jù)鏈格式不匹配。還有的高校中信息管理系統(tǒng)存在代差或不兼容問題，這一部分原因是不同系統(tǒng)供應(yīng)商不同，機(jī)器設(shè)備和軟件不兼容，系統(tǒng)間在安裝上存在時(shí)間差，新舊設(shè)備難以接入，導(dǎo)致高校檔案管理系統(tǒng)對(duì)一些科室舊的機(jī)器設(shè)備無法識(shí)別，信息無法導(dǎo)入造成信息采集或傳遞上的阻隔，形成信息孤島現(xiàn)象[2]。

2.高校檔案資源存在數(shù)字化、規(guī)范化缺失和采集范圍受限現(xiàn)象。當(dāng)前我國高校管理系統(tǒng)中信息技術(shù)已經(jīng)在快速普及，這為高校檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)管理提供了良好的環(huán)境和機(jī)遇。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，我國高校檔案程序數(shù)字化得到很大提高，但在應(yīng)用過程中仍存在一些急需解決的問題。其一是在高校內(nèi)各種文化交流、活動(dòng)比賽、專家講座等信息采集和處理、保存仍存在缺陷不足，其原因在于無論校內(nèi)還是校外，文化、人員交流日益頻繁，給高校檔案管理工作帶來一定壓力，同時(shí)高校舉行的各類學(xué)習(xí)文化娛樂活動(dòng)中記錄載體多樣，即有筆墨紙張、視頻圖像、音頻難以統(tǒng)一，活動(dòng)結(jié)果形成的各種獎(jiǎng)勵(lì)實(shí)物、證書等也是高校檔案收集的重要組成，很多檔案需要將實(shí)物進(jìn)行數(shù)字技術(shù)重新收集，如對(duì)一些證件進(jìn)行掃描、拍照等。其二是高校檔案電子采集存在局限性。高校檔案收集整理程序大多仍采用傳統(tǒng)形式，只是運(yùn)用數(shù)字技術(shù)手段而已，而有關(guān)收集的檔案信息其他渠道并沒有得到重視。如學(xué)校官網(wǎng)、校園內(nèi)論壇、高校外部與所收集檔案有關(guān)的信息記錄。另外，對(duì)檔案信息的相關(guān)報(bào)道和評(píng)論內(nèi)容缺乏重視。這一方面體現(xiàn)了高校檔案工作管理需要改進(jìn)，檔案采集范圍應(yīng)擴(kuò)大；另一方面也體現(xiàn)了高校檔案工作人力、技術(shù)、設(shè)備上的缺乏[3]。

3.高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)高校信息檔案管理缺乏重視。隨著我國高等教育改革的不斷深入，推動(dòng)了高校檔案信息管理日益普及，信息檔案技術(shù)已經(jīng)在高校建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。雖然新技術(shù)、新設(shè)備不斷引進(jìn)，但長(zhǎng)久以來形成的陳舊觀念，導(dǎo)致高校管理層對(duì)高校檔案工作仍缺乏足夠重視，高校領(lǐng)導(dǎo)更多將精力投入到教學(xué)等與高校聲譽(yù)直接影響的地方，高校檔案管理被邊緣化成為整個(gè)高校工作中的點(diǎn)綴。有的高校領(lǐng)導(dǎo)沒有從認(rèn)知角度重視高校信息檔案管理工作，也沒有將高校檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中來，只是將這一部門作為學(xué)校整體的一個(gè)可有可無的組成而已，高校決策層對(duì)高校信息檔案工作的認(rèn)知模糊，很大程度上影響了高校信息檔案建設(shè)。再者高校信息檔案工作程序急需改進(jìn)，一些高校檔案室雖然安裝了先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，但在實(shí)際工作中卻不能采用先進(jìn)的技術(shù)手段和互聯(lián)網(wǎng)思維進(jìn)行，致使電子檔案被條塊分割，難以形成整體檔案，一些有價(jià)值的檔案電子信息不能及時(shí)備份，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題需要將原始數(shù)據(jù)備份歸檔都，無法做到，造成難以彌補(bǔ)的損失。這些人為技術(shù)手段的缺失，如果在高校信息檔案建設(shè)上重視起來都能避免，但在一些高校檔案管理上仍存在，說明高校檔案建設(shè)仍需不斷建設(shè)，要從人的思想和技術(shù)上進(jìn)行全面升級(jí)[4]。

三、高校信息檔案管理的創(chuàng)新途徑

當(dāng)前高校檔案信息化管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的，這就需要高校檔案管理要以信息技術(shù)為重點(diǎn)，工作人員要轉(zhuǎn)換工作理念，熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，在工作中以全新流程設(shè)計(jì)突出檔案管理信息化的科學(xué)便捷性。高校領(lǐng)導(dǎo)層也要對(duì)高校信息檔案管理建設(shè)高度重視，要將高校檔案工作置于高校整個(gè)發(fā)展建設(shè)規(guī)劃中來，從人員配備、設(shè)施、資金、技術(shù)等方面都要進(jìn)行大力支持。

1.推動(dòng)高校檔案以“互聯(lián)網(wǎng)+”信息形式存在。在高校信息檔案管理中，要重點(diǎn)滲透“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，打破傳統(tǒng)思想壁壘，以互聯(lián)網(wǎng)連通一切，這也是當(dāng)前整個(gè)社會(huì)所要面對(duì)的現(xiàn)實(shí)和發(fā)展方向。首先要讓高校領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”對(duì)高校檔案建設(shè)的重要性，將“互聯(lián)網(wǎng)+”思維融入到高校電子檔案建設(shè)中，建立高校信息檔案管理制度和規(guī)劃，從高校整個(gè)發(fā)展規(guī)劃中體現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的重要性。其次，要統(tǒng)一高校下屬各級(jí)學(xué)院、黨政辦公室電子歸檔標(biāo)準(zhǔn)，要對(duì)這些科室人員進(jìn)行信息技術(shù)檔案管理培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)能力，從而打破高校內(nèi)部檔案信息采集、傳遞不暢現(xiàn)象，有效提高高校信息檔案管理效率。在這一點(diǎn)上，高校領(lǐng)導(dǎo)層要賦予高校檔案室更多決策審查權(quán)限，由高校檔案管理統(tǒng)一頒布信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，所采用的數(shù)據(jù)庫必須要與高校檔案室管理心態(tài)兼容，各院校和下屬辦公室都要以此標(biāo)準(zhǔn)制定、發(fā)送數(shù)字信息，以確保做到高校檔案室采集、歸檔和客戶點(diǎn)擊查詢檔案信息做到無縫銜接、高質(zhì)高效，以保證各類歸檔的電子文件、信息、記錄，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間互操作及信息資源共享，以此發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)平臺(tái)互聯(lián)互動(dòng)優(yōu)勢(shì)[5]。

2.將“大數(shù)據(jù)思維”用于高校檔案管理和服務(wù)之中。高校電子檔案管理和服務(wù)理念更新，要植入大數(shù)據(jù)思維，從而達(dá)到高校電子檔案管理和服務(wù)方式的創(chuàng)新。當(dāng)今時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)無處不在，人們的工作、學(xué)習(xí)、生活已經(jīng)越來越離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來的便捷，高校檔案管理要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，根據(jù)用戶需求實(shí)現(xiàn)信息檔案數(shù)據(jù)多維度的融合，在管理運(yùn)行中需要?jiǎng)?chuàng)新。例如學(xué)校科研建設(shè)需要做前瞻性設(shè)計(jì)，會(huì)調(diào)用檔案對(duì)需要進(jìn)行的科研進(jìn)行多重?cái)?shù)據(jù)調(diào)研，這就需要檔案室提供以往相關(guān)電子數(shù)據(jù)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)相關(guān)科研進(jìn)行系統(tǒng)搜集聚合，從多方位、多角度對(duì)要開展的科研提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)資料。這種數(shù)據(jù)多維度采集并不僅限于高校檔案室內(nèi)資料，可通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行相關(guān)技術(shù)數(shù)據(jù)搜集。這種大數(shù)據(jù)技術(shù)也可運(yùn)用到對(duì)學(xué)校教職員工和學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)生成系統(tǒng)上，從不同維度記錄某位教師或?qū)W生數(shù)據(jù)檔案，使查閱或評(píng)判對(duì)比更翔實(shí)、準(zhǔn)確，有助于全校師生信息管理[6]。構(gòu)建高校檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)平臺(tái)，是對(duì)高校檔案管理服務(wù)的有效創(chuàng)新，能實(shí)現(xiàn)高效檔案管理智能、自動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)化，完全改變了傳統(tǒng)高校檔案管理重視保存的服務(wù)理念，更多體現(xiàn)在檔案管理人性化查詢、甄別、收集、歸檔上，同時(shí)還可根據(jù)客戶要求進(jìn)行打印、復(fù)印、可視化功能服務(wù)，服務(wù)質(zhì)量和效率都得到極大提升。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人機(jī)互動(dòng)更加頻繁，在高校日常學(xué)習(xí)工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作用日益增大，新型電子檔案服務(wù)需求日漸增多，已經(jīng)惠及校園建設(shè)各個(gè)方面。例如用戶在通過高校檔案查詢系統(tǒng)獲得電子身份認(rèn)證后，可利用查詢系統(tǒng)查詢相關(guān)電子檔案，也可在智能手機(jī)上下載安裝高校檔案管理APP，隨時(shí)隨地登錄校方檔案管理門戶，方便調(diào)取查閱檔案，獲得高校檔案管理提供的查詢、咨詢、證明等形式的服務(wù)。高校檔案管理工作思維方式的轉(zhuǎn)變，主動(dòng)向用戶推送相應(yīng)的檔案變化信息，實(shí)現(xiàn)管理模式創(chuàng)新，為用戶提供主動(dòng)式、精準(zhǔn)的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]喻國明.互聯(lián)網(wǎng)是高維媒介：一種社會(huì)傳播構(gòu)造的全新范式———關(guān)于現(xiàn)階段傳媒發(fā)展若干理論與實(shí)踐問題的辨正[J].編輯學(xué)刊,2015(4）.

[3]馮惠玲,趙國俊,劉越男,等.電子文件管理國家戰(zhàn)略芻議[J].檔案學(xué)通訊，2006(3）.

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[5]陳永生,侯衡,蘇煥寧,等.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：整合共享[J].檔案學(xué)研究,2015(6）.

[6]鐘輝新，黃曉斌.基于軟件即服務(wù)的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)服務(wù)模式與應(yīng)對(duì)策略[J].情報(bào)理論與實(shí)踐,2012,35(7）.

作者:甘萍