事業單位檔案管理現狀（5篇）
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摘要：事業單位財務會計檔案的價值直接與檔案的規范管理、檔案管理水平掛鉤，因此，為了更好地保障會計檔案的管理，事業單位應采取合理的措施提高檔案管理水平、規范管理檔案。
關鍵詞：事業單位；會計檔案；管理
在事業單位財務會計管理以及財務核算過程中，具有保存價值的財務會計文字、資料、憑證等各種財務會計核算直接材料稱為事業單位會計檔案，是反映事業單位財務記錄和財務會計的直接重要依據。會計年度終了后應整理相關檔案并將其裝訂成冊，規范、合理管理。
一、事業單位會計檔案規范內容
1.會計檔案的內容。事業單位所有相關經濟活動的記錄在案則是會計檔案，是事業單位會計檔案資料的重要經濟信息。會計檔案想要科學合理地為事業單位的發展服務，必須保證會計檔案內容具有精確性、規范性、有效性以及完整性。事業單位所有具有保存價值的財務會計資料都必須認真、細致、及時收集，如原始憑證等各種憑證有差錯要立即找經辦人進行補辦或說明原因，充分保證會計資料的完整性。相關會計人員轉調時要進行工作交接并嚴格做好記錄，保證會計資料的連續性。
2.會計檔案的性質。會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、會計資料、收集電算化財務會計檔案以及管理信息系統的會計檔案六個分類。會計憑證：會計原始憑證匯總表、會計記賬憑證以及外來的原始憑證、自制原始憑證等會計憑證的匯總表。這些都是會計核算的基礎憑證，在年度終了時要按規定入檔。會計賬簿：財務會計總賬、會計明細賬、固定資產卡片以及財務會計的各種輔助賬簿等。會計報表：主要財務報表，包括月度、季度、年度等財務報表和報表附注以及審計報表等各種關于會計的報表。其他會計資料：會計檔案的保管、經濟分析報告、經濟合同等各種與會計核算緊密結合有會計價值的會計資料。電算化財務會計檔案的收集：在一定的日期內對電算化財務所有數據資料進行收集整理，并將信息備份到計算機財務系統中。管理信息系統會計檔案：包括年度會計資料的備份、系統升級前的所有財務數據備份、各種會計資料的規范化保存，且對相關重要數據進行雙備份，以防發生意外事故，引起整個事業單位財務會計檔案信息的殘缺性等各種事故的發生。
二、對管理事業單位檔案工作人員的要求
1.會計檔案管理人員有一定的計算機知識。科學、合理的會計檔案管理方法是保證會計檔案管理工作規范化的前提。檔案管理工作已從原來管理紙質財務會計檔案發展到管理電子會計檔案，但修改電子會計檔案極其容易，因此，對于財務會計檔案管理工作要嚴格執行計算機授權權限，必須嚴格執行財務會計檔案管理制度，一切都必須符合制度、達到標準。要保證會計檔案的保密性和安全性，可以對事業單位的財務會計系統建立多用戶和分限管理方法，及時備份、維修會計檔案的重要資料，防止信息的丟失和損壞。除對紙質檔案進行嚴格保管外，對電子會計信息要學會利用現代化技術進行保管，對會計資料進行分類和整理。事業單位對電子財務會計資料的保存要選擇質量良好的載體進行保存，并將其明確分類、合理管理，利用電子信息技術進行會計檔案管理可減少存儲空間，減少會計檔案管理成本，節約資源。
2.培養雙面人才。會計檔案管理工作是事業單位檔案管理的重要組成部分，會計檔案的內容、數量以及保密性都特別重要。要改善會計檔案的管理條件，提高會計檔案水平，確保會計檔案的安全，就必須任用專業、綜合性的人才來進行會計檔案管理工作。事業單位任用的會計檔案管理工作人員，必須具備專業的檔案管理知識，同時又要對會計知識和計算機知識有所了解，在遵守事業單位相關規定的前提下，要以充分挖掘會計檔案價值為目標，更好地為事業單位發展服務。事業單位可以根據自身實際情況針對會計檔案管理者建立合理科學的獎懲制度，不僅要以會計檔案的管理為績效考核，也要對會計檔案管理者進行一定的電算化財務信息系統知識、計算機財務管理技能等進行培訓和考核，使會計檔案管理者能將電子管理技術和會計檔案管理方法相結合，更好地保證會計檔案的安全性和保密性。
三、管理事業單位會計檔案的措施
管理會計檔案要將其進行分類整理并立卷，按照順序對立卷進行編號。
1.會計檔案管理基本要求。會計檔案按照一定的格式按年立卷，裝訂別類在檔案封面寫清楚，對于事業單位財務的輔助賬、現金登記賬等各種財務會計資料都要按照財務會計規定進行整理歸檔并填寫好裝訂封面的所有內容。
2.整理事業單位財務會計憑證。財務會計憑證要每月整理一次并將其收集整理分門別類地進行裝訂，裝訂要整齊、牢固并便于查找，按照類型順序排列，且統一要求裝訂成冊。
3.整理事業單位基本項目的財務會計檔案。當事業單位的基本建設項目竣工、交付使用時，財務會計必須等事業單位結轉所有債務和所有款項以及其他相關款項后才能對該項目的財務會計資料進行整理和立卷歸檔，對于所有已經收集整理好的會計資料要如實填寫其名稱、卷號、檔案編號等各個信息，完備會計檔案的歸檔手續，按照相關規定整理、分類、編號和擺放，以便查閱。
4.裝訂事業單位財務會計檔案的順序。對財務會計檔案的裝訂必須按照規定的順序進行，這樣才能保證會計檔案管理的規范化、標準化，也便于以后的查閱：裝訂會計賬薄的封面、使用賬薄啟用表、賬戶目錄、按本賬薄頁順序裝訂頁、會計裝訂封底。同時，財務會計賬薄的裝訂必須平整，不得折損；會計賬薄必須按照賬薄名稱、年度和編號進行裝訂；裝訂人對賬薄的封口處必須加蓋印章；對于賬簿要進行分類，如總賬、現金日記賬等。
四、理智銷毀事業單位會計檔案
會計檔案管理工作環節之一就是對會計檔案進行鑒定及銷毀。國家制定《會計檔案管理辦法》，要求事業單位在遵守相關規定、符合自身實際情況的條件下，制定出合適的會計檔案鑒定銷毀方案，且編制會計檔案銷毀清單。會計部門和檔案部門共同提出檔案鑒定及銷毀的書面意見，在一定的規章制度下，確定會計檔案的保管期限，判斷其價值。當會計檔案的保管期滿，需要銷毀時，檔案部門和會計部門要共同對其進行鑒定，確定會計檔案可以銷毀時，必須經過事業單位領導簽字批準，且要檔案、財務、審計、保衛等各部門共同在場監銷。
五、配備專人對事業單位會計檔案進行管理
1.建立高素質的事業單位會計檔案管理隊伍。健全規范的會計檔案管理制度是保證會計檔案管理工作的基礎。會計工作者分工管理，收集事業單位所有經濟往來憑證，對會計檔案進行明確分類，如實詳細填寫會計檔案的收、借記錄，做好會計檔案管理工作。事業單位財務會計部門要任用掌握相關計算機技術和檔案管理知識的人員，改變事業單位財務隊伍專業結構單一的情況，滿足現代檔案管理的要求。對于檔案管理工作人員，要定期對其進行培訓，提高檔案管理水平。事業單位要利用高科技管理會計檔案，積極開發會計檔案的管理技能，充分挖掘會計檔案價值，加強會計檔案管理力度。
2.聘用綜合性的人才進行會計檔案管理工作。事業單位要建立健全完善的會計檔案的立卷歸檔、保管、查閱等各個步驟的管理制度。會計檔案管理人員要穩定，可以全面負責會計檔案工作的管理。會計檔案管理人員對會計檔案的保管、借閱、鑒定、銷毀等要嚴格按照一定制度進行。事業單位對會計檔案管理人員要進行關于檔案管理和操作的技能崗前培訓，使其在掌握基本會計知識的同時也要熟悉相關的會計檔案管理知識。
參考文獻
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作者：吳冰 單位：湖北省漢川市人民醫院
第二篇：事業單位文書檔案管理探析
摘要：事業單位文書檔案的管理與有效利用，對于單位的有序發展起到重要的作用。目前，我國事業單位在文書檔案的管理和利用上還存在很多的不足之處。本文主要對文書檔案管理和利用所存在的問題進行分析，并提出有效措施。
關鍵詞：事業單位；文書檔案；管理與利用
一、文書檔案管理的概述
文書檔案管理在事業單位有著重要的地位，可直接對事業單位的競爭力造成影響。事業單位需要不斷加強檔案管理方面的工作力度，充分發揮其價值，以期更快地適應現階段社會的發展，以保證檔案工作能夠更好地開展。新技術的不斷涌現，如計算機、網絡方面的先進技術，促使事業單位文書檔案的管理向電子化發展，這也利于文書檔案在使用的過程中更便捷，并能最大程度地發揮文書檔案的功能與效用，推動事業單位的良性發展。
二、事業單位文書檔案管理存在的問題
（一）文書檔案管理工作得不到重視
現階段存在一部分事業單位管理人員未能充分認識到檔案管理工作的重要性，對于檔案管理工作的認識不到位。由于單位和管理人員認識不到文書檔案管理工作的重要性，所以就造成單位對文書檔案管理方面投入的成本較少，且文書檔案相關科室的設備也不健全，文書檔案資料相對滯后，這些問題都會對事業單位整體的發展造成不良的影響。
（二）文書檔案管理方面投入缺乏
由于認識的不到位，單位領導認為文書檔案管理工作并不是非常重要。所以，單位的相關部門沒有投入足夠的人力、物力和財力。
（三）文書檔案管理銜接存在問題
在實際工作中，事業單位文書和檔案的管理不統一，難以相互配合，甚至各自形成獨立的管理體系，在一定程度上拉開了文書檔案的管理“距離”，檔案管理者不考慮文秘工作，文秘工作忽視檔案管理，造成工作脫節，從而影響了文書檔案管理工作的質量。
（四）檔案管理人員素質欠佳
文書檔案管理人員的專業知識并不過硬，所以在進行文書檔案管理工作時，經常會出現資料收集、存放方面的問題，導致檔案相關的資料出現一定的偏差。此外，事業單位在進行文書檔案管理工作時，具有較高專業素質的管理人員較為缺乏。文書檔案管理人員對于本職工作的重視不夠，文書檔案的管理制度存在問題，業務指導方面的能力較低，檔案管理人員的整體素質不高，缺少責任意識和對工作的熱愛。很多管理人員無任何培訓經驗直接上崗，對于業務方面的知識知之甚少。從某種角度來講，這對事業單位文書檔案管理工作的發展形成很大的制約。
（五）文書檔案管理缺乏規范
文書檔案管理工作存在規范相對滯后的問題，使用的軟件也是不統一的。其實最重要的問題，不是硬件設備不足，而是硬件的作用沒有得到有效發揮，這就需要加強檔案管理的標準化和規范化建設。
三、完善文書檔案管理工作和利用的策略
（一）加強對文書檔案管理工作的重視
在進行文書檔案管理工作的過程中，事業單位全體工作人員要提高對文書檔案管理工作的重視與支持。充分發揮管理人員的作用，從根本上穩固文書檔案管理工作的地位。同時，要在傳統檔案管理的基礎上完善管理工作，融入現代化技術，合理利用計算機、互聯網進行管理。此外，要積極調動文書檔案管理工作人員的工作積極性，推進文書檔案管理工作能夠更好地開展。
（二）加大投入現代化的軟件和硬件設施
事業單位需要提高文書檔案管理方面軟硬件的投入，添加一些先進的計算機設備，加強對相關文書檔案管理人員的培養。事業單位在建設相關系統的過程中，可通過一些現代化的管理方法，結合相關的信息化技術，針對事業單位文書檔案的具體情況全面地進行管理。
（三）強化文書檔案管理的隊伍建設
要保證文書檔案管理的隊伍具有較高的職業素質，方能滿足事業單位發展的需求。要提高檔案管理人員自身的服務意識，通過相關的培訓來加強工作人員計算機和互聯網技術的實際操作能力，進而跟上信息化文書檔案管理的步伐。以培訓的形式加強工作人員和管理人員的知識儲備，加強其職業素質，在工作中敢于創新，以確保事業單位文書檔案管理人員能夠更好地提升自身的職業素養。
（四）確保文書檔案管理的效用
事業單位文書檔案的管理工作需要達到規范化和標準化的要求，因為其可以更快地實現文書檔案現代化的標準。文書檔案工作的性質為知識方面的管理類內容。知識方面的管理，主要需要將信息或是和信息相關的活動、信息和人們的行為有效地聯系起來，從而達到知識共享的目的，以實現社會的發展。文書檔案的管理可視為信息方面的管理或是知識方面的管理。文書檔案主要是事業單位內部的信息資料，更是事業單位的重要財富和智慧，文書檔案的管理工作要實現現代化、信息化管理，才可以促進信息資料和資源最大程度地發揮其功效。
隨著社會經濟的不斷發展，事業單位中文書檔案的管理工作顯得尤為重要。事業單位要加強對文書檔案管理工作的重視，提升管理人員的職業素質，并加大軟硬件的投入，以確保事業單位的檔案管理工作可以更好地發展。
參考文獻：
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作者：高麗 單位：廣東省深圳市建設工程造價管理站
第三篇：新時期事業單位檔案管理創新思路
【摘要】檔案是事業單位日常管理的主要組成部分，也是承擔事業單位各類信息的主要載體，更是事業單位實現高效運行、有序運行、協調運行的首要保障。本文結合筆者多年的工作經驗，深入探討了新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法，具有一定的參考價值。
【關鍵詞】事業單位；檔案管理；創新思路
一、引言
隨著我國國民經濟的迅猛發展，事業單位的檔案改革已成為了必然趨勢，檔案是事業單位日常管理的主要組成部分，也是承擔事業單位各類信息的主要載體，更是事業單位實現高效運行、有序運行、協調運行的首要保障；事業單位應該要積極落實檔案管理責任，強化檔案資料的收集、整理、立卷和開發利用環節。本文就新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法進行探討。
二、加強組織領導
事業單位應該成立由單位一把手任組長、分管領導任副組長、各部門相關領導為組員的檔案管理工作小組，明確領導責任，落實成員負責檔案文件材料的收集、鑒定、整理、立卷、歸檔，使檔案整理工作做到事事有人負責，環環有人把關。與此同時，把檔案管理工作作為事業單位的一項重要的內容納入年度目標考核，與其他工作同部署、同組織、同考核，并認真落實了責任領導、責任科室、責任人員，切實做到有人抓、有人管；同時對檔案工作進行常態化管理，有效地提升了單位全體人員的檔案責任意識。另外，要建立分管領導負總責、檔案室主任具體負責、各部門協助共管的三級檔案管理網絡，進一步增強責任心。并為檔案室配備了專用電腦、電子掃描儀和復印機，做好檔案數字化的目錄、掃描、掛接和備份工作，推進檔案傳統載體的數字化，實行檔案查詢目錄電子化，簡化檔案查閱手續。定期組織檔案管理人員學習《中華人民共和國檔案法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》《歸檔文件整理規則》等相關法律法規。
三、加強檔案信息資源建設
通常而言，檔案信息資源的建設主要包括兩個方面。一方面，是數字化轉化原始館藏資源。眾所周知，在大規模應用計算機技術之前，事業單位的檔案信息資源基本都是以紙質化為載體，這些歷史紙質檔案在時間的流逝下已經不同程度地出現了破損的現象，再加上歷史紙質檔案會受到時間、地域的較大影響，不利于相關人員的有效使用，針對這種情況，應該將事業單位的紙質檔案轉化為數字化文件，但值得注意的是，在掃描完紙質檔案之后，要注意認真核對，以免出現掃描信息不對稱、掃描遺漏的問題出現。另一方面，要注意收集檔案的電子文件。電子文件主要包括2個方面，分別是新出現的檔案文件和已掃描的紙質檔案，注意要對其格式予以規范，并且對收集時間、收集人員進行注明。
四、推進軟硬件建設
不斷加大資金投入，設立了綜合檔案室、檔案調閱室。還應該撥出專項經費來添置檔案密集架、底圖柜、防磁柜、計算機、打印機、除濕機、滅火器、空調、溫濕度計等設備，同時投放了防蟲、防潮藥劑，保證了各類檔案的安全，提高了檔案管理工作的效率，促進了檔案管理工作健康發展。在安全管理上，事業單位要配有專人值班，有監控攝像，檔案室的鑰匙有專人保管，定期投放藥劑，定期打掃衛生。
五、加強檔案資料的全面收集
（一）提高檔案資料的收集深度和收集廣度。無論兼職還是專職，檔案管理人員都應該要提高檔案資料的收集深度和收集廣度，尤其是要注重收集與事業單位相關的建設工程、社會活動、重要會議、優秀事跡、重大歷史事件、重要成果等檔案資料。值得注意的是，在收集過程中要注意對各部門特色進行突出，要多去收集一些具有獨特價值的檔案資料。
（二）加強各個部門之間相互協作。事業單位的檔案管理人員在收集檔案資料的過程中要注意腦勤、腳勤、嘴勤。“腦勤”是指要基于事業單位的實際情況來思考檔案管理工作的方向、思路以及利用途徑；“腳勤”是指事業單位的檔案管理人員要注意與各個業務部門及時的進行交流和聯系，以便能夠獲得第一手檔案資料；“嘴勤”是指事業單位的檔案管理人員要對各個業務部門的新工作進行了解、掌握。總之，事業單位務必要通過腦勤、腳勤、嘴勤來拓寬檔案資料的信息收集渠道，以便為事業單位管理層提供可靠的參考信息。
（三）基于發文的種類來分類登記。第一，事業單位要單獨設置收文登記本，不能混用；第二，若來文是傳真資料，那么要將接受時間在備注欄進行詳細注明，若傳真是由專人送交，那么還應該要將送交人的姓名、單位進行注明；若來文是紅頭文件，那么需要在備注欄中詳細注明文件標題、來文文件號、收文號、收文日期、來文單位、機密等級等。第三，基于事業單位的實際工作需要，每季度或半年做一次備案，可根據記錄內容進行打印，避免因筆體不同而造成難以辨認。年終時，將做好的備案表裝訂成冊，即形成一本檔案明細賬。
六、結語
總之，檔案管理工作對于事業單位而言極為重要，既是事業單位真實運營情況的記錄，又是事業單位提高管理工作質量、工作效率的必要條件，對于事業單位的可持續性發展發揮不可估量的作用，值得深入探討。事業單位通過全體員工的共同努力，力爭讓檔案管理工作步入到制度化、規范化、科學化的管理軌道。
【參考文獻】
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作者：宋晶 單位：武漢市土地利用和城市空間規劃研究中心
第四篇：新形勢下事業單位文書檔案管理工作分析
一、前言
所謂的文書檔案，指的就是政府機關、企事業單位或者是一些社會團體以及其他組織在行政管理工作過程中形成的，具有一定保存價值的文件。在目前的新形勢下，文書檔案是事業單位檔案管理工作中的重要性越來越突出，一個單位工作成績的好壞，社會形象的優劣都可以通過文書單位體現出來。因此，新形勢下，對事業單位文書檔案管理工作的工作方法進行探討是很有必要的。
二、事業單位做好文書檔案管理工作的重要性以及必要性
文書檔案是一種重要的信息憑證，文書與一般文獻不同的是，文書不具有主觀性，它是是事業單位設立、變更、注銷以及其他活動的歷史記載，是對事業單位工作的真實情況以及員工的個人信息進行客觀的記載，具有明顯的法律作用。另外事業單位的文書檔案在國家檔案中也扮演著相當重要的角色，彌補了以部分國家檔案信息不詳盡的不足之處。其次，事業單位的文書檔案一般都全面記載了單位各方面的信息，能夠很好的為我國社會以及市場經濟的發展提供信息服務。
三、新形勢下事業單位文書檔案管理存在的問題
（一）事業單位領導對文書檔案管理缺乏重視
在我國不少事業單位中，眾所周知的，存在著許多單位領導負責人不重視檔案管理工作的情款發生。因為與但單位中其他工作不一樣的是，文書檔案管理工作并不能產生直接的盈利或是財富，因此領導大都不愿意投入過多的關注，或者沒有重視文書檔案管理的重要性，“重技術、輕檔案”的現象比較嚴重，一般都僅僅要求保管好文件即可。在一個單位中，如果連領導都不能充分意識到檔案管理的重要性，這種想法必然也會造成各個可是也不重視文書檔案工作，在收集文書資料時出現不配合、不積極的情況發生。另外，重視程度不夠還體現在部分事業單位的文書檔案管理并沒有采用現代化的科學手段，導致無法幫助文書檔案管理更加科學規范的進行。
（二）文檔管理人員專業素質及能力偏低
眾所周知的，由事業單位檔案管理工作的性質決定了相關的工作人員必須具有良好的專業技能，以及自覺的職業素養。但是我國現階段的事業單位雖然也都按要求設立了較為穩定的檔案管理人員，但是這些人員一般都是從其他科室抽調的，常常是身兼數職，并不能完全投入的檔案收集管理工作當中，因此不能及時規整檔案，并且這些人員并沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的管理流程、管理要求都不太了解，且檔案收集的意識薄弱。
（三）事業單位文書檔案管理的技術以及設備落后
先進的檔案管理技術和設備是保證檔案管理工作科學順利進行的有利保證。隨著經濟水平的額提升科學技術的發展，在當今形勢下，文書檔案的管理技術已經逐步趨向于數摘要：隨著我國經濟水平的不斷提升，事業單位的整體水平也有了質的飛躍，事業單位文書檔案管理工作是否能夠順利的進行逐漸成為了有關部門以及社會民眾相當關注的問題。作為歷史的見證、司法程序的依據，以及一些單位決策向導，事業黨委的檔案管理是一項非常重要的工作。筆者本文旨在剖析新形勢下事業單位檔案管理工作中的不足之處，并提出改進問題的工作方法以期能夠為文書檔案的科學管理提出一些可行的建議。關鍵詞：新形勢；檔案管理；工作方法字化，然而有些事業單位由于對檔案管理的不重視，并沒有將數字化技術充分運用到檔案管理工作之中，導致在需要查閱文書檔案數據的時候，忍讓不得不借助繁瑣落后的人力操作。這樣一來，不僅降低了檔案管理的安全性，導致檔案查閱成本加大，降低查詢效率，而且還導致整體的文書檔案管理工作與世界先進水平脫節。另外，在文書檔案保管設備上，許多企業仍采用老舊的儲物柜儲存方式，這樣不僅不利于分類保管，而且還很容易造成安全隱患，如果建筑一旦發生類似火災之類的危險，所有文書檔案將都因此付之一炬。
（四）文書檔案管理方式陳舊任何工作的順利開展都依賴于完善的制度以及規則，而文書檔案管理制度的的陳舊，是由長遠的歷史原因引起的。在我國的許多事業單位當中，并沒有設立完善的文書檔案管理制度。其一，可以看到事業單位在規章制度方面沒有統一的行為標準，其二，在現有的規章管理制度不夠科學高效，存在漏洞和空白，這些實際存在的問題都會對檔案工作的管理造成不良的影響
四、新形勢下事業單位文書檔案管理工作方法
（一）加強對事業單位文書檔案管理重要性的認識要想事業單位人員可以提高對事業單位文書檔案管理工作重要性的認識，就必須從領導開始以身作則。要加大對事業單位檔案管理工作對單位各項工作開展的重要性的宣傳，上至企業領導人，中至檔案管理員，下至單位內部每個有義務收集檔案的員工，都應該培養他們工作的積極性，形成檔案的收集以及保管意識只要領導充分認識到文書檔案的重要性就勢必會加大經費的投入，和人員的培訓管理，改善單位內部檔案管理工作環境。
（二）加強提高文書檔案管理員的專業素質
文書檔案管理要想實現規范化，就必須組建一直政治素養高，業務能力強，科學技能過硬的干部隊伍。為此，事業單位首先必須做到，杜絕文書檔案管理員的兼職現象，招聘受過專業訓練的，責任意識強，工作積極性高的專業員工，對于文書檔案管理員來說，文書檔案管理師一項相當復雜繁瑣且專業性強工作量龐大的工作，因此，基于工作的性質，事業單位在招聘文書檔案管理員時，應該專業專用。其次，加強對文書檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，將培訓日常化，包括政治思想的強化，業務技能的更新。最后，就是要保持文書檔案管理隊伍的連續性和穩定性。由于很多事業單位沒有組建專門的文書檔管理隊伍，工作人員常常身兼數職，并且極不穩定，常常頻繁的更換人員，因此導致管理混亂，有些地方人員走了而沒有發現，沒有及時補充，這樣不僅不利于保密，也會使得文書檔案管理難以實現規范化。
（三）優化單位文書檔案管理工作的設備和技術
相較于之前，如今的事業單位每天來往的文件數量越來越大，需要的存儲大量的信心，因此事業單位要想要長期的、完好的保存這些文書檔案，就應該優化文書檔案管理工作的設備性能以及技術手段，實現文書檔案管理工作的數字化管理，在已經實現數字化管理的單位要進一步提高管理的信息化，網絡化水平。首先，企業要學習使用先進的技術手段，對以往的紙質文書檔案進行數字化加工，把檔案部門的各種物質載體形式加工轉化為數字化的信息。其次要進行文書檔案信息數據庫的建庫工作，對文書進行集中式的搜集、分類與儲存，確定文書檔案錄入的格式統一，數據規范，以便將來能夠長期有效，并且能安全可靠的保管，為文書檔案的管理提供良好的發展環境。
（四）完善文書檔案管理的制度
文書檔案工作制度的完善是新形勢下事業單文文書檔案管理的重中之重，只有把檔案管理工作置于完善的體系之下，才能夠將各個環節的工作落實到位。完善檔案管理制度，在必須符合國家法律的同時，還要結合本單位的工作性質以及工作特點，制定出合法又合理的管理規范。事業單位還應該注重獎懲制度，使得管理員不僅能夠獲得激勵還能夠明確自己的職責。同時，為了使文書檔案管理員的責任感、認同感更強，應該充分考慮到管理人員的個人人格和發展等方面的需求，建立完善的考核制度，給予工作能較強的優秀管理人員以晉升的機會，通過物質和精神的雙重鼓勵，提升檔案管理員的態度積極性。
五、結束語
綜上所述，可以看到對于事業單位來說，文書檔案管理工作是相當重要的，能夠嚴重影響事業單位的進步與發展，新形勢下的單位文書檔案管理工作從根本上體現了單位內部的管理工作水平，事業單位上至領導下至員工都應該對這項工作予以高度的重視。在充分了解目前事業單位文書檔案管理工作所存在的問題的基礎上，積極采取措施進行解決，不斷完善事業單位文書檔案管理工作，從而提高文書檔案的管理水平。
參考文獻
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作者：董潔 單位：衡東縣公路管理局
第五篇：事業單位檔案管理問題思考
【摘要】對于現在的很多事業單位來說，檔案的建立和管理是非常重要的工作，因為檔案的建立，可以省去很多不必要的麻煩，同樣也為以后的工作提供參考，但是由于現在很多的事業單位對此項工作重視程度不夠，造成了事業單位檔案管理存在著非常多的問題，本文就這些問題進行探析，并提出相應的解決對策。
【關鍵詞】事業單位；檔案建設；檔案管理
檔案管理對于每一個公司和事業單位來說都是極其重要的一項工作，而這項工作在日后能夠發揮出非常重要的作用，本文就現階段事業單位檔案管理的績效問題出發，提出幾點建設性的對策。
一、事業單位檔案管理存在的問題
就目前來說，事業單位檔案管理存在著非常多的問題，比如說人才問題，考核制度等等一系列問題：
（一）缺少專業的人才。在現階段的事業單位檔案管理工作中，很多人認為這項工作是比較簡單輕松的，因此只是選用了一些普通的文員擔任這項工作，其實不然，這項工作是非常困難的。需要具備一定的專業基礎知識，才能夠使事業單位的檔案有制度有條理，但是很多的事業單位都選用一些非專業人才擔任這項工作，使得檔案的管理錯綜雜亂，從而影響正常的工作和檔案的參考。
（二）缺乏檔案管理理念。對于現階段的事業單位檔案管理來說，應該選用比較現代化的科學技術來管理現階段的檔案。但是在信息時代高速發展的今天，不僅給數字化檔案管理帶來了機遇，同時給對數字化檔案管理帶來了一定的挑戰，比如說很多人利用信息網絡技術，攻破事業單位的檔案庫，造成事業單位的經濟財產損失。所以說要使用最先進的現代化管理理念，利用數字建立信息檔案的同時，也要做好保密備份工作，這樣才能夠保護好事業單位的檔案。
（三）檔案更新不及時。這是單位現在普遍存在的問題，比如說大家在瀏覽一些事業單位網站的時候，想要從中獲取最新的資訊，就會發現，事業單位的檔案庫是沒有及時更新的，或者是以前的一些檔案數據，這樣對于很多人的工作是極為不利的，所以事業單位的檔案應該做到及時更新，緊跟腳步和時代的變化，這樣才能夠使事業單位檔案的作用發揮到最大。
二、事業單位檔案管理的對策
針對現階段事業單位檔案管理存在的諸多問題，改革迫在眉睫，本文就針對上述的一些問題，提出幾點建設性的意見：
（一）培訓相關的檔案管理人員。因為是比較缺乏高素質的事業單位檔案管理人員，所以應該定期去培訓一些專業的檔案管理人員，讓他們增加相關的專業知識，利用專業知識去管理事業單位的檔案庫，以適應現階段的工作學習。
（二）采取獎罰制度。現階段很多的事業單位檔案管理人員在工作過程當中態度比較消極，而且一些檔案歸類非常雜亂，這樣就會造成一些工作上的失誤和麻煩。所以對于這部分人一定要采取相應的獎罰措施，尤其在重要的檔案管理上出現失誤的人員應該采取重要的懲處措施，這樣才能夠使管理人員認真細致的工作，使檔案管理有條理。
（三）做好檔案的保護工作。一些極其機密的檔案文件需要做好相應的保護工作，所以說，檔案管理人員應該有保護檔案的工作意識，定期去查看檔案庫中的檔案是否有損壞現象，如果出現損壞現象，應該及時對這部分檔案進行修補。其次，檔案管理人員還應該對現代化的信息技術入侵有所防范，尤其是一些比較機密的檔案文件，盡可能采取一些高尖端的保密措施，防止這些檔案被一些不法份子所盜用，造成信息的流失和公司的財產經濟損失。
（四）建立嚴密的檔案管理體制。各個事業單位應該建立嚴密的檔案管理體制，在檔案管理過程中，對管理體制中的一些疏密之處也及時做到調整，這樣才能夠有效地節省人力物力財力，讓檔案管理這項工作進入到正軌，這樣不僅能夠加強檔案管理的工作效率，同時也能夠通過這樣的檔案管理體制制度去規范事業單位其他的業務制度，可謂是一箭雙雕。
（五）及時更新事業單位的檔案庫。因為現在的信息發展是極為迅速的，所以事業單位的一些信息每天都在變動，因此事業單位的檔案管理人員應該跟緊時代的腳步，及時收集新的檔案來充實檔案庫，讓事業單位檔案庫的信息能夠緊跟時代變化的腳步，真正為人所使用。
（六）采用先進的檔案管理設備。目前很多事業單位檔案管理庫的設備非常落后，這樣會影響到檔案管理的效率以及檔案管理的進程，繼而會影響到公司各項工作的運轉。針對這樣一種情況，事業單位應當引進先進的技術設備來管理事業單位的檔案庫。使檔案庫能夠跟緊時代的腳步，真正為事業單位所服務，為人民的經濟發展所服務。
三、總結
事業單位的發展腳步與檔案建設是息息相關的，所以各個事業單位要密切關注檔案的建立，讓檔案建立能夠服務于事業單位的工作，確保每一項工作正常運轉。
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作者：孫麗 單位：吉林省四平市鐵西區法律援助中心
