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第一篇：醫院電子檔案管理

一、醫院電子檔案的管理現狀

1.電子檔案管理意識淡薄

醫院在發展過程中，職能部門分工細化，電子文件往往產生于多個職能部門的日常工作中。由于工作人員文檔一體化管理的意識淡薄，往往只注重發揮電子文件在現實工作中的一般服務效能，忽略了其所具有的檔案價值。也有部分工作人員只重視了紙質實體檔案的重要性，忽略了電子檔案的檔案價值，導致工作中部分電子文件未能很好地以數據形式存盤留檔，有的電子檔案甚至被刪除，有的電子檔案甚至被計算機病毒破壞，造成電子檔案的流失，對此必須引起關注。

2.電子檔案管理匹配設施不夠

醫院對電子檔案管理基礎配套設施投入不足，檔案管理部門的設備簡單、陳舊，無力為先進的電子檔案管理專用匹配管理軟件、配套使用的硬件設備，這些均不利于電子檔案的長期保存，不能充分實現電子檔案的價值。

3.電子檔案管理制度不夠健全

目前，電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀等相關配套的管理制度還不夠健全，電子檔案管理各工作環節還沒有納入到職能科室和檔案部門管理程序中來，電子檔案產生部門與綜合檔案室之間缺乏有效的溝通、協調，各自獨立掌握著電子檔案的使用和管理工作。大量電子文檔保存在形成科室，該歸檔的電子文件很難統一到綜合檔案室集中保管。在一定程度上制約了醫院電子檔案的整體管理水平，對醫院充分利用電子檔案也是一種損失。

4.電子檔案的技術防護措施需要跟進

由于電子檔案具有對系統的依賴性、信息與載體之間的可分離性、信息可變性、非人工直讀性等特性，使得電子檔案在形成、處理、利用、歸檔、保管等各個環節都可能存在信息被更改和刪除的風險。“黑客”攻擊、病毒入侵等都會影響到電子檔案的安全。同時，電子檔案的硬件保管條件也會影響它的安全性，如不采用科學、有效的技術保護措施，電子檔案內容的安全性就難以保障。被“黑客”攻擊或被病毒入侵的醫院電子檔案的真實性會大打折扣，其利用價值也相應受損。

5.電子檔案的科學歸檔管理模式還有待提高

隨著電子政務和OA辦公系統在醫院的普及，醫院基本上已經改變了傳統的辦公模式，院內的信息公開、公文處理、數據報表等都逐步通過計算機網絡進行，但各職能部門對電子檔案的歸檔管理還沒有完善的標準和主動歸檔的責任規定，導致醫院部分珍貴的電子檔案遺失或被破壞，影響了醫院檔案信息化的正常發展，無疑也將對醫院的建設造成損失。

6.檔案管理人員業務素質亟需提高

部分檔案管理人員年齡偏大、知識結構老化、觀念更新不夠、服務意識不強，未參加過電子檔案知識的繼續教育和學習，管理水平仍然停留在傳統的經驗上，不能滿足電子檔案管理工作發展的需要，對醫院電子檔案的完善歸檔無法給力。

二、加強醫院的電子檔案管理工作

1.加強宣教，增強電子檔案管理意識。通過宣教，讓大家認識到加強醫院電子檔案管理工作不僅是綜合檔案管理部門的事，更是各立檔部門及全院的事，應高度認識電子檔案管理的重要性，尤其是各級領導的重視是做好電子檔案工作的重要保證。

2.加強制度建設，做好電子檔案的“收、管、用”

制定科學、合理、嚴密的電子檔案管理制度是做好電子檔案管理的前提。建立、健全檔案管理組織機構，各職能科室配備專職檔案管理員，科室領導擔任檔案工作責任人，負責本部門電子檔案的處理、收集、整理、歸檔、移交工作。各電子檔案的形成部門應嚴格按照制度要求，對電子檔案妥善整理，確保電子檔案的完整性、真實性和有效性。電子檔案形成科室與醫院綜合檔案管理部門之間應做好協調與溝通工作，確保電子檔案收集的齊全、完整。

3.加大電子檔案管理硬件及軟件的資金投入

改善綜合檔案室電子檔案的管理條件，配備保存電子檔案所用的刻錄機、掃描儀、數字存檔機等設施及相應的管理軟件等，使歸檔的電子檔案能有效機讀。同時，建立完整的檔案管理網絡系統，對全院檔案實行網絡化管理，將電子檔案從產生、辦理、歸檔、保管、利用到鑒定、銷毀整個運動周期實行文檔一體化管理模式，確保電子檔案的真實性、完整性和有效性，以此支持醫院對電子檔案的有效利用。

4.提高電子檔案管理人員的專業素質

一是加強學習。定期舉辦檔案管理員培訓及專業繼續教育講座，參加電子檔案專業技術知識的培訓和學習，培養和造就一批有專業知識、熟悉信息工具并能熟練操作的電子檔案管理員。檔案管理人員自身也要通過不斷地學習，拓寬知識面，提高自身的檔案管理綜合素質，適應信息技術發展的需要。二是規范業務流程。在具體工作中，要明確歸檔范圍，科學地做好電子檔案的歸檔工作。對電子文件的歸檔可分兩步走：對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔電子文件以件為單位整理。歸檔時，電子文件的形成部門按照鑒定標識，把帶有歸檔標記的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上，對于加密的電子文件，則應在解密后再制做拷貝，同時在存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體、序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，并對應歸檔電子文件的每套載體及其技術環境進行檢驗,檢驗合格后才能將其如期移交至檔案室集中保管。移交時需履行相應手續。檔案部門把歸檔后的電子文件的載體設置成禁止操作的狀態，同時為歸檔的電子文件編制簡要的檢索工具，便于對電子檔案的利用。

5.采取技術防護措施，確保電子檔案管理的安全

一是抓好電子信息存儲載體，特別是磁性載體的安全防護。做好檔案異質、異地備份工作。對于長久保存的電子文件，拷貝到耐久性的載體上，一式三套，封存保存一套、借閱一套、異地保存一套，并定期復制，防止信息損失，這樣可以大大提高電子檔案的安全性和可靠性。電子文件應存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩定性。由于電子文件載體與傳統紙質載體有明顯區別，其存放環境和防護設備要求有控溫、調濕、防水、防塵、防光、防盜、防鼠、防旱、防雷電、防磨損等措施，還要特別注意對電子檔案進行定期檢測和拷貝。二是保證計算機網絡系統運行安全。實行內部網與一切外網的物理隔離，采用DRM技術控制訪問權限和對電子檔案進行技術加密，這樣，就可以既保證數據共享，又保證數據的安全。同時，注重預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。在產生電子檔案部門的計算機系統內安裝可靠性高的防火墻，經常更新殺毒軟件，對應歸檔電子檔案的基本技術條件實行病毒檢測，從而預防病毒對其它電子檔案的入侵，確保電子檔案信息的安全。三是紙質檔案和電子檔案并軌管理。積極完成電子檔案和紙質檔案的配套問題，包括歸檔的電子檔案與紙質檔案數量保持一致；電子檔案歸檔號與紙質檔案歸檔號一一對應；電子檔案與紙質檔案同時移交檔案室。

作者：王歡單位：皖南醫學院弋磯山醫院

第二篇：醫院檔案管理的優化

1醫院檔案管理工作中存在的問題

1.1醫院檔案管理機構不健全

由于醫院存在一些歷史遺留問題，以及受醫院行業性質影響，醫院檔案管理的分類不夠明晰。醫院綜合檔案部門通常對文書、科技、音像類的檔案進行管理，而與醫療看診相關的醫療文書檔案、病理切片檔案等均由各個科室自主管理，檔案管理呈現零散分布的態勢，分工模糊、管理分散對檔案管理的安全性和完整性構成了極大的威脅。在全院范圍內設置單獨檔案管理機構的醫院少之又少，尤其對于規模較大的醫院，科室眾多，檔案統一管理困難重重。此外，由于檔案管理機構不健全，導致檔案管理監管力度不足，對各科室管理未能進行有效的監督、管理。

1.2檔案管理人員現代化管理知識較為缺乏

當前，就醫院檔案管理人員的整體水平來看，存在業務素質和知識結構普遍偏低的情況，檔案管理仍處于手工模式，對現代化檔案管理無論從理論知識，還是操作技能都存在較大問題，影響了檔案管理的現代化發展，制約了信息技術與檔案管理的融合。

2醫院檔案管理的優化路徑

2.1增強檔案管理現代化意識

第一，要對《檔案法》進行深刻認識，樹立醫院工作人員檔案管理的現代化理念，尤其對于醫院領導更應將建設現代化檔案管理作為己任。以往，部分醫院領導對檔案管理的認識存在誤區，認為醫院的主要任務就是救死扶傷，為患者送去福音，沒有必要進行檔案管理，更遑論構建現代化的檔案管理。與此同時，對醫院檔案管理工作考核的力度不足，對檔案管理工作中對檔案人員、設施等的關注甚少，支持上缺乏力度。因此，只有加強醫院領導對于檔案管理現代化的認識，從理論層面，更新管理理念，認識到檔案管理對醫院發展建設的重要作用；在實踐層面，將高新的信息技術融入到檔案管理中，改進檔案管理的硬件設施，將檔案管理現代化建設作為醫院管理的重中之重，這樣才能有效促進檔案管理工作的健康發展，以適應社會發展的需要。

2.2健全檔案管理制度

對于檔案管理工作應采取嚴肅、認真的態度，由于檔案具有條理性、類別性的特點，因此完善的檔案管理制度對檔案工作的順利開展至關重要。醫院應以《檔案法》為依據，立足于本院的實際情況，對檔案管理的規章制度進行制定、完善。明確檔案管理的工作職責，上至領導干部，下至工作人員都應明確自己的工作職責，為檔案管理工作制度化、標準化發展做好鋪墊。在對檔案制度進行完善時，應觸及檔案管理工作的每個環節，使每一項工作都有章可循，有制度可依。將醫院所有科室、類別的檔案進行整合管理，并將檔案管理與醫療工作進行統一考核，使檔案工作與醫院發展同步。在考核過程中，應遵循獎罰分明、一視同仁的原則，無論領導還是工作人員，功過獎懲都應公正、公開、公平。

2.3健全檔案管理機構

要將檔案管理工作納入醫院管理之中，加強對檔案管理工作的領導、分工，使檔案管理能夠順利、有序開展。各科室應設置分管檔案管理的領導，從醫院管理縱向來看，做到人人有責、上下共管，將檔案管理工作落到實處。應對檔案工作責任的考核力度有所提升，從領導和工作人員兩方面著手，發揮考核的激勵效應。對檔案管理應形成年初計劃、日常監管、年終反思的良好工作態勢。對檔案管理的各機構進行健全、完善，配備充足的人員負責醫院的文件材料收集、歸檔、管理、利用及監督、檢查、指導工作。各科室應根據部門內檔案工作量配備相應數量的檔案人員，如有需要可以設立二級檔案管理機構，在人員、機構上滿足檔案工作的開展。

2.4提高檔案管理人員管理現代化水平

醫院要將檔案管理人員的教育培訓納入醫院人才培養的計劃之中，全面提高檔案管理人員的素質。首先，要為檔案人員創造提升的機會。將表現優異的檔案工作人員送到培訓班進行學習，對醫院下屬科室的檔案工作人員，應定期組織檔案知識和技能的培訓。其次，鼓勵員工進行自學。通過利用業余時間自學提升自我、更新知識結構，如學習現代化管理、檔案管理相關的知識，提升個人綜合素質和業務水平。只有掌握了信息技能，掌握了確定、獲取、組織、評價、創造信息的能力，才能更有效地做好醫院檔案工作，才能更好地推進醫院檔案管理現代化建設的步伐。

3結語

綜上所述，醫院檔案工作的優化非朝夕可完成，在新醫改實施的背景下，醫院領導應認識到檔案管理的重要性，對檔案工作的制度、設施進行完善，提高檔案在醫院管理中的利用率，以促進醫院健康、可持續地發展。

作者：練麗珠單位：惠州市第一婦幼保健院

第三篇：醫院聲像檔案管理

1目前醫院聲像檔案管理工作存在的不足

1.1醫院聲像設備現狀第四中心醫院聲像設備齊全，可以滿足工作需要，但是聲像設備未被工作人員充分利用。工作人員認識及知識的缺乏，直接影響了設備作用的發揮，人員培訓不完善，檔案沒能完整保存下來，造成聲像檔案的收集、保存匱乏。

1.2聲像檔案資料保管欠妥聲像檔案的保管一般有三種方式：（1）檔案室集中管理，然后逐年隨時移交。（2）各個科室每年向醫院檔案室移交一次。（3）由科主任保管各科檔案。但是，由于醫院領導對檔案工作重視不夠，缺乏管理制度的培訓，導致一些聲像檔案不能長久保存和利用。

1.3管理人員的專業素質有待提高醫院檔案管理人員中檔案專業出身人員較少，一般為護理或其他崗位轉崗人員，對檔案管理工作重要性的認識不足，缺乏相關經驗及基礎知識，嚴重影響了聲像檔案保管和聲像檔案的使用壽命。因此要從兩方面做起：首先不斷提高本崗位人員業務知識，其次要深入各個科室，了解對本職工作的信息需求，同時要使他們意識到檔案價值及其帶來的社會和經濟效益，自覺做好管理工作，提高管理水平。

2加強醫院聲像檔案管理工作的思考

2.1強化崗位工作進取意識聲像資料能形象、真實地反映本醫院發展過程，是記錄醫院各項工作的重要憑據，是醫院形成文書檔案的情景再現。因此，檔案管理人員要加大宣傳力度，使醫院領導認識此項工作的重要性，將聲像資料歸檔及規范管理納入重要議事日程，做到與醫院業務建設同步規劃同步發展。

2.2完善聲像檔案管理制度醫院要在現有檔案管理的基礎上，進一步完善使檔案工作標準化。要實現檔案管理現代化，首先要做到標準化。為確保聲像資料歸檔質量，對全院聲像資料要集中進行統一管理,統一考核,使聲像資料管理與醫療業務提高同步考核評價,同步發展。建立有效的考核、激勵機制，將檔案管理納入各科年度考核內容之一，以激勵他們的工作熱情，促進檔案管理的完善發展。

2.3改善聲像檔案保管聲像檔案的保管需要規范管理，器材放置安全，選擇溫度適宜遠離光線的環境存放。

2.4加強崗位人員培訓提高專業水平是加快聲像檔案信息化進程的前提。要求所有檔案工作人員必須持證上崗，并定期參加檔案知識培訓，不斷提高本專業的管理水平。

2.5應用現代科學技術采用計算機技術實現聲像檔案數字化，構筑數字化檔案管理是今后聲像資料實現資源共享的一個發展方向。

3進一步加強我院聲像檔案的開發利用

加強聲像資料管理部門與醫院其他科室間的溝通，檔案管理部門要為各科室檔案查閱提供各種便利條件，使員工更好地利用聲像檔案，發揮聲像檔案的作用。

3.1對本院職工開設相關資料閱覽窗口將職工關注的資料公布于窗口，便于職工及時閱覽。并利用此窗口為職工與領導建立溝通的平臺。

3.2充分發揮醫院聲像檔案在崗前教育中的作用使每年新入院的職工通過觀看聲像資料了解本醫院的發展歷程，及科技進步的情況，達到熱愛醫院，熱愛本職工作的目的。

作者：王珅翟麗惠單位：天津市第四中心醫院辦公室

第四篇：醫院檔案管理的重要性

1檔案工作在醫院工作中的地位

1.1歸檔意識不濃厚

歸檔文件不完整，由于宣傳力度不夠，職工歸檔意識不濃厚。只有在院慶、醫院評審或者其他情況需要查找利用檔案，才發現檔案資料積累的缺失，會給醫院帶來難以彌補的損失。

1.2檔案管理不完善

在醫療機構中，領導往往重視醫療管理，對有關資料收集、積累、整理的重要性認識不足，對資料及時歸檔，妥善保存缺乏規范管理，導致檔案管理混亂，檔案工作無制度保證。

1.3檔案的開發利用不夠

醫院檔案管理一般由醫院辦公室人員負責，容易出現只重視檔案的收集整理，忽視檔案的開發利用。

1.4沒有建立檔案工作隊伍

隨著醫院的快速發展，各職能科室的檔案材料越來越多，但有些醫院沒有建立專、兼職檔案隊伍，造成各職能科室的檔案材料無人管理，導致檔案材料丟失，對收集檔案材料造成困難。

2改進醫院檔案工作的措施

2.1加強檔案意識

檔案工作者在做好本職工作的同時，加強對檔案工作的宣傳。利用醫院網站、院報、院史編制等加強大力宣傳檔案工作，特別是做好對醫院領導的宣傳，引起領導的重視。領導重視是加強檔案工作的重要保證,是檔案實現科學管理的前提。定期組織檔案相關知識學習，使全院干部職工進一步了解檔案工作。

2.2強化檔案管理

2.2.1在檔案收集方面，檔案工作人員要積極、主動地到醫院各部門去收集。

2.2.2為避免檔案工作的隨意性，保證檔案工作的規范性，醫院要結合本單位工作實際，建立一套適合本院檔案工作的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》規定，同時還要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規,建立檔案室工作制度，建立統計、借閱、保密、鑒定、銷毀等制度及各級專、兼職檔案管理人員的崗位職責，使檔案工作更加規范。

2.2.3醫院檔案工作應注重檔案工作的服務性，只有不斷提高服務水平，才能達到更好地推廣應用和服務社會的目的。要求各職能科室定期向醫院綜合檔案室進行檔案交接。檔案室在整理好檔案的同時，加強檔案的利用工作。

2.3建立檔案三級網絡管理模式

加強人才培訓，提高檔案管理人員的業務素質。根據醫院的實際情況，建立醫院檔案三級網絡管理模式，即由醫院院長、院辦公室主任,專職檔案管理人員和各職能科室兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式，院長直接管理，院辦公室主任負責、專兼職檔案員具體工作。同時加強對檔案兼職人員培訓，指導兼職檔案員工作，保證醫院檔案歸檔的完整率。

2.4強化檔案室的硬件

根據醫院的具體情況,加強檔案室建設，做到庫房、辦公區與閱覽區三區分開。配備計算機、照相機、復印機、打印機、掃描儀等設備，使用檔案管理軟件進行檔案管理，提高勞動效率。

2.5根據醫院發展需要，盡量發揮檔案效益

醫院檔案管理人員應根據醫院發展的需求，有針對性并主動將各種檔案資料分類整理，按照各個科室的需要主動聯系，充分發揮檔案資料在醫院工作中的作用，為醫院的發展做出更多、更大的貢獻。

3總結

醫院檔案工作是一項長期性的基礎工作，只有重視檔案工作，強化檔案管理，建立檔案三級網絡管理模式，完善檔案信息現代化手段，加強檔案人員建設，加強檔案服務利用，才能從根本上保證醫院檔案工作和醫療工作共同發展。

作者：翟麗惠王珅單位：天津市第四中心醫院辦公室

第五篇：醫院藥品檔案管理

一、各類藥品檔案、包括制度、文件、說明、目錄等等都要登記建檔，指定專人管理、做到存放有序，查找方便

處方檔案管理是藥品管理中的中藥部分，嚴格按照《處方管理辦法》和說明書使用藥品，建立了處方管理標準，防止超適應癥、超劑量用藥；制定大處方檢查管理制度、大額處方科主任和醫療院長審批制度，直至亂開方、開大方現象；執行處方點評制度，每月隨機抽取門診處方進行點評，提高處方質量，促進合理用藥。

要建立“以病人為中心”的藥學工作模式，開展以合理用藥為核心的臨床藥學工作，成立臨床藥學室，配備專職臨床藥師，建立臨床用藥監督、指導、評價制度，及時進行藥物不良反應監測報告；加強特殊藥品管理，建立毒麻藥品管理制度，重點防范、重點關注，確保麻醉藥品、精神藥品、醫療用毒性藥品、放射藥品購置、保管、使用全過程安全可控。

二、各類藥品檔案資料，按規定有計劃收集整理、及時歸檔，加強合理用藥的管理力度，嚴格實行國家價格管理，保管好價格文書檔案借閱檔案，要經院領導批準，辦理借閱手續事閱檔案，摘抄檔案及檔案資料簽定銷毀，嚴格按規定執行嚴防丟失、泄密

認真備查合理用藥檔案管理，堅持合理檢查、合理用藥、因病施治。將抗菌藥物分為非限制使用、限制使用及特殊使用三類進行分級管理，建立了臨床路徑，堅持用藥動態監測及超常預警制度，院長帶領藥事管理委員會組織定期監管并向全院通報醫生用藥控制情況，對不能嚴格執行藥品管理規定的給予全院通報批評，確保患者低成本安全用藥。加大對藥品價格檔案管理的檢查力度，嚴格執行國家藥品價格政策和醫療服務收費標準，嚴格執行藥品收支兩條線。向社會公開收費項目和標準。積極籌建醫院信息網絡管理系統，不斷完善價格公示制、查詢制、費用清單制，提高收費透明度，及時向患者提供費用查詢服務。

藥品價格檔案的電子信息公布方式，門診設置的電子滾動屏全天公示常規藥品價格、功能和使用方法。以前患者算不懂用藥劑量，無法核對。現在“付藥單”不僅使患者對用藥劑量、療程、價格等一目了然，而且藥局在收款臺的數據傳輸后立即打印出“付藥單”，擺好藥，改變“人等藥”現狀為“藥等人”，并在患者取藥時調劑員二次核對藥品，準確無誤后付給患者，即縮短了取藥時間，還確保了投藥無誤，避免了差錯。在門診量大的時候，這種優勢更加明顯。

三、小結

通過藥品檔案管理制度的實施的實施，保證了藥品精細化、標準化、程序化，減少治療過程的隨意化；提高醫院資源的管理和利用，加強了臨床治療的風險控制。今后將不斷拓寬藥品檔案管理的實施范圍，推廣運行中的先進經驗。

作者：吳春娥單位：黑河市第二人民醫院