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1、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1學(xué)生檔案管理制度不完善

除了《高等學(xué)校檔案管理辦法》外，國(guó)家還對(duì)對(duì)高校學(xué)生管理下達(dá)了不少文件，如《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》、《高等學(xué)校校園秩序管理若干規(guī)定》等，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍、入學(xué)注冊(cè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、成績(jī)考核、畢業(yè)、社會(huì)活動(dòng)、獎(jiǎng)懲等也有了比較明確的規(guī)定，但沒(méi)有提到對(duì)高校學(xué)生檔案的管理，對(duì)學(xué)生檔案的管理也缺乏可操作性的規(guī)定。因此，學(xué)生檔案只能依照人事檔案管理的原則并結(jié)合學(xué)生檔案的特點(diǎn)去制定符合自己的管理方法，而在實(shí)際的操作過(guò)程中卻又存在諸多困難。

1.2管理體制不順，管理人員嚴(yán)重缺乏

有些高校的學(xué)生檔案并非放在檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，本科生檔案由學(xué)生處管理，研究生檔案則有研究生處負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的人員多為兼職人員或者退休返聘的老師。即使有些高校把所有的學(xué)生檔案交由檔案館管理，然而幾萬(wàn)份學(xué)生檔案僅配備一名專職人員負(fù)責(zé)。而各學(xué)院并非把每個(gè)學(xué)生的檔案材料收集齊全才向檔案館移交，而是把每次產(chǎn)生的材料移交至檔案館，就單個(gè)學(xué)生而言，即使是《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定的七項(xiàng)內(nèi)容分別放入檔案就要放七次，每年畢業(yè)幾千名學(xué)生，工作人員就需要向畢業(yè)學(xué)生的檔案中放入數(shù)萬(wàn)次，這大大加重了檔案館工作人員的工作量。從而導(dǎo)致檔案工作人員在學(xué)生畢業(yè)離校前才開(kāi)始組織學(xué)生把四年累積起來(lái)的檔案材料進(jìn)行裝袋，這樣就難免造成原始材料的遺漏，從而導(dǎo)致學(xué)生檔案材料的缺失。

1.3師生檔案意識(shí)薄弱，學(xué)生檔案管理難度增大

學(xué)生檔案所起的作用，不像其他工作那樣明顯，時(shí)效性弱，致使高校對(duì)學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。由于高校檔案管理部門和管理者對(duì)本職工作的宣傳不到位，使得作為檔案管理客體的學(xué)生缺乏檔案意識(shí)。學(xué)生需要檔案中部分材料時(shí)，也不經(jīng)過(guò)相關(guān)手續(xù)，而是自己到檔案館要求查詢。有些學(xué)生畢業(yè)之后不知道自己的檔案寄到哪里，幾年后需要檔案時(shí)才咨詢檔案去向。甚至有些在職攻讀碩士的研究生，根本不知道自己碩士期間還產(chǎn)生檔案。有些學(xué)校隨著研究生的擴(kuò)招，研究生檔案的規(guī)模也越來(lái)越大，但是仍然采用以前的檔案保管方式，學(xué)生要求寄出時(shí)才寄出，這導(dǎo)致庫(kù)房?jī)?nèi)研究生檔案遺留的越來(lái)越多。

1.4學(xué)生檔案歸檔材料缺乏規(guī)范性，內(nèi)容簡(jiǎn)單

實(shí)際上，《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定的學(xué)生檔案歸檔材料范圍守舊、教條、不全面，跟不上人才培養(yǎng)的要求。由于高校學(xué)生檔案管理沒(méi)有明確高中學(xué)生檔案材料的歸檔范圍與要求，使得能夠充分反映學(xué)生綜合素質(zhì)的各種材料得不到及時(shí)的歸檔，歸檔材料只有大學(xué)生高考錄取時(shí)的材料，這就不利于高校對(duì)學(xué)生全面考察了解。如“畢業(yè)生登記表”中對(duì)學(xué)生在校幾年表現(xiàn)的鑒定，內(nèi)容都差不多，反映不出一個(gè)大學(xué)生的實(shí)際情況與個(gè)性特征。而這又不利于用人單位對(duì)預(yù)錄用人員的考察。

1.5管理模式陳舊落后，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

高校學(xué)生檔案管理模式陳舊落后，不適應(yīng)信息化時(shí)代的要求：第一，至今還沒(méi)有一套完整適用的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件推出，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式中；第二，招生時(shí)沒(méi)有相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)供學(xué)生查詢檔案是否到達(dá)。尤其是在研究生招生過(guò)程中，高校會(huì)要求預(yù)錄取的學(xué)生把檔案寄過(guò)來(lái)，而已經(jīng)寄出的學(xué)生就會(huì)打電話咨詢檔案是否到達(dá)，導(dǎo)致學(xué)生檔案室的電話被打爆，根本無(wú)法進(jìn)行其他工作；第三，學(xué)生檔案的錄入方式落后，幾千份檔案幾乎寄到檔案館，一份一份手寫登記，再錄入電腦，非常的慢；第四，沒(méi)有畢業(yè)生的檔案離校系統(tǒng)。不實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理檔案，就不能使學(xué)生檔案材料信息化，也就沒(méi)有開(kāi)發(fā)、利用可談。

2、應(yīng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作相關(guān)問(wèn)題的措施

2.1建立健全學(xué)生檔案管理制度

國(guó)家教育部應(yīng)根據(jù)《檔案法》及大學(xué)生檔案工作的實(shí)際情況，盡快出臺(tái)《高校學(xué)生檔案管理工作條例》。做任何一項(xiàng)工作，都必須有法可依、有章可循，尤其是學(xué)生檔案這項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。高校學(xué)生檔案管理工作條例的制定，可參照《干部人事檔案工作條例》的基本框架結(jié)構(gòu)，明確學(xué)生檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點(diǎn)、體制，并要對(duì)學(xué)生檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容作統(tǒng)一具體的規(guī)定。用這些法規(guī)性的文件來(lái)規(guī)范大學(xué)生的檔案管理及運(yùn)作方式，以提高人們的檔案意識(shí)，重視大學(xué)生檔案的寶貴價(jià)值。

2.2理順檔案管理體制，落實(shí)學(xué)生檔案人員配置

學(xué)生檔案管理只靠檔案管理部門的力量是不夠的，需要學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。因此，在學(xué)生管理工作人員中樹立檔案意識(shí)，平時(shí)注意檔案材料的收集和積累，特別是原始檔案的整理歸檔，加強(qiáng)各部門與學(xué)生檔案管理部門的配合，形成高校學(xué)生檔案管理的良好氛圍。高校學(xué)生檔案的管理要做到組織機(jī)構(gòu)落實(shí)、人員落實(shí)、經(jīng)費(fèi)落實(shí)，建立必要的規(guī)章制度。要切實(shí)搞好高校學(xué)生檔案管理，必須理順管理體制和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，做到組織機(jī)構(gòu)落實(shí)，做到有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作。一定要根據(jù)學(xué)生檔案的數(shù)量，配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員，才能做到人員落實(shí)、管理規(guī)范、運(yùn)作有序。

2.3加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識(shí)

檔案意識(shí)是指?jìng)€(gè)人及社會(huì)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度，它決定了人們對(duì)檔案的社會(huì)地位和作用的認(rèn)識(shí)，影響著檔案用戶對(duì)檔案需求的準(zhǔn)確表達(dá)，支配著檔案用戶的檔案行為。高校可通過(guò)多種途徑與方式，加強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)的培養(yǎng)：第一，在新生開(kāi)學(xué)之際，通過(guò)講座等各種形式貫徹宣傳《檔案法》，讓學(xué)生初步樹立檔案意識(shí)；第二，在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校應(yīng)把檔案意識(shí)教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托多種平臺(tái)宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處。根據(jù)實(shí)際情況，充分利用校園網(wǎng)、報(bào)刊、廣播、微博等多種形式，大力宣傳檔案的重要性與棄檔的危害性，使廣大師生認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生就業(yè)、升學(xué)、出國(guó)深造以及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。

2.4適應(yīng)社會(huì)需求新形勢(shì)，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容

適應(yīng)全面推進(jìn)素質(zhì)教育的要求，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案材料的選擇與鑒別，擴(kuò)大歸檔材料范圍。全面推進(jìn)素質(zhì)教育是我國(guó)教育事業(yè)的一場(chǎng)深刻的變革，是一項(xiàng)事關(guān)全局、影響深遠(yuǎn)和涉及社會(huì)各個(gè)方面的系統(tǒng)工程。因此，大學(xué)生的基本素質(zhì)教育都應(yīng)該在學(xué)生檔案中有所反應(yīng)，包括思想道德素質(zhì)、文化素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和生理心理素質(zhì)教育。對(duì)于檔案館自身來(lái)說(shuō)，需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的應(yīng)歸材料的管理，提高學(xué)生檔案工作的質(zhì)量。檔案部門應(yīng)該利用一切機(jī)會(huì)和可能，向?qū)W校各個(gè)部門做好宣傳工作，宣傳應(yīng)歸檔材料的各種要求，及規(guī)范歸檔材料的實(shí)際意義，增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)、師生的檔案意識(shí)。對(duì)于學(xué)校的各個(gè)學(xué)院來(lái)說(shuō)，相關(guān)負(fù)責(zé)老師是直接跟學(xué)生接觸最多的人，更有利于檔案意識(shí)的宣傳。因此，在學(xué)生開(kāi)學(xué)和畢業(yè)時(shí)，可先由檔案館工作人員對(duì)各學(xué)院相關(guān)負(fù)責(zé)老師進(jìn)行培訓(xùn)，相關(guān)負(fù)責(zé)老師再專門召開(kāi)班會(huì)對(duì)學(xué)生進(jìn)行介紹，讓他們了解檔案的重要性。

2.5建立學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生管理檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化

當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)高校管理及大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、壽命長(zhǎng)、成本低等優(yōu)勢(shì)成為現(xiàn)代檔案管理的新趨勢(shì)。因此，高校在學(xué)生檔案信息的收集、傳播和使用方面，有必要結(jié)合自身?xiàng)l件，推進(jìn)學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)。此外，在做新生檔案登記工作時(shí)，為了能夠準(zhǔn)確及時(shí)的登記新生檔案，可把每個(gè)學(xué)生的準(zhǔn)考證號(hào)或者身份證號(hào)編成條形碼，隨調(diào)檔函一同發(fā)給學(xué)生，讓學(xué)生在寄檔案時(shí)貼在檔案袋上，這樣新生檔案到達(dá)后可直接掃描條形碼。在學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)，各學(xué)校應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案投遞系統(tǒng)，讓學(xué)生自己在網(wǎng)上登記自己的檔案接收單位和地址，再由輔導(dǎo)員進(jìn)行核對(duì)，然后統(tǒng)一提交給學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)部門；最后由學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)部門將相關(guān)信息提交給檔案館，共同完成學(xué)生檔案離校工作。

作者：劉子俠單位：上海理工大學(xué)檔案館