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一、高職高專院校圖書館檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)設(shè)備太落后

學(xué)校圖書館大多沒(méi)有實(shí)現(xiàn)設(shè)施、設(shè)備的現(xiàn)代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對(duì)文獻(xiàn)的檢索等等工作還是原始的傳統(tǒng)的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項(xiàng)任務(wù)都需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，耗費(fèi)很大的精力。

(二)制度不健全

高職高專院校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育和教學(xué)等方面的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有建立一套科學(xué)的檔案管理制度，沒(méi)有統(tǒng)一錄用標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，管理混亂。

(三)管理不到位

在高職高專院校，圖書館檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面:一是缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書館檔案的收集、整理工作;二是檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄;三是少數(shù)中職學(xué)校沒(méi)有專用檔案室，檔案無(wú)法集中管理，缺乏保護(hù)措施，不利于檔案的管理。

二、改進(jìn)高職高專院校圖書館檔案管理工作的措施

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好高職高專院校圖書檔案管理工作的重要條件。一個(gè)學(xué)校檔案工作管理得怎么樣，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有很大的關(guān)系。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。

(二)指定專職檔案管理人員并提高其素質(zhì)

學(xué)校一方面要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作;另一方面也要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

(三)配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備

硬件是提高高職高專院校檔案水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)校基本建設(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲、防火、防盜等基本設(shè)備;按需配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備以提高工作效率。在軟件方面，應(yīng)安裝檔案管理軟件，把檔案錄入計(jì)算機(jī)，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲(chǔ)、處理、開(kāi)發(fā)利用檔案信息的能力，以實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理的現(xiàn)代化。

(四)建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求:第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性;第二，簡(jiǎn)明實(shí)用;第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工;第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

(五)科學(xué)分類

科學(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)圖書館的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等分成不同類別。一是黨群類：包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。二是業(yè)務(wù)類：包括各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等。三是人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。圖書館的檔案收集通過(guò)科學(xué)分類，便于系統(tǒng)地查找和利用。

(六)電子歸檔

在高職高專院校圖書檔案管理中，要逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

(七)提高服務(wù)水平

檔案管理人員要樹(shù)立"工作就是服務(wù)"的觀念。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度。高職高專院校圖書館是學(xué)校的重要組成部分，也是學(xué)校檔案的重要組成部分。檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個(gè)漫長(zhǎng)的從觀念到技術(shù)再到實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程，是高職高專院?；A(chǔ)建設(shè)的一部分。在高職高專院校的橫向比較過(guò)程中，除了辦學(xué)的師資力量，現(xiàn)代化的校園管理方式也是學(xué)校綜合能力的集中體現(xiàn)，因此圖書檔案管理工作對(duì)學(xué)校的整體實(shí)力是非常重要的。做好高職高專院校圖書館檔案工作，對(duì)于提高圖書館的管理水平、學(xué)校的教學(xué)和科研都起著十分重要的作用。

作者：朱濤單位：內(nèi)蒙古烏蘭察布醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校