基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化管窺
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1.檔案檢索效率比較低
檔案檢索方式按照檢索方式可分為計算機檢索與手工檢索，其效率和檔案硬件設(shè)施有很大的聯(lián)系，而檢索效率依賴于檢索工具，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計算機是目前檢索速度最快的檢索工具，但還是有很多基層事業(yè)單位堅持手工檢索。也有很多部門為了提高檔案檢索效率，對多種檢索工具研發(fā)投入了很大人力物力，錯誤的認為檢索工具越多檢索速率就越快，但實際上并不是這樣的，檔案檢索效率在于檢索設(shè)備是否精益求精而不是數(shù)量的多少，而且檢索工具設(shè)置過于細密或者過于繁瑣，不但不能提高檔案檢索速度，還可能造成檔案重疊出現(xiàn)的情況發(fā)生，這樣既不方便檢索，還大大影響檔案檢索的速度，適得其反。
2.檔案利用率低、管理人員意識薄弱
盡管檔案管理對基層事業(yè)單位的發(fā)展改革具有很重要的作用，有利于基層事業(yè)單位回顧過去，學(xué)習從前有利于未來工作的開展，不管是經(jīng)濟效益還是社會影響都能在無形中給事業(yè)單位帶來提高，但是長期以來許多基層事業(yè)單位并沒有有效地利用檔案中的資源信息，管理人員的意識也很薄弱，忽視了這方面的管理，也損失其中隱含的效益。
3.缺乏相關(guān)方面的人才
在社會主義市場經(jīng)濟條件下，很多的工作人員缺乏耐心與激情，不能在一個崗位上工作很長時間，特別是那些平淡無奇的工作，因此現(xiàn)在基層事業(yè)單位的檔案管理工作缺少實踐經(jīng)驗豐富的人員與想長時間從事這個方面工作的新人。由于很多剛進入基層事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員的經(jīng)常更換，直接對基層事業(yè)單位的檔案整理與記錄產(chǎn)生了不利的影響，在進行檔案管理工作交接的過程中，不能按規(guī)定對下一任進行明確的說明，使檔案管理工作變得很混亂，有時甚至丟失基層事業(yè)單位重要的檔案文件等。
二、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵及要求
基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化主要是指檔案管理工作中以現(xiàn)代管理的科學(xué)理論、利用現(xiàn)代先進科學(xué)技術(shù)，以現(xiàn)代化的管理方法、模式作為保障，以先進科學(xué)技術(shù)和先進設(shè)備為媒介，改革傳統(tǒng)檔案管理方法，使傳統(tǒng)檔案管理體制適應(yīng)新時期的發(fā)展，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的自動化、信息化、高效化、系統(tǒng)化，使得檔案管理工作跟上時代進步的步伐，更加適應(yīng)當今經(jīng)濟社會發(fā)展的要求，滿足人們對檔案保管的需求。具體說來，檔案管理現(xiàn)代化主要包括以下幾個方面。
1.實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理的無紙化
21世紀是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，信息大爆炸的時代。隨著計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，多樣化的文字的保存形式與日俱增，無紙化的信息儲存形式越來與深入人心，傳統(tǒng)儲存媒介大都是以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，無紙化檔案儲存技術(shù)的發(fā)展讓檔案管理更加地方便快捷，同時又能節(jié)約資源做到環(huán)境友好型的發(fā)展。
2.加強檔案管理的數(shù)字化、微縮化
隨著壓縮打包技術(shù)的不斷發(fā)展，縮微技術(shù)為檔案管理方式的創(chuàng)新提供了技術(shù)層面的支持，通過現(xiàn)在科技能夠把傳統(tǒng)檔案管理中的圖像和文字轉(zhuǎn)換為電子文檔，再通過縮微技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為占用內(nèi)存極小的電子文件。這樣既能壓縮檔案管理的成本，又能保證檔案的正確性，提高效率。傳統(tǒng)檔案管理中所占儲存空間大，檢索困難，而通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不但能在計算機上對檔案進行智能化的檢索、使用，還能解決因為保管環(huán)境對檔案的損壞問題，延長保存年限。
3.促進檔案管理的市場化
基層事業(yè)單位檔案管理是記錄社會發(fā)展，歷史進程的關(guān)鍵手段。是一個服務(wù)當代、惠及后世的長遠大計，是十分珍貴的不可再生的信息資源獲取手段。我們應(yīng)當促進檔案管理的市場化運作，這樣做不僅能夠提高普通大眾對于檔案管理的保護意識，進一步完善基層事業(yè)單位檔案管理的機制，還能進一步發(fā)掘檔案材料的價值，最大限度利用檔案的優(yōu)勢。
三、現(xiàn)代化手段在基層事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用
如今，我國的事業(yè)單位通過轉(zhuǎn)型、重組、改革和完善進入了新一輪的大發(fā)展進程中，而現(xiàn)在我國事業(yè)單位的改革正處于關(guān)鍵時期，事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展協(xié)調(diào)有序發(fā)展中起到了十分重要的作用，保障了事業(yè)單位高效運行。事業(yè)單位工作工作人員應(yīng)與時俱進，提高認識，認清當前社會的發(fā)展模式。傳統(tǒng)的檔案管理工作在信息化的當今己經(jīng)不適應(yīng)當前社會經(jīng)濟發(fā)展的形勢，檔案管理需要加快改革轉(zhuǎn)型，加速其智能化、專業(yè)化進程，不斷提高新時期事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化。
1.完善檔案檢索體系在檢索檔案時目錄起到了很大的作用，隨著當今科技的發(fā)展，目錄管理也發(fā)生了巨大的變化，我們可以開發(fā)專門的軟件對檔案目錄以及有關(guān)的分類標準，借助計算機，實現(xiàn)電腦自動對其進行匯總與統(tǒng)計。這樣既能方便文檔檢索，又能縮短檢索時間，提高工作效率。
2.在管理檔案庫房時應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，基層事業(yè)單位在檔案管理方面建立了相應(yīng)的管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進行實時監(jiān)控，維護檔案管理的環(huán)境，嚴格控制庫房溫度、適度、防火防盜等，采用智能化手段對檔案庫房進行現(xiàn)代化管理，建立一套現(xiàn)代化標準的檔案庫房對應(yīng)的管理體系，有效地保護檔案。
3.加強基層事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的輔助工作
基層事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)工作流程包括收集、保存、整理、鑒定、運用、統(tǒng)計等。在基層事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的整個流程中，產(chǎn)生了很多檔案信息，造成檔案管理工作繁瑣難，因此我們要加強基層事業(yè)單位業(yè)務(wù)的輔助工作，這樣既方便工作人員執(zhí)行操作，又能及時將檔案存儲入庫，確保信息的實時性。
4.利用電子存儲技術(shù)促進基層事業(yè)單位檔案向無紙化發(fā)展
基層事業(yè)單位檔案的無紙化發(fā)展首先，應(yīng)應(yīng)利用現(xiàn)代科技建立系統(tǒng)完善的數(shù)據(jù)庫，使檔案管理更加的標準化、規(guī)范化。其次，對音像信息進行統(tǒng)一管理，加快存儲讀取的速度。再者就是加強授權(quán)管理，給基層事業(yè)單位檔案管理提供最大的便利。
5.建立并完善基層事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系
21世紀是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)時代，基層事業(yè)單位應(yīng)抓住機遇，促進由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)型，跟上時代步伐，滿足工作需求。基層事業(yè)單位應(yīng)當根據(jù)發(fā)展導(dǎo)向，建立適當范圍的局域網(wǎng)，這樣既能有效地保護信息資源的管理，又能提高檔案資源的利用率，從而提高共享率，創(chuàng)造最大效益。
四、基層事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化手段問題及改進建議
雖然依靠現(xiàn)代化科技，利用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以使事業(yè)單位的檔案管理工作在很大程度上節(jié)約工作時間，提高工作效率以及準確率，但是同時也存在很多問題。首先，我國對文檔管理標準不夠統(tǒng)一的問題。文件通過文檔口時，會將文件的前面兩個階段當作文件，后面兩個階段當做檔案，導(dǎo)致文檔操作各個階段相互獨立，致使文檔分離。其次，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題亟待解決。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理還要保障其安全可靠性，而現(xiàn)階段絕大多數(shù)檔案管理人員比較缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識，一旦遭到不良分子的侵入破壞，電子文檔將會丟失。還有就是檔案管理設(shè)備利用率較低，缺乏復(fù)合型人才。最后，要加大基層事業(yè)單位檔案管理研究力度，引進復(fù)合型人才，開發(fā)新型軟件，提高檔案管理工作效率，及時檢測評估網(wǎng)絡(luò)安全，確保檔案的安全可靠。
五、總結(jié)
總而言之，依賴現(xiàn)代化的管理方法和手段，引進先進技術(shù)和設(shè)備作為媒介，加快基層檔案管理改革，對實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化有不可替代的促進作用。因此利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理方法，改革傳統(tǒng)檔案管理體制，建立完善有序的基層事業(yè)單位的管理體制，才能使得基層事業(yè)單位檔案管理工作跟上經(jīng)濟社會發(fā)展的步伐，滿足人民對基層事業(yè)單位檔案保管的要求。相關(guān)部門也要注重這方面的人才培養(yǎng)，基層事業(yè)檔案管理部門應(yīng)加大力度培養(yǎng)一批具有高技術(shù)、高水準的檔案人才隊伍作為檔案部門的領(lǐng)頭人，不斷學(xué)習和創(chuàng)新，及時更新知識，以積極的態(tài)度應(yīng)對新時期檔案事業(yè)發(fā)展，以適應(yīng)新形勢的發(fā)展。
作者：張克非單位：齊齊哈爾市救災(zāi)捐贈接收工作站
