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事業單位檔案管理信息化建設管窺

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一、事業單位檔案管理工作信息化建設的問題

1.沒有合理開發檔案信息資源

目前我國的事業單位沒有有效地開發利用檔案信息資源,采集檔案信息資源的內容較少,信息資源的重復加工比較嚴重,檔案信息化資源的質量也有待提高。到目前為止,我國檔案資料開放的比重還是處于低水平的。據不完全統計,2009年全國各級綜合性檔案資料館開放檔案資料共為4521萬卷,只占館藏檔案資料總數的22.7%左右。而我國現在已經建設了3000多個信息化的數據庫,而且這些信息化的數據庫取得了良好的成績,但目前這些數據庫中大部分數據資源還沒有得到充分的開發利用。

2.缺乏必要的檔案信息內容安全的措施

事業單位中的有些檔案資料是與普通的檔案資料是不一樣的,可能會涉及到很多的國家機密信息,因此在進行信息化處理時要注意文件資料的安全。各個事業單位在進行信息化建設時,要首先切實保證涉密資料的安全。但是在日常工作時,有些事業單位很容易的忽視這個問題,從而威脅了涉密資料的信息安全。主要表現在事業單位可能對公開的信息資料審查程序不嚴,甚至在涉密計算機上使用外網瀏覽網頁等,這些很容易導致黑客等竊密到機密文件資料。因此事業單位要嚴格按照有關規定對事業單位的檔案進行管理與公開,做到確保機密資料的安全。

3.檔案管理工作人員素質低下

在社會主義市場經濟條件下,人們可以自由選擇職業,因此都向往工作有活力的企業單位,而那些平淡無奇的工作,很難招到留得住大學畢業生,事業單位的檔案管理工作就屬于這樣的工作,所以造成現在事業單位的檔案管理工作缺少實踐經驗豐富的人員與想長時間從事這個方面工作的新人。由于很多剛進入事業單位檔案管理工作的工作人員的經常更換,直接對事業單位的檔案整理與記錄產生了不利的影響,使檔案管理工作變得很混亂,有時甚至丟失事業單位重要的檔案文件等。因此事業單位要對檔案管理工作有足夠的重視,配置優秀的工作人員,充實檔案管理工作的隊伍。

4.檔案檢索效率比較低

檔案檢索方式按照檢索方式可分為計算機檢索與手工檢索,其效率和檔案硬件設施有很大的聯系,而檢索效率依賴于檢索工具,隨著現代科技的發展,計算機是目前檢索速度最快的檢索工具,但還是有很多基層事業單位堅持手工檢索。也有很多部門為了提高檔案檢索效率,對多種檢索工具研發投入了很大人力物力,錯誤的認為檢索工具越多檢索速率就越快,但實際上并不是這樣的,檔案檢索效率在于檢索設備是否精益求精而不是數量的多少,而且檢索工具設置過于細密或者過于繁瑣,不但不能提高檔案檢索速度,還可能造成檔案重疊出現的情況發生。

二、事業單位檔案管理工作信息化建設的途徑

1.制定規范的檔案管理工作的制度

在我國的基本國情下,事業單位是比較特殊的單位,而事業單位的檔案管理部門是一個處于邊緣化的機構。法律法規對事業單位的檔案管理工作有著明確的規定,因此檔案管理工作的信息化要在法律法規的允許下進行,也就是檔案管理的信息化在一定程度上受到了法律法規的約束,從而事業單位檔案管理信息化可以有章可循,有法可依。而不同的事業單位要根據自身的實際情況,制定本事業單位自己的檔案資料管理制度,對工作人員進行不間斷的培訓與內部約束。

2.合理規劃事業單位檔案管理的信息化

事業單位要結合自身的經濟發展目標制定合理的檔案管理信息化的進程。在新的歷史時期,雖然檔案管理工作信息化是必然的發展趨勢,但是不能盲目跟風。在進行事業單位的檔案管理信息化的建設之前,必須要深入地進行科學規劃,有條理的推進。規劃要充分結合實際情況,制定檔案管理信息化的近期目標與遠期目標,這樣才能使檔案管理信息化得到順利推進,使檔案檔案管理工作得到可持續的發展。

3.完善對事業單位的檔案信息化的監督制度

強有力的監督制度可以確保事業單位檔案管理信息化的過程得到制約與監督,保證其過程是在法律法規規定的范圍之內。完善的監督制度可以促進檔案管理工作人員的工作積極性、主動性以及創新意識,也可以進一步保障檔案資料的信息安全。事業單位要充分利用單位內部的監督與單位外部的監督,使兩者相互結合,相互補充,相互合作,及時準確地發現檔案管理信息化過程中存在隱患的做法,然后糾正錯誤的做法,這樣可以確保建設一個高效、安全的檔案管理信息化的系統。

4.要全面提高檔案管理工作人員的素質

隨著信息時代的到來,事業單位的檔案管理工作要實現信息化,首先是使檔案管理工作人員掌握信息化的檔案管理方法與技能,因此要注意培養檔案管理方面的人才,提高他們的綜合素質與能力,檔案管理工作要以服務事業單位的工作人員為主要內容,提高事業單位檔案管理人員隊伍的綜合能力。事業單位要加強對檔案管理工作人員的培訓,改變傳統的檔案管理方式與知識結構,全面提高檔案管理工作人員的綜合素質。

5.建設實用的檔案管理信息化網站

檔案管理信息化網站是事業單位的檔案部門以網頁的形式建立的站點,給相關人員提供相應的檔案信息服務,實現檔案管理資料的網上查找等信息化的使用。網頁式的服務是檔案管理工作信息化的重要的方式與模式,這種模式有利于信息資源的傳遞,因此這種模式將成為以后檔案管理信息化的主流模式。實用的檔案管理信息化網站應該具有升級更新的能力、再次開發的能力等,能適應這個快速發展的社會,可以充分的利用計算機的強大的資源。

6.加強建設檔案管理工作的信息化

事業單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的發展潮流,在檔案管理工作中運用先進的科技手段與技術,提高檔案管理工作的效率與質量。事業單位檔案管理工作人員在計算機的輔助下,要及時更新檔案內容,準確保存各類檔案信息,充分利用計算機與掃描儀等現代化設備保存圖片以及聲像等檔案資料,這樣也可以實現檔案資料保存的無紙化,節省檔案資料管理的資金與保存的空間。

7.逐漸實現檔案管理工作的數字化

檔案信息資源的數字化是對檔案原文件保存的重要方式,事業單位應該充分利用先進的信息手段與科學技術把各種物質化信息資源進行數字化的保存工作,并且建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫,為事業單位的每個工作人員提供必要的服務。同時檔案管理工作的數字化要結合傳統的檔案管理工作的方法,使兩者相互補充,相互共存,共同發展。

三、總結

隨著我國的社會經濟水平的快速發展與進步,通過上文對事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題以及解決方案的進行系統的論述,可以了解到我國事業單位檔案管理工作進行信息化的模式,這也符合我國社會主義市場經濟發展的規律,可以促進事業單位的順利發展與進步。各個事業單位檔案管理進行信息化總體規劃時,要提前做好規劃的進程步驟,也要做好信息安全的工作,采用新的檔案管理工作方法。另外,在目前的事業單位改革歷程中,要充分抓住這個機遇,沉著應對挑戰,積極創新,充分結合傳統檔案管理方式,做到單位事業檔案管理工作的可持續發展與進步。

作者:蘇紅單位:齊齊哈爾市富裕精神病人療養院

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