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1.1檔案,是一個企業最寶貴的財富
它真實反映了一個企業的運營水平,是一個企業綜合能力的標桿。檔案真實記錄了一個企業的發展歷程,它維護者一個企業的經濟利益和合法權益。如果企業卷入任何糾紛,檔案就成為了最重要的證據,具有很強的法律效力。檔案還是一個企業的歷史記載,不論是企業輝煌的一面還是落寞的一面,檔案都可以真實呈現。企業不斷發展過程中真實的積累,后人要了解一個企業的今世前生都可以透過檔案見到。大多數的企業領導,在做出一項重要的決定之前,一定會翻閱大量的檔案,從中找出決策性的依據,根據依據,企業領導可以做出最正確的決策。企業在進行很多活動的時候都會查閱大量檔案,檔案中一般記載著企業歷來的企劃和一些統計數據,這些資料有助于企業管理者工作。企業檔案是管理者重要的參謀。
1.2檔案,是一個企業穩定發展的重要需求
檔案管理工作是一個企業重要的管理機制,要提高企業綜合能力,提升企業員工的工作質量和效率,加強企業檔案管理是必要條件。檔案,是反映一個企業歷史進程的重要憑證,維護好企業檔案,有助于維護企業歷史的真實面目,同時也是企業經濟和權益的重要保障、依據。企業檔案清晰記錄了該企業的種種研究成果,對管理者對本企業的經營理念、經營方向以及管理有著重要的輔導作用。企業管理者可以通過企業檔案,了解企業的全部信息,對以后企業的發展提供了第一手有效資料,有助于企業管理者對企業自身進行科學分析,然后制定相對應的市場營運方針,提升企業在市場中的競爭能力。
2、現代檔案管理工作創新的有效途徑
2.1檔案工作創新,要做好以下兩種關系的工作
第一,創新與基礎的關系工作創新不是憑空想象,不是“空中樓閣”,創新必須在原有基礎之上進行。建國以來,我國檔案工作歷經半個世紀的發展,形成了一整套理論、方法和工作經驗,檔案事業得到了較快發展,形成了獨具特色的工作體系,這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義,是創新的根基,因此,創新絕不能拋棄這個基礎,要在認真研究、總結過去的基礎上,分析現在和將來的形勢,在發展中尋求新的突破。第二,創新與學習、借鑒的關系學習是創新的基礎,借鑒是創新的階梯,創新是學習的動力,也是學習的目的。檔案工作創新既要學習本行業專業知識,借鑒本行業成功的經驗和方法,又要學習相關專業、其他行業知識,借鑒其他行業和專業創新方法和成功經驗。創新要堅持“推陳出新”原則,運用否定之否定認識規律和批判、繼承觀念,在學習、借鑒中創新。
2.2其次,要求我們要實現服務手段創新
第一,建立檔案館網頁,開展網上利用服務隨著檔案館內部局域網的建立,檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁,積極組織上網數據和信息,使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站,實現檔案信息的網上檢索,為用戶提供更好的服務。第二,建立“電子文件(檔案)數據管理中心”檔案館(室)與企事業單位信息管理部門可加強密切配合,建立“電子文件(檔案)數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館,是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件,并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣,內容豐富,利用率高。
2.3第三,要求我們在工作中要不斷拓展服務領域
其主要包括以下兩點,第一,信息服務的社會化、多主體由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務,已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展,人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜,越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。第二,興辦服務實體,發展檔案產業。處于信息化社會的今天,從信息資源開發的角度看,檔案人員不再單純是檔案的保管員,還應是檔案信息財富的擁有者和提供者;檔案館也不再是單純的收藏機構,還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。結語在社會的各個行業和領域中,創新是發展的先決條件,而在檔案管理中也不例外,創新是檔案事業發展必要條件,同時也是其能夠更好的服務于社會的先決條件。在改革開放的新時代,新世紀,人們對檔案工作的要求也不斷提高,因此在檔案管理中檔案刮泥工作人員必須要堅持與時俱進樹立起正確的工作心態,并且在工作中積極學習新思想、新理論,從而為更好當代檔案管理的發展創新起到一定的促進作用。
作者:王濱娜單位:哈爾濱市急救中心