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1、檔案管理數字化所具有的特殊意義

檔案管理數字化具有很多的有點和意義，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理數字化可以使得檔案的儲存空間變得更加簡略，它可以節省很多文字信息的存放空間。我們可以利用現代的網絡存儲技術，將那些紛繁復雜的紙質的檔案資料以數字化的形式放在計算機里面，這樣可以避免紙質檔案的殘缺和破損；第二，檔案管理數字化可以提高我們的檔案信息管理的時效性，縮了我們在整理檔案信息資料時的加工時間；第三，檔案管理數字化把檔案信息的利用率迅速提升。現在的網絡技術如此發達，檔案管理數字化可以將檔案信息和最新的科學技術連接在一起，同時在以先進的網絡技術和計算機技術為基礎，可以充分得將檔案管理數字化的功能發揮出來。我們可以利用現代網絡系統將整理的檔案信息的成果快速的發到各個部門，延展了我們的信息的可利用范圍；第四，檔案管理數字化可以縮短查找檔案信息的查找時間。傳統的手工檔案信息在檢索時，是需要大量的查找時間的，我們得先檢索檔案目錄，在進一步查找，這個過程中需要很多的時間和浪費人力。而在檔案管理數字化中，我們進入頁面，只需要搜索相關信息的關鍵詞就能快捷地找到相應的檔案資料。

2、關于落實檔案管理數字化的方法問題

2.1既然檔案管理數字化能夠給我們的生活帶來這么多的方便和快捷，那么如何真正落實檔案管理數字化的方法就是我們面臨的重要問題。我們要保證檔案的原件處于安全狀態，同時要把檔案信息的利用率提高。這樣我們就得注重檔案管理數字化，這是比較基礎的工作。那么在進行檔案數字化的管理時我們需要從以下幾個原則上進行把握：第一，遵循方便利用的原則，這是數字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原則。在管理檔案數字化中，我們要提前建立好每個文件的相關的目錄數據庫，這是數字化工作得以開展的基礎，在目錄數據庫建立中，我們要注重質量，準確無誤地對檔案信息資料進行整理、著錄、分類以及編頁，這樣就能可以建立一個質量很高的文件目錄和案卷目錄。同時我們也為檔案數字化打下了牢固的基礎，杜絕了數字化管理在源頭上的錯誤。這一定程度也決定了管理檔案數字化的勝負；第三，掌握復制克隆的基本原則。我們要在管理檔案數字化中注意信息的完整性，在進行縮微、鑒定整理、數字化以及仿真復制這些工作中，要進行合理安排和布局，不要出現掃描錯誤，不能多次重復掃描。當然我們不能因為信息的敏感程度和重要程度不同而對有的信息進行刪除，這樣會造成檔案的不完整性，從而給檔案的利用帶來不必要的麻煩。要盡可能地保持檔案的原來面貌，減少損害檔案原件的可能性。

2.2因為檔案管理數字化是一個非常細致的工作，我們需要進行長期的籌劃。可以從以下方面進行努力：第一，要保證一些重要數據的安全性，對于這些數據我們要建立完整的檔案數據庫。建立企業的檔案的數據庫系統是管理檔案數字化的核心。剛開始的時候，我們要成立收藏檔案信息的目錄數據庫，它主要是依據不同企業的實際情況，通過標引著錄，從而建立一個最基本的數據庫，然后，我們需要建立一個基本報表數據庫，再將企業中的各部門所反饋的信息和一些需要即時報送的數據，利用計算機網絡，將它們都輸入進剛剛建立的數據庫中；最后再根據這些企業的不同要求來對報表進行調整，同時也要根據上級的要求，做到迅速、及時、準確的完成這個基層報表；第二，要對現存的一些檔案資料進行不斷地開發，特別是一些珍品、文物大型物品等貴重物品。這些資料人們是很難直接查閱到的，只有在資料進行數字化處理后，人們才能看到；第三，從思想層面上，我們要統一思想，提升保管檔案的意識。對于檔案管理部門，要定期召開組織會議，提高企業當中員工的檔案意識，爭取建立一個收集和管理檔案信息的高效機制；第四，注重培養檔案管理工作人員的全面素質，對于檔案管理人員而言，要不斷學習，要對文化素質、檔案管理專業知識和基本的業務能力、技能素質以及現代化的一些新技術進行全面把握；第五，要掌握好檔案管理數字化的各個環節，實現檔案管理的全面化、書面化、同步化以及專業化。總之，檔案數字化管理涉及到方方面面，我們不能只注重對傳統資料的整理，還要拓展到很多相關的部分，這樣數字化才能更加完整。（本文來自于《華章》雜志。《華章》雜志簡介詳見）

作者：王鳳娟單位：伊通滿族自治縣老齡工作委員會