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一、創新驅動發展

（一）創新文化是推動高校檔案工作信息化建設的驅動力因此，必須重視科技創新文化軟實力的建設，用科學發展觀梳理高校檔案工作發展思路，建立科學合理、成本低廉、優質高效的創新體制，讓激勵創新、敢為人先的創新文化植入到每個人思想里，落實到工作中。創新不僅是一種理念，更是知識、能力和責任的體現，只有形成以創新求發展的價值取向，與時俱進的創新動力，才能推動檔案工作由傳統到信息化的轉變。實現基于信息系統的檔案工作體系模式，是一項以信息化為特征，以信息技術為核心的深刻變革，必然會對傳統的檔案工作理念和手段帶來巨大的沖擊和挑戰。同時，我們工作中的教條主義、經驗主義、自以為是的態度、守舊觀念和傳統習慣是檔案工作創新和轉變工作模式的最大障礙，創新文化建設是突破障礙實現檔案工作跨越式發展的根本動力。也是提升高校檔案工作創新能力的根本之策。因此，必須深入探索和掌握基于信息系統的檔案工作體系的科學規律，創新檔案管理工作理論和實踐，以創新驅動檔案工作信息化建設，真正推動一場基于信息系統的檔案工作體系革命，實現高校檔案工作信息化建設又好又快的發展。

（二）觀念更新，觀念更新是自我否定、自我變革和自我超越的過程是艱難、痛苦的強制性的轉變，如同破繭出蛾，需要沖破陳舊觀念的束縛，破除固有的思維方式，改變現行的工作方法和行為習慣。觀念不更新，眼光就短淺，思路就封閉，就設計不出具有創新性、突破性的高校檔案工作信息化建設方案，就建不成基于信息系統的檔案工作體系。高校檔案管理工作必須解放思想、更新觀念、創新變革、破除封閉僵化觀念、確立科學先進理念，開創檔案工作信息化建設的新局面。追趕上時展的步伐、

（三）制度應當創新創新的制度應當是保障和規范信息化建設和工作模式變革的制度，再造基于信息化環境下的新制度，廣泛包容高校建設和發展相關的全部要素，重新調整內部與外部的關系，上級與下級的關系，部門與部門的關系，崗位與崗位的關系。保證基于信息系統的檔案工作體系成為高校管理工作信息化體系中的有機組成部分，用制度去規范和約束高校各項工作的運行程序，使檔案工作程序成為高校各項工作運行程序中的必經之路。加強對執行制度的情況進行考核，通過考核有效規范教職工的活動和行為，持續提高教職工的檔案意識和培養保存憑證、留存檔案的自覺性，促進、保障和規范高校檔案信息化建設。

（四）技術規則立新技術規則是指預先在高校信息化建設規劃和設計思想內嵌入檔案管理工作信息化相關的技術，通過技術設置來迫使人們遵守規則，最終達到對高校檔案信息化建設規劃和設計思想的主動認知和踐行。在由傳統工作模式向信息化工作模式轉型的過程中，會遇到由守舊觀念和傳統習慣而形成的巨大阻力。技術規則是破除障礙的最好利器，比如在需要限速的道路上設置減速帶強制車輛在該路段減速以防止交通事故的發生。通過設置技術規則，強制性的倒逼著信息化體系中的所有單元（系統）、所有節點（部門）、所有終端（崗位）、甚至每一個人，都必須主動適應變化，融入檔案工作體系，按照程序工作，確保執行落崗，規則落實。否則將無法勝任工作

（五）知識必須更新我們在高校檔案工作息化建設的知識和認識程度上遇到了玻璃幕墻現象，我們現在只能認識和看到高校檔案工作息化建設的表面卻無法透視和探及本質。這就要求我們克服自滿和畏懼情緒，加強學習和大膽吸納新知識、新技術、新方法、新手段，突破實踐與理論，專業與業余，封閉與開放，實體與虛擬，現實與未來的界限，豐富知識結構，彌補信息化技術知識的不足。當前，風起云涌的檔案工作息化浪潮和工作模式變革，對高校檔案工作者的創新意識、知識結構和綜合能力，提出了更高的要求，創新意識不是無源之水，無土之木。創新意識有賴于知識的積累，豐厚的知識貯藏和良好的綜合素質。在推進檔案工作轉型發展和工作模式轉變的過程中，我們必須在學習中創新，在創新中積累知識。

（六）思路也要刷新，檔案工作者同樣是檔案工作信息化的建設者必須通觀國內、國外信息化發展趨勢，厘清高校檔案工作信息化建設需求現狀，放小利識大局，拋棄拿來主義，買來主義，死搬硬套的現象，避免重復建設和建成過時的東西。不能只圍繞檔案管理系統軟件和服務器打轉轉，而要結合高校檔案工作實際，創新性的提出校園檔案云、信息校園、云校園等概念，在更高的起點上參與謀劃高校檔案工作信息化建設。強化全局統籌跨界管理，嚴格把跨職能、跨系統互通性作為衡量檔案工作信息化建設的標準，實現向系統融合、規則統一、操作一體、信息共享的基于信息系統的檔案工作體系轉型。

二、統籌規劃、頂層設計、統一建設

檔案工作是高校各項工作的重要組成部分，任何一項管理工作都與檔案工作密切相關例如，在行政管理工作和活動中產生了行政類檔案，在教學管理工作和活動中產生了教學類檔案，在財務管理工作和活動中產生了財會類檔案等。由此可見，檔案所需要的文件材料絕大部分不是在檔案管理機構和檔案工作人員的工作與活動中產生的，而是在各職能部門每天的工作和活動中產生的。檔案管理工作與學校的各項工作緊密相連，是高校管理體系中不可缺少的組成部分。因此，只靠檔案館自身搞檔案信息化建設困難很大，高校檔案工作信息化建設必須統籌規劃，進入高校信息化建設的頂層設計，將高校檔案工作信息化體系設計自上而下的落實到具體文件材料形成的初始點上，使基于信息系統的檔案工作體系延伸至各職能部門的工作和活動中，使傳統的樹形化的工作體系轉變為信息化的網絡狀的工作體系。高校檔案工作信息化建設頂層設計的基本原則，就是要統籌所有的與檔案工作有關的信息資源、重建包含檔案工作信息化內容的各項規章制度、信息系統，考慮到高校檔案工作信息化規劃的戰略性、前瞻性、統一性。所謂戰略性是指高校檔案工作信息化體系只是高校管理工作信息化體系中的一個子系統，它要配合整個高校信息化建設的發展格局和發展戰略，要融入高校信息化建設的總戰略和信息化體系，而不能與其相悖；前瞻性是指檔案工作信息化是逐步建設完成的，需要幾年、十幾年甚至更長的時間，所以既要考慮到中短期的檔案工作信息化可持續性即人力、物力、技術保障等問題，又要考慮到和規劃好遠期目標及各個發展階段的無縫連接，符合基于信息系統的體系工作模式的發展方向；統一性是指檔案工作信息化建設過程中，要充分考慮到檔案資源建設的多元性、廣泛性，對高校檔案工作信息化建設進行全方位、全過程的精細規劃。實行統一領導管理，統一規劃計劃、統一技術體制，無論是在頂層設計或實踐推進過程中必須避免由檔案管理部門獨自進行信息化建設的規劃與設計，而是引進檔案管理部門參與高校信息化建設的規劃與設計，把檔案工作信息化建設融合到高校信息化建設體系中，形成頂層規劃、聯合設計、集中投入、系統集成、配套發展的思路。打破信息化建設村村點火、戶戶冒煙的體制機制性壁壘，逐步建設成為跨職能、跨領域、跨業務的一體化檔案工作保障體系，實現系統兼容，體系運轉，信息共享，標準統一，動態管理，減少層次、避免重復、化繁為簡、降低成本、提高效率，一鍵歸檔。

三、基于信息系統的檔案工作體系

系統是指由若干相互聯系和相互作用的要素組成具有一定結構和功能的有機整體。當前，高校各職能部門根據業務需求對信息數據資源獨立規劃和建設，，已形成了由財務、資產、教學、檔案等管理系統構成的復雜而龐大的系統群，但是構成這些系統的硬件和軟件都是封閉管理、獨立運行的，結果在高校的信息化建設中造成了各種系統獨立設置、信息不能共享的信息孤島，并在一定程度上存在著基礎設施和基礎數據重復建設和重復投資的問題。如果能夠設計一個架構，將上述獨立運行的各種管理系統整合集成起來，就可以實現信息化水平、綜合管理能力和工作效率的大幅度躍升。而將這些系統有效整合起來的架構就是體系，簡單的說，體系就是將各種不同的系統集成起來組成的一個整體。所謂系統集成（SI，SystemIntegration），就是將各個分離的設備、功能和信息等集成到相互關聯的、統一和協調的體系之中，使設施和信息資源達到共享，實現集中、高效、便利、實時的管理。實現各種不同功能系統集成的一體化形式，是檔案工作信息化建設的基礎。基于信息系統的檔案工作體系是指為實現檔案工作的信息化管理能力，由各種既可以獨立運行與管理，又可以整體同步、協調運轉與管理的系統構成，并以“文件材料運行回路和人為回路”的方式不斷調整與完善的系統。能夠實現人的檔案工作意志，體現人的檔案工作目的和檔案工作企圖的系統集合，被稱為檔案工作信息化體系。基于信息系統的檔案工作體系模式的前提是數字技術、網絡技術、信息技術及其應用。檔案是由人的工作和活動而形成，必然在人與人之間建立聯系或聯動機制，能夠建設成為體系。將高校各項工作、工作單元、工作要素連接起來形成“神經系”，其中任何一個節點出現活動都會引起體系的注意，各類信息系統之間的信息共享和有效轉遞是實現檔案工作信息化的關鍵。基于信息系統的檔案工作體系模式的突出特點表現在：一是收文管理、行文管理、職能管理、項目管理（教學、學生、科研、設備、財務等）、檔案管理、查詢管理、用戶管理、數據管理、技術支持等模塊一體，各系統互通、互聯、聯動操作。信息形成、信息采集、信息傳遞、信息處理實時監控，實現從各項業務終端到檔案工作中樞的無縫連接。二是打破了檔案工作以及其他各項工作相互分割的界限，實現了各類信息共享和各項工作標準化、規范化。三是檔案由實體空間向虛擬空間拓展，并受到虛擬空間的制約和影響，檔案工作體系模式將離不開網絡技術和信息技術的支持。四是檔案工作體系模式更加重視個人的作用，基于信息系統的檔案工作體系模式對個人的綜合素質和能力提出了新的更嚴格的要求。在網狀結構的檔案工作體系模式中，每一個人都是檔案工作體系上的一個節點，其自覺性、主動性、積極性和綜合能力的發揮，直接影響到檔案工作的效率和質量。檔案工作信息化建設是一項復雜的系統工程，包括了基礎設施建設，內部與外部的組織機構建設，軟件系統及體系建設，系統技術支持、安全保障、災難備份與恢復體系建設，信息化技術與檔案業務及檔案管理意識培養機制的建設等，是一項綜合性、系統性、創新性工程。高校檔案工作信息化建設牽涉到高校工作的方方面面，是一個動態的、漸進的、長期的過程，它的整體性和協調性是非常重要的，沒有高校領導層的重視、參與、協調和督查就不可能無遺漏地布置和落實。因此，高校檔案工作信息化建設必須堅持統籌規劃，頂層設計，統一建設，破舊立新，系統集成，信息共享，形成基于信息系統的檔案工作體系，才能推進高校檔案工作信息化建設健康、穩步、快速發展。

作者：何強單位：濟南大學檔案館