探求文書檔案管理工作
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基于傳統手工模式之下，很難將改“卷”為“件”作用發揮出來。從當前檔案管理發展現狀來看，雖然一體化的檔案管理已成為大勢所趨，科學化、現代化的管理也在不斷被深化，但就實際情況來看，我國當前的現代化管理水平仍存在很多不足。比如，在傳統的“立案”整理方式當中，如果出現文件查找困難的情況，就可根據相關的目錄索引來找尋相關信息。而當前以件的形式的檔案管理，直接導致了檔案檢索工作的單一性，一般而言，僅僅只存在歸檔目錄，同時，歸檔目錄與卷盒之間也沒有必然聯系，也就是說，文件是否早已記錄入賬，管理者都是一無所知的。而在最初歸檔文件之時，多采用收文簿與發文簿的登記模式，這顯然會影響到查閱文檔的效率性，大多情況之下不予推薦。此外，如果發文文號與日期出現某些問題，而其檢索的方式又只能通過目錄來找查，在這樣的情況之下，就只能夠從頁首翻到頁尾，可以說即費時也費力。計算機在改“卷”為“件”的過程中并不具有十分健全的功能。將文書檔案的管理進行改革，不但是計算機時代的要求而且也滿足了時代更替的特性。就文書檔案的歸檔來看，引入計算機進行檔案管理，不僅可以讓原文件的錄入與復制功能得以實現，而且也不會影響到檢索的便利性。但在這里必須指出的是，不是所有文書檔案都適合于單份文件式的文件保管模式。由于保管單份文件自身所具備的特殊獨立性。因此也確保了在計算機管理體系之下，可以查詢文件信息檢索與實體文件安放位置，最大程度將現代化的文件管理同傳統檔案管理相結合。在進行檔案管理之時，引入計算機進行輔助管理，可以有效降低各種人為因素引起的管理混亂。但與此同時，對于不同門類的文書檔案，計算機并不能通用，可以說，在這個過程里，計算機實行的并不是一體式服務，功能并未健全。
二、新時期優化文書檔案管理的具體措施
隨著黨的十八大的召開，對我國各方面都提出了新的任務與工作部署計劃，在這樣一個新的時期，筆者認為要想不斷優化文書檔案管理，必須從以下幾個方面開展工作。首先，不斷提升文書檔案工作者自身的責任意識。從一定程度上講，文書檔案管理是一項極為復雜且專業性極強的工作。勇于奉獻的敬業精神、良好的工作責任感與職業道德等都是對其管理者的具體要求，但又不局限于此，扎實的科技知識與專業理論知識，特別是對現代化的先進管理手段與運用科技水平也是文檔管理者所必須具備的基本能力。因此，只有綜合化極強的管理者才能勝任此位。要不斷通過各種手段宣傳《文書學》《檔案法》等與國家相關的文書工作規定，確保每一位文檔管理者都可以意識到文檔管理的重要性，并且將其做好是自己份內責任。與此同時，還要將文件資料的積累、整理、鑒定與統計劃入檔案工作者自身職責范圍之內，加強對文書文檔工作的考核與領導力度，不斷提升文書文檔管理水平。其次，提高對文書檔案管理工作方法與程序的規范力度。要做到這點，要從以下兩個方面開展工作：
1.全面普查所有案卷。將一些無用文件予以剔除，只有如此，才能有效避免在今后的計算機管理當中出現低效率與重復的現象。從一定程度上來講，這也是實現文書檔案管理規范化與標準化的第一步。
2.重新組合文書案卷，將案卷實現規范化。盡可能將那些內容混雜、組卷過厚的案卷再一次組卷。將那些在某種程度上具有一定相互內在聯系的組卷有機結合在一起。在這個過程當中，對于那些標題不清、無案卷標題與目錄及頁碼的案卷再進行加工填寫，進一步加強案卷的規范性。再次，提高文書檔案管理工作的科學信息化水平。在新時期的情況之下，做好文書檔案工作的保障與基礎即是掌握現代化的管理方式與技能。計算機技術于文檔管理而言，可以使文件的整體環節同辦公自動化相銜接，從而系統將文件的起草、刪減、登記等程序予以完成。隨著科學技術的不斷發展，這種具有現代化的新型管理技術從一定程度上來講迫切需要相關文檔管理者在結合本崗的基礎之上去進行運用與掌握，因此，在提高管理者業務水平的同時，也要加強對信息技術與計算機知識的學習，不斷將信息技術與文書檔案管理相結合。傳統紙質管理檔案的模式其勞動強度非常大且工作尤其繁瑣，而信息技術的引入則可以很好地解決這一問題達到事半功倍之效。特別是在進行人工立卷之時，相關的立卷人雖都遵循的是統一標準，但由于個人理解有所不同，因而對同樣的文件可能存在不同分類，由此不可避免出現分類不科學的現象，從而嚴重影響了案卷分類質量，對今后的各項查詢工作會帶來極大不便。而將計算機引入至文件檢索領域，既從一定程度上降低了某些由于人為因素所帶來的不良影響，而且還可充分發揮出計算機技術的管理優勢，方便快捷，可以極大將工作效率進行提高，從而真正達到深化檢索、簡化整理的文書檔案管理目的。綜上所述，在新的歷史時期之下，必須提高文書檔案的管理水平，確保檔案管理達到系統、完整與準確的要求，更好地服務于各單位。因此，不斷優化當前文書檔案管理工作也是新時期我國各行各業發展的必然選擇與需求。
作者：王麗巖單位：河北省唐山市疾病預防控制中心
