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一、電子檔案特點

電子檔案逐漸走向網絡化、電子化的發展方向，這也可以說是劃時代的變化，這項檔案管理系統，對于管理人員來說，也算是一種挑戰，能更有效的提高管理人員的管理水平。

（一）電子檔案呈現計算機的數字化信息形態

電子檔案都是以代碼如入的形式形成在光盤、磁盤、磁帶、U盤、軟盤等等存在的。從多張紙質檔案關系文件轉變成為一個小小的光盤、磁盤等幾億字的數據，可見這般變化可謂驚人。

（二）電子檔案管理信息是獨立的

紙質的檔案載體和內容是不可分離的一個整體但是，伴隨著電子檔案的出現，使得檔案管理的信息已經呈現更大的獨立性。并且其內存的位置還不是固定的，可以從一個儲存載體轉換到另一個載體，并且，其中的內容信息不會發生改變，卻可以通過計算機網絡進行轉換。

二、電子檔案管理

（一）現在，很大部分的檔案室都會將電子文件的檔案轉換成紙質文件進行保存

主要是因為電子文件檔案的管理制度、管理設備、證據性、管理技術與方法、通訊設備等各個方面還依舊存在問題。當然，在這些問題沒有得到更好的解決辦法之前，對于這種電子文件和紙質文件雙套的歸檔狀況，一定會存有必要性和合理性：第一方面，在檔案管理系統中，如果沒有技術過硬的員工，優越的科學管理制度的條件下，在檔案室管理的工作人員不能輕易的使用電子文件檔案來替代紙質文件檔案管理保存；第二方面，在使用電子文件方式來做檔案管理保存，也是非常有著積極的作用意義，依據這樣的方式就可以實現雙套歸檔的局面形成?？烧f在相當長的一段時間里，電子文件檔案和紙質文件檔案雙套歸檔的管理局面依舊繼續存在。隨著社會的不斷進步，檔案管理技術的成熟以及各個方面的條件一應俱全時，將會有越來越多的電子文件逐漸轉換成為電子檔案。在建立起的雙套歸檔管理中，會對管理人員增加較大的工作量，而且，在兩種管理檔案系統要建立起準確的標識關系。如：在電子檔案管理中的每個內容都要詳細的標注相互對應的紙質檔案管理庫的目錄、柜號、編號等詳細信息；同樣，在紙質檔案中也要同樣詳細標注相互對應的電子檔案的編號、存放的地址等信息。兩者之間必須保證相互對應，內容相互一致。

（二）可靠性的原則

電子檔案管理是必須準確無誤的，可靠性可為是電子檔案管理的根本。雖然說電子檔案管理要比紙質檔案管理有著很多的優勢，紙質檔案管理在修改內容上是有著明顯的很急的，而電子檔案管理的缺點卻在于此，在電子檔案管理中要進行修改或者文件簽署上都是直接在計算機網絡中進行更改和錄入的，卻不能留下任何痕跡，而數據的可靠性和證據性確是電子檔案管理的生命，這也是人們為什么會在電子檔案管理的可靠性和證據性有著過多的疑慮。這個問題也是困擾著眾多在職電子檔案管理的工作人員，所以，在關于電子檔案管理也采用了很多種措施，電子檔案管理的可靠性是必須遵守的。在歸檔電子檔案管理的過程中，要嚴格的規范工作人員嚴格遵循工作制度，不僅要對收集的資料嚴格檢查把關，確保歸檔的電子文件的數據要有著真實性、有效性、可靠性，還要注意在管理電子檔案中的調閱、復制、鑒定、整理等各個環節都要保證依照正規的流程走，并且，在電子檔案歸檔完成后，還有建立相應的備份文件，防止日后檔案中的信息丟失而導致的損失，所以，電子檔案的可靠性一定要嚴守遵循的。

（三）效率原則

檔案管理是每個單位的核心，記錄著單位中的大小事務，而實施電子化的檔案管理的工作面也是非常廣大的，耗時耗財，所以，在電子檔案管理歸檔中必須講究工作的效益以及效率。在電子檔案管理中，對于歸檔的電子文件檔案要進行有效的優化，把所有的電子檔案進行充分的優化出最有效的檔案信息，其中也包含最合理、最優化的工作流程和工作技術模式，建立最高效、最經濟、最先進、最適宜的電子化檔案管理的加工系統流程。有著合理的電子檔案管理方案，是對整個電子化工程效率和成敗的關鍵，所以說，構建有效的電子檔案管理原則是何等的重要。

作者：孫燦單位：延邊體育運動管理中心