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一、高職院校檔案工作存在的問題

多年來，盡管檔案主管部門積極推進各級各類檔案機構的規范化建設和達標升級，但許多高職院校檔案工作落后的狀況長期未得到根本改善，許多高職院校檔案工作中存在以下普遍問題。

（一）高職院校檔案管理的服務意識

較差和部門之間缺乏配合高職院校進行檔案管理工作的目的是更好地為教學服務、學生管理、高職院校的發展建設。但是，高職院校的檔案管理卻經常忽視了這一目的，具體表現為：第一，經常遺失一些材料和檔案，為老師和學生帶來很重要的麻煩；第二，學生檔案材料內容不統一,規范性較差,檔案材料質量不高,利用率較低。學生材料主要是各系各輔導員管理，沒有統一的要求，大多數材料基本上是一些由個人填寫的判斷式材料為主（如畢業生登記表），全面反映個人各方面素質的客觀分析性材料較少；從而影響檔案材料的真實性、完整性，使檔案利用價值大大降低。在高職院校里，檔案管理部門往往會被邊緣化，高職院校各部門之間對檔案管理普遍缺乏配合意識。

（二）“硬件”投入不足和“軟件”建設嚴重滯后

隨著國家對教育的大力支持，很多高職院校的條件設施有了明顯改善，但很多高職院校對檔案室的建設的“硬件”相對投入較少，現有的一些保管設備陳舊老化，很多高職院校檔案房簡陋，“六防”（防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防高溫）設施不到位，高職院校對檔案室的設施設備投入較少，影響了高職院校檔案工作的發展。“軟件”建設嚴重滯后。很多高職院校檔案管理制度不健全，檔案的服務能力低，效率低下，檔案的管理手段落后，高職院校檔案管理的軟件非常少等一系列問題。

（三）檔案室檔案的存放存在“散”，“亂”現象

檔案的隨便存放和一些檔案并沒有采取相應的保密措施除學生學籍檔案和少數文件外，其他業務檔案的存放大多數分散在教務處、人事處、財務處、學工處、各系部及個人手中，沒有得到集中管理。

二、高職院校檔案工作存在的問題的原因分析

（一）缺乏協同合作與管理

很多高職院校的中心工作和檔案工作并沒有實現好協同，缺乏協同合作。因為高職院校的各項資源有限，很多高職院校很難做到各項工作的同步協調，高職院校的很多部門也缺乏協同合作。由于高職院校以培養技能為核心就業為導向的辦學目標，院領導往往會重視與現實利益相關的工作，如高職院校的教育和招生等的工作，一者院領導很難重視發展檔案工作，二者檔案工作在高職院校中很難協同合作。高職院校有很多檔案工作者經常以自我們為中心，經常抱怨領導不重視和資源分配不均，缺乏與其它部門協同合作意識。

（二）檔案工作沒有更好的融入高職院校工作

高職院校領導對檔案工作的沒有引起高度重視，是檔案工作沒有融入高職院校工作的重要原因，檔案工作由于對于高職院校的教學質量和教育水平的提升并沒有太大的聯系，很多高職院校很難把檔案工作和高職院校的其它方面的工作融合在一起，檔案工作沒有更好的融入到高職院校工作，會容易遭到高職院校一些部門的忽視。

三、創新高職院校檔案工作的策略及措施

創新既是民族進步和國家興旺的動力，也是高職院校發展的支柱。高職院校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來高等職業教育發展的步伐，才能適應社會主義市場體制的需要。所以要以創新管理思想為指導，加強協同為主線，把檔案工作深度融合到高職院校的各項工作當中，才能促進高職院校檔案管理規范化和科學化水平，才能服務學院建設。

（一）加強高職院校各部門之間協同合作

加強高職院校各部門之間協同合作就是指檔案工作在高職院校各部門共同協作下，由檔案管理協調處理完成。一是加強檔案管理與學校各部門的文件管理工作相協同，讓檔案管理規范和標準融入文件管理有關環節過程之中（實現所謂的“前端控制”），同時進行有關工作流程的整合和優化。二是讓檔案工作深度融入高職院校管理體制之中，與學院同步協調發展。三是做好主動服務，在揮檔案資料的參考價值和憑證價值的同時，通過做好檔案資料與其它部門對接，以確保檔案工作的正確無誤。為了加強高職院校各部門之間協同合作，可以采取以下措施：第一，根據本校有關實際情況擬定合適的一套方案以確保高職院校各部門之間協同合作，以實現高職院校的檔案管理工作良好的發展。第二，選擇一定的“平臺”或“載體”推進，比如文檔一體化管理和利用校園網開展服務等。第三，加強高職院校各部門之間工作的協同，可以借助一定的時機推進，以便相對省力的打開局面。比如，借助高職院校迎接重大評估、達標升級或進行管理效能改革的時機，或者利用檔案主管部門檔案管理達標定級活動，以實現部門之間的協同，最后以規章制度形式保證部門之間的協同。

（二）把檔案工作融合到高職院校工作各環節

為了使檔案工作更好的融入高職院校工作的各個環節，可以采取以下措施：第一，要加強宣傳、舉辦展覽、座談會等形式捕捉本高職院校檔案工作的新亮點、新特點，使廣大師生認識到檔案的重要性；第二，可以運用各種先進的技術手段和網絡軟件利用，提高檔案工作的管理效率和服務水平，也更好地方便教師和學生進行方便的查閱和提取檔案，也是為了更好的面對繁多的各類評估檢查；第三，加強領導，制定和完善各種檔案機制，必須做到有領導抓、有機構管、有專人做，真正做到議事有位置、計劃有內容、經費有保證、管理有措施、質量有提高；第四，把檔案工作納入高職院校發展規劃和年度工作計劃、納入學校管理制度和有關人員的崗位職責、納入校領導議事日程，檔案工作經費納入學校當年預算，確保“人、財、物”的到位，檔案部門參加學校重要計劃工作會議，參加學校科研課題、設計項目以及產品的評價、監定會、參加學校基建工程竣工驗收工作、參加重大儀器設備開箱驗收工作。同時學校下達項目計劃任務，同時提出文件材料的歸檔要求；檢查項目計劃進度，同時檢查文件材料形成情況；評審鑒定成果，同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統情況；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料，這樣才能更好的把檔案工作融入學校工作各個環節。

（三）加強檔案工作的協同管理

加強檔案工作的協同管理，就是要對檔案立卷歸檔工作（甚至包括公布利用環節）的流程、規范與文件管理工作有關流程進行規范整合和協同，對文件的起草、形成、審核、簽發、執行、更改、歸檔過程進行控制。同時，也在協同管理中減少重復環節，降低成本，增加效率。為使檔案之程序化、制度化，需要建立配套的工作流程、職責規定、業務范圍。為此高職院校可以采取以下操作步驟：

1.熟悉檔案管理的有關流程、規范，各部門（工作流程中有關）文件管理流程、規范；明確和熟悉檔案收檔范圍；

2.分析現有工作程序、流程，按檔案業務規范和協同管理降本增率需要，將之合理地簡化、整合、增加、調整之后，建立針對文件管理與檔案工作協同管理的一套業務流程（工作程序、崗位職責要求）和共同遵守的規范（公文制發要符合歸檔規范），確保文、檔協同管理的工作機制程序化、制度化；

3.根據高職院校根據自身特點制定具體流程（例如，收到上級文件登記手續完后即到歸檔手續；給各有關單位建立獲獎登記簿，獲獎材料紙質文件與電子文件同步歸檔等等）。

（四）創新檔案管理工作機制

要創新檔案管理機制，就要打破呆板的檔案管理思路和陳舊的管理格局。長期以來，檔案管理工作一直處于封閉式的管理體制。檔案管理的最終目的是利用，因此，檔案管理工作者要“堅持以人為本，服務至上”為原則，為利用者提供優質服務，這對檔案工作提出更高的要求，首先要加強自身建設，熟悉檔案業務，要有扎實的檔案專業知識，如檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、檔案縮微技術學等；其次要提高素質：一是提高政治素質，二是提高業務素質，三是提高能力素質。總之，要提高創新能力，取于實踐，勇于創新。

作者：韋翠清單位：廣西現代職業技術學院