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一、高職院校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的需求分析

（一）系統(tǒng)調(diào)查

1.現(xiàn)在許多學(xué)?；具€是依靠文本這一類紙質(zhì)介質(zhì)來處理相關(guān)信息，不僅工作效率不高，對于檔案的管理也不科學(xué)。

2.系統(tǒng)的維護(hù)功能不強(qiáng)，可以通過增加一些適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目來彌補(bǔ)。

3.數(shù)據(jù)比較容易丟失，安全性還不高。

4.各個部門之間的交流相對較少，這樣對于開展工作是不利的。綜上所述，可以通過建立起完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)使得學(xué)校的檔案管理更加科學(xué)化，提高工作效率，便于以后查找數(shù)據(jù)，提高檔案系統(tǒng)的安全性，一個完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)對于提高教學(xué)質(zhì)量是至關(guān)重要的。

（二）系統(tǒng)可行性分析

1.技術(shù)可行性。就現(xiàn)在的情況來看，計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展，可以說每個學(xué)校都有計(jì)算機(jī)，這就為設(shè)計(jì)這個系統(tǒng)提供了很好的硬件環(huán)境。在建立了校園網(wǎng)之后，校園網(wǎng)在學(xué)校的基本場所都有所覆蓋，比如，教學(xué)樓、圖書館、學(xué)生宿舍、教職工宿舍等等，這些都可以作為信息通道。同時，其他部門的一些系統(tǒng)也在不斷建立起來，比如說教務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等等，在這一系列的系統(tǒng)建立之后，也在一些方面為設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)提供了或多或少的幫助。

2.用戶可行性。在應(yīng)用該系統(tǒng)之后就可以在極大的程度上提高工作效率，一旦數(shù)據(jù)輸入到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫之后就可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，也可以快捷的完成查詢工作，這樣不僅提高了工作效率，也保證了工作的準(zhǔn)確性。與此同時，工作人員也都可以熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在使用新的系統(tǒng)之后，他們也可以比較迅速的進(jìn)入工作狀態(tài)，開始新的工作。在使用新的系統(tǒng)之后，學(xué)生可以更加便利的查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，在操作方面也更加簡單，只需要按照頁面的提示，選擇自己所需要的功能，就可以查找到需要的數(shù)據(jù)，而至于系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)以及運(yùn)行也不是使用者將會關(guān)心的事情。對于管理者來說，該系統(tǒng)的操作也并不復(fù)雜，管理者只需要將需要的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，在平時負(fù)責(zé)一些簡單的管理工作即可。而這些功能都是可以再以后的操作過程中實(shí)現(xiàn)的，也就是說，該系統(tǒng)在使用可行性方面上不存在問題。

3.經(jīng)濟(jì)可行性。在使用這種新的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)之后，不僅僅可以提高檔案管理工作的工作效率以及工作質(zhì)量，并且還可以極大的節(jié)約人力物力，節(jié)約資源，在加快處理學(xué)生信息之后，對于學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量也將會有極大的提升。

（三）功能需求

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)主要就是為了實(shí)現(xiàn)高效科學(xué)管理學(xué)生檔案的目的，該系統(tǒng)還可以對學(xué)生的個人信息、課程信息以及試卷情況等等這一系列的信息進(jìn)行整理和維護(hù)。學(xué)生在這個系統(tǒng)的幫助下也可以隨意地瀏覽所需的資料，并且還支持下載以及打印功能，這對于學(xué)生來說無疑會有很大的幫助。而系統(tǒng)管理員對于班級、成績、學(xué)生、教師、畢業(yè)設(shè)計(jì)選課、試卷、公告及留言信息等等可以進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（四）性能需求

在設(shè)計(jì)系統(tǒng)的時候就應(yīng)該考慮全面，不僅需要考慮到現(xiàn)在系統(tǒng)的“標(biāo)準(zhǔn)性、安全性、兼容性、高效性、保密性、可維護(hù)性”，更加需要為以后系統(tǒng)的升級考慮，同時還需要注意系統(tǒng)在什么樣的環(huán)境下使用，所以系統(tǒng)還需要具備以下幾個功能即全面性、可靠性、安全性、兼容性、高效性、可維護(hù)性。

二、高職院校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵技術(shù)和工具

（一）ASP技術(shù)

在這個信息技術(shù)高速發(fā)展的社會，社會大眾對于信息技術(shù)要求越來越高，同時Web頁面技術(shù)也在不斷的發(fā)展，增強(qiáng)了Web站點(diǎn)的功能性，供給大眾使用的功能也在增多。從HTML、ClientScript到CGI,再由JAVA到ActiveX,Web頁面設(shè)計(jì)一直在受到?jīng)_擊，微軟公司對之前的設(shè)計(jì)作分析討論，從新出發(fā)，設(shè)想Web頁面設(shè)計(jì)的真正目的，最后，設(shè)計(jì)出了Ac-tiveServerPages(ASP)來替代CGI(Com-monGatewayInterface，通用網(wǎng)關(guān)接口)的技術(shù)。

（二）ODBC技術(shù)

ODBC（開放數(shù)據(jù)庫互連，OpenDat-aBaseConnectivity）是Microsoft公司開發(fā)的一套開放的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應(yīng)用程序接口規(guī)范，這樣一來的話就可以更好的規(guī)范該軟件可以使用的環(huán)境，在ODBC操作技術(shù)的開發(fā)進(jìn)程中，最常使用到的就是ODBC接口、SQL語言，至于另外的一些操作的話可以借助數(shù)據(jù)庫的一些相關(guān)驅(qū)動來幫助實(shí)現(xiàn)。這樣一來的話就使得應(yīng)用程序有著更加全面的功能。

（三）B／S模式

B/S模式已經(jīng)采用了新型的MIS系統(tǒng)的平臺模式，以WEB技術(shù)為模板共同完成對于系統(tǒng)的任務(wù)。B/S模式的客戶端對于客戶端的簡化工作有著很大的幫助，不但可以免除許多的硬盤存儲的問題，還可以保證整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的靈活性和簡便性。B/S使得傳統(tǒng)的MIS的功能有所擴(kuò)大，其中最主要的特點(diǎn)就是網(wǎng)上信息的工作，可以大大的提高了工作的效率，減少了人力和物力，提高了經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。

（四）SQLServer2005

SQLServer2005具備兩種重要的特性，一方面能夠以強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行有效地工作，另一方面，數(shù)據(jù)庫引擎也可以用于本地的存儲獨(dú)立數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)行數(shù)據(jù)的快捷運(yùn)行和提高工作效率。

三、高職院校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

1.系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊主要分為以下幾個部分：系統(tǒng)登錄設(shè)計(jì)、用戶賬戶管理、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置和系統(tǒng)維護(hù)功能。

2.學(xué)生信息模塊

學(xué)校對學(xué)生資料都需要進(jìn)行詳細(xì)的登記，而這些重要的資料也是以后學(xué)生參加各項(xiàng)活動的基礎(chǔ)，一定需要進(jìn)行定時的維護(hù)。主要信息有學(xué)生的專業(yè)、學(xué)號等等。

3.學(xué)生成績模塊

在每個學(xué)期期末的時候都會將學(xué)生的成績錄入到系統(tǒng)中，以便于學(xué)生查找自己的成績，對于考試沒有提高的學(xué)生來說也可以盡早做好準(zhǔn)備，報(bào)名參加補(bǔ)考，而老師要做的就是將成績匯總到教務(wù)科。

4.公共管理模塊

在這個模塊中主要有留言管理、通告管理等等。如系統(tǒng)功能模塊圖1：

（二）系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖

數(shù)據(jù)流圖由以下元素組成：數(shù)據(jù)流(DataFlow)，處理(Process)，數(shù)據(jù)存儲以及數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)流(DataFlow)：為有名稱以及流向的數(shù)據(jù)，一般通過箭頭表示。處理(Process)：對已有的數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)的處理，表示方式為矩形。輸入的數(shù)據(jù)將指向已有的數(shù)據(jù)，輸出的數(shù)據(jù)則指向相反的位置。數(shù)據(jù)存儲：以文件方式或者通過數(shù)據(jù)庫存儲方式保存的數(shù)據(jù)，主要的表示方式也是借助于箭頭。數(shù)據(jù)源以及數(shù)據(jù)終點(diǎn)：主要的作用就是為了表示數(shù)據(jù)的去向，在一般狀況下只在起點(diǎn)或者在終點(diǎn)出現(xiàn)，它還可以被叫做外部實(shí)體。該系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖如圖2：

（三）系統(tǒng)E-R圖

數(shù)據(jù)庫概念概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)要建立在需求分析的基礎(chǔ)之上，然后設(shè)計(jì)出可以滿足客戶需要的實(shí)體，這樣也可以為接下來的邏輯設(shè)計(jì)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所謂的E-R模型之間的聯(lián)系主要是建立實(shí)體之間的聯(lián)系。在需求分析之后，便需要對不同的實(shí)體進(jìn)行相關(guān)的考察，然后才能夠發(fā)現(xiàn)其中所存在的聯(lián)系。這樣一來的話就能夠的出實(shí)體之間是以1:N，M:N，或者是1:1。在此之后還需要進(jìn)行一項(xiàng)工作，就是需要考察一個實(shí)體，兩個實(shí)體，或者是多個實(shí)體之間存在怎樣的聯(lián)系。E-R圖為實(shí)體-聯(lián)系圖，可以用來表示實(shí)體型的屬性以及聯(lián)系。這也是用來描述顯示世界的概念模型。在E-R圖中表示方法如下所示實(shí)體型：可以通過矩形來表示，在矩形內(nèi)輸入的實(shí)體名；屬性：用橢圓表示，要將實(shí)體連接起來的話就需要用到屬性。聯(lián)系：用菱形來表示，可以在菱形內(nèi)輸入聯(lián)系名，并且還可以和實(shí)體連接起來。與此同時在旁邊標(biāo)明聯(lián)系的類型（1:1，1:n或m:n）。“學(xué)生檔案管理系統(tǒng)”的全局ER模式：見學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的全局E-R圖3

（四）數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

在充分完成對學(xué)生管理系統(tǒng)的分析以及對數(shù)據(jù)流圖、E-R圖的研究之后就可以得出數(shù)據(jù)庫的相關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)以及相關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。學(xué)生信息表見下表1：在該表中主要涉及到的有以下一些數(shù)據(jù)：學(xué)號、姓名、民族出生日期、家庭情況、入校成績、進(jìn)入學(xué)校的政治面貌、實(shí)際住址、相關(guān)專業(yè)、郵政編碼等等類似的信息。不僅如此還需要收集學(xué)生家長的相關(guān)信息，其中就包括：父母親的工作崗位、父母親的具體職位、父母親的文化程度、父母親的具體聯(lián)系方式。表名稱標(biāo)識：student

四、高職院校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

（一）系統(tǒng)管理模塊的實(shí)現(xiàn)

（1）系統(tǒng)的登錄設(shè)計(jì)

在登錄設(shè)計(jì)的過程中，一般分為兩個小的模塊，分為管理者登錄以及學(xué)生登錄兩種。管理者想要進(jìn)入系統(tǒng)中的話，在登錄界面需要先選擇登錄用戶的類型，然后按照具體要求輸入正確的用戶名以及密碼之后就可以進(jìn)入系統(tǒng)。

（2）用戶賬戶管理

系統(tǒng)的管理員一般可以憑借對用戶的管理實(shí)現(xiàn)對新用戶的注冊，或者是刪除等等相關(guān)操作。

（3）權(quán)限管理功能實(shí)現(xiàn)

在單擊界面菜單之后，通過“用戶管理->權(quán)限管理”就可以進(jìn)入權(quán)限管理界面，根據(jù)界面的提示先需要輸入用戶編號，之后可以借助界面中間的兩個向左向右鍵，幫助選擇權(quán)限，最后在操作基本完成之后只需要點(diǎn)擊“確定”鍵即可完成全部操作。

（二）學(xué)生信息模塊的實(shí)現(xiàn)

對于學(xué)生信息窗體來說，其功能就是可以對學(xué)生的信息進(jìn)行一定的操作。只需要點(diǎn)擊錄入按鈕，然后于光標(biāo)所在地添加需要的信息。

（三）學(xué)生成績管理模塊的實(shí)現(xiàn)

學(xué)生成績管理模塊主要包括以下幾個模塊，考試課程信息的設(shè)置，考試成績查詢，考試成績錄入及考試成績的統(tǒng)計(jì)匯總等等。需要查詢成績的是時候可以通過進(jìn)入系統(tǒng)的“成績管理”然后點(diǎn)擊“學(xué)生成績查詢”菜單項(xiàng)，然后就會出現(xiàn)一個對話框，我們可以依照需要查詢的范圍，輸入需要的信息，就可以查詢到所需要的成績了。

（四）公告管理模塊的實(shí)現(xiàn)

公告管理模塊的設(shè)計(jì)的主要目的就是要把最新的通知通過最快捷的方式傳輸給大家，這里使用到的工具有新聞編輯器。操作流程也并不復(fù)雜，只要管理員添加了公告信息，用戶就可以很快看到。無論是老師或是管理員都可以對學(xué)生的留言進(jìn)行恢復(fù)，但是不可以隨意刪除。高職院校檔案管理系統(tǒng)可取代手工傳遞工作，可以代替人工進(jìn)行許多繁雜的勞動，減少人工開支，節(jié)省資金，并且可大大提高信息量的取得，縮短信息處理周期，提高學(xué)生信息的利用率，為學(xué)校的工作效率帶來了一個質(zhì)的飛躍，還可以使敏感文檔更加安全等等。

作者：王文惠江鈴洪浩單位：九江職業(yè)技術(shù)學(xué)院