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灰塵是懸浮在空氣中的礦物、有機物質的微粒，它來源于自然界和人類生活中的沙土、煙渣，以及飛揚在空氣中的結晶等。灰塵的害處主要在于，灰塵和水分使材料粘結在一起，產生化學和腐蝕作用。灰塵中帶有大量的微生物寄生蟲，是各種霉菌類孢子的傳播者。為此，室內門窗可以用絨布釘住，人員和材料進庫時應撣盡灰塵；還可以采用空氣調節裝置，清潔室內的空氣，窗上可以安裝紗窗，以過濾空氣，防止灰塵進入。選擇檔案室和庫房時，應盡量避開不利因素。

檔案是由紙張和大量化學制品形成的各種載體，這些材料易燃，一旦發生火災就難以控制。因此，對防火不能有任何的疏忽和大意。造成火災的原因一是電路老化；二是電器設備運用不當，離開和下班時未能切斷電路；三是吸煙。因此，檔案庫房要定期檢查電路和電器設備，庫房應避開廚房和易燃物，禁止庫內吸煙。庫房內要有消防設備，檔案工作人員要熟悉使用消防器材的方法。

污染也是文字材料受損的原因之一，主要表現：一是汗垢，天熱手易出汗，容易弄臟材料；洗完手后沒有擦干；二是金屬品的銹斑。這些都會影響藝術檔案材料的耐久性，日久都會對紙張和字跡起破壞作用。為了防止污染，除庫房內保持一定溫度、濕度，同時要減少手翻而染上的污垢，盡量不要再就餐時閱讀材料，庫房內不宜放置花草樹木。要積極采取措施，改善保管條件和環境。

隨著信息技術的快速發展，以計算機管理和網絡方式提供信息服務和交流檔案信息，已成為檔案工作發展的必然趨勢。檔案數據信息的安全包括內容安全和計算機管理交流的安全。要解決它的穩定和安全、有效，首先要從兩個方面入手：

管理系統程序的完整性。管理系統程序的完整性，也就是在應用計算機進行管理和應用時，檔案數據信息在儲存和傳輸過程中不被刪除、修改、丟失等現象。必須在軟件開發和應用上加強功能的完整性和實用性，不至于受各種原因的破壞。此外影響還包括設備故障、軟件錯誤、操作不當、計算機病毒等。所以要采用多種方案進行技術性預防。如采用備份、實體管理和數據信息管理內容保管的雙軌制等。

檔案數據信息應用軟件的安全性。軟件系統的安全主要是操作系統的安全、網絡系統的安全、驅動系統的安全及各種功能軟件系統的安全和檔案數據庫系統的安全等。由于應用軟件的開放技術和軟件的不可預見性和復雜性，任何軟件開發系統都會在一定的周期內出現錯誤和缺陷，軟件容易受到攻擊和損壞，特別是操作系統和數據平臺軟件，在一臺電腦設備下共享數據庫網絡、電子文件和娛樂軟件，更容易造成安全性的變化。因此，軟件的固化合安全功能極為重要。尤其在安全等級較高的數據信息系統，平臺軟件的安全管理和開放是信息管理的核心內容。

總之，檔案的應用、參考、更新等一切的功能都是以檔案的安全為基礎的。檔案的安全性在整個系統中尤為重要，它使得信息可以完整的延續。所以我們應該重視檔案管理的安全性。

作者：徐璐單位：哈爾濱市社會福利院