促進檔案信息化管理安全的手段
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在加強工作管理的同時，還要有一定的規章制度作為保障，檔案管理部門應該設置嚴格的保密安全制度，在檔案信息的收集、整理、儲存時都要做到檔案的安全。與此同時，應該積極引入現代化的技術和設備，使檔案的保密工作更完善，提高檔案管理工作的效率。接受信息時代對檔案工作提出的新挑戰。
一、檔案信息化存在的問題
二十一世紀以來，新知識、新技術在社會中得到了廣泛的應用，檔案的管理也走上了信息化的發展道路，但是和任何新事物的開始一樣，檔案管理的信息化也需要一個漫長的過程，而且其中存在著很多問題。
1.檔案管理者的能力不高，而且長期以來，檔案的管理工作在很多組織和單位都得不到重視，這種狀況的形成，是由于檔案發展的歷史，人們普遍對檔案認識較少。檔案的信息化管理絕對不是僅僅把資料輸入到計算機中那樣簡單，而是一個系統，完備的過程。
2.在我國境內的很多政府部門和事業單位并未完全實現信息化，在日常的工作和管理中沒有科學完整的標準、制度，在為群眾服務和行政管理上，主要依靠的還是政府工作人員，而檔案信息化平臺卻沒有獲得充分的利用，對此，我們應該積極主動的做出改變，這樣才更有利于行政管理的發展和機制的創新，也有利于我國建設高效率的服務型政府。
3.我國發展信息化的時間相對較短，這使得我國在信息化技術和專業信息化團隊的建設上都是落后的，在一些事業單位中，檔案管理信息化，管理軟件和政府工作和服務的需求、特點并不兼容，使檔案信息化的實用性大打折扣，也使信息化檔案沒有特點，使檔案信息化工作在許多行政事業單位中的推廣受限。
4.在我國，存在很多的信息化開發公司，這些公司在技術和標準上都存在差異。一般在行政事業單位的檔案信息化過程中，信息化系統和開發和研究，大多都是由不同的幾個公司完成的。這使得檔案信息化管理不能將所有的信息進行整合，這大大的影響了檔案信息管理的運行效率，在技術上來說，也不能在不同系統間轉換數據，影響了檔案信息的共享。使各個行政單位之間的信息傳遞受到限制，不利于提高單位的行政效率，也降低了行政單位對群眾的服務質量。
當今的社會，是信息化的社會，信息在社會中的地位不言而喻，并且能夠轉化為生產力，由于信息地位的重要，維護信息的安全也成為了時代的重點，在檔案信息化管理工作用也是如此，作為單位檔案信息主要管理人員的文書必須負起責任，在日常工作中認真、細致的做好檔案的收集、保管和儲存，防范檔案信息化管理中的不安全因素，實現檔案信息化的安全和穩定。
（一）管理手段
1.做好機密檔案的保管工作。我國行政事業單位中的很多檔案，都是涉及到我國經濟、政治、甚至國家安全的信息，這樣就要求檔案的管理人員必須要確保機密檔案的安全，首先必須要有健全的安全保管制度作為保障，防范一些違規情況的發生。其次，一定要對機密檔案進行單獨、重點管理，設置專門的管理人員，進行責任制管理。與此同時，要對機密檔案定期進行檢查、核對，做到檔案管理工作的萬無一失。2.做好檔案的傳遞過程的安全工作。檔案的傳遞過程，并不是孤立的，而是要在很多部門的相互配合下完成的，必須要協調好各部門之間的關系，做到檔案使用過程的絕對安全。首先，作為行政單位的檔案管理人員，必須要具備崇高的職業道德，要有敏銳的安全觀念，把國家和人民的利益放在首位，在工作中積累管理經驗，吸取檔案管理過程中的經驗和教訓，做好檔案的安全工作，奠定檔案信息化的基礎。
（二）技術手段
在檔案資料的各種介質間進行傳遞時，很容易由于系統的漏洞或者互聯網上的危險程序而遭到入侵和攻擊，給信息的保密和安全帶來隱患，所以必須要采取一定的技術手段和管理措施，1.加密技術。加強網絡安全管理的核心思想是對信息對象進行加密，這種做法可以最直接的提高信息數據系統的安全性。作為安全技術核心的密碼技術，可以保持加密的信息和檔案處于保密、不公開的狀態，加密技術可以把機密的信息轉換成亂碼的形式進行保存，有效預防信息被技術手段破譯而造成檔案管理損失。檔案信息化管理中一般應用公鑰密碼算法和對稱性加密兩種技術2.防寫技術。這種技術的優點是科技將檔案信息設置到一種“只讀”模式，在“只讀”模式下，外界不能夠對信息進行修改，只能通過終端進行信息的讀取，這種記錄的形式往往是不可逆的，只讀光盤和一次寫入光盤是防寫技術的兩個典型的應用，一次寫入光盤能夠實現多次讀出但只有一次寫入，可以對記錄進行續寫但是不能刪除原來的信息。只讀光盤只支持信息的讀出而不能刪除和續寫信息。這種技術最大程度上保證了檔案的完整和真實。
三、結束語
對檔案的管理工作不應該是孤立的，應該和相關行業加強溝通和聯系，充分利用現代化科學技術，保證檔案信息的安全和保密，并且推進檔案信息管理的信息化。廣大檔案工作者一定要做到勵精圖治，提高管理能力，創新管理思維，實現檔案管理工作的穩定發展。
作者：王桂萍單位：河北省滄州開發區管委會
