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檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性、安全性較強(qiáng)的工作。檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作是提高單位整體工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，可以用來(lái)衡量一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)?nèi)绾魏腿粘９芾硭剑呛饬科髽I(yè)或單位的業(yè)績(jī)的重要指標(biāo)之一，檔案管理水平的高低，在不同層面也是衡量企業(yè)或單位的管理水平一個(gè)重要體現(xiàn)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理工作的重要性越來(lái)越明顯。不僅能為企業(yè)或單位發(fā)展提供最完全的準(zhǔn)備資料，還可以為企業(yè)和單位的發(fā)展決策提供科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)正確決策的最好參考資料。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上也需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。

1、檔案管理工作現(xiàn)狀

目前，大部分企業(yè)或單位的檔案管理工作還主要表現(xiàn)在傳統(tǒng)的管理模式和方式，不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的新要求、新模式，從而導(dǎo)致檔案的開(kāi)發(fā)檔案信息資源不能高效地被利用，對(duì)檔案的收集、歸檔、查閱等環(huán)節(jié)帶來(lái)了諸多的不便，極大制約和影響了檔案信息資源的綜合利用和管理。這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，在很多單位或部門(mén)，特別是在基層的單位和部門(mén)，部分人員包括部分主要領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作在認(rèn)識(shí)上存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作只不過(guò)就是整理、保管、存儲(chǔ)等瑣碎的工作，有的認(rèn)為有檔案管理和沒(méi)有也沒(méi)有很大差別，這些管理工作不是主要工作，也不能給單位創(chuàng)造業(yè)績(jī)，只要看管好、保存好、不丟失、不泄密就可以了，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。

1.2檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不夠高。目前，各部門(mén)各單位按照有關(guān)檔案管理要求都建立了一支檔案管理人員隊(duì)伍。從整體上來(lái)看，部分管理人的文化程度、工作能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等方面還不能適應(yīng)新時(shí)期新階段檔案管理工作的新需要。

1.3檔案室硬件設(shè)施不夠齊全。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物（蟲(chóng)、霉、鼠等）“八防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。比如按照檔案管理的有關(guān)要求，檔案室應(yīng)配備檔案專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備、去濕機(jī)、加濕器等設(shè)備，但大部分單位都沒(méi)有按照要求去配備，甚至有的連專(zhuān)門(mén)檔案室都沒(méi)有。這些問(wèn)題的出現(xiàn)很難保證信息檔案的安全性和保密性。

1.4檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。隨著網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件或平臺(tái)在檔案管理工作中廣泛推廣，傳統(tǒng)的手工檢索會(huì)隨之變得越來(lái)越落后。但對(duì)目前來(lái)說(shuō)，由于種種原因，如領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、資金短缺等因素，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備仍然落后于其他工作部門(mén)，還有少數(shù)單位手工檢索占有很大比重，當(dāng)需要查閱檔案時(shí)，需要人工查找目錄，人工搜索，導(dǎo)致檔案檢索工作煩瑣和效率不夠高現(xiàn)象的發(fā)生。

1.5檔案管理不夠規(guī)范。目前，在部分企事業(yè)單位或者是專(zhuān)業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在管理水平不夠高，管理人員的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏，管理能力較低等。特別是對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)少，對(duì)檔案管理工作的重要性、要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)要求不太了解，如檔號(hào)不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、案卷缺少卷內(nèi)目錄等現(xiàn)象。

2、做好檔案管理工作的措施或方法

隨著檔案資源的急劇增長(zhǎng)和現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理利用的頻繁程度，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已越來(lái)越難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)利用的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要。因而，作為儲(chǔ)存并提供利用的檔案管理工作，其重要性日益顯現(xiàn)出來(lái)。

2.1提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)各部門(mén)要站在建立現(xiàn)代檔案管理模式的高度，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不斷增強(qiáng)做好檔案管理工作的使命感和責(zé)任感，深化認(rèn)識(shí)檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要位置，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，大力宣傳檔案工作的重要性及檔案的利用價(jià)值作用，不斷提高全社會(huì)的檔案法律意識(shí)。

2.2強(qiáng)化學(xué)習(xí)力度，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的綜合素質(zhì)的高低。提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，是推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化的關(guān)鍵。一是要嚴(yán)把入口關(guān)。注重引進(jìn)招聘一些有文化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。要注意選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員干部從事檔案工作管理工作，不斷完善教育培訓(xùn)和約束激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮他們的工作積極性、創(chuàng)造性和工作熱情。二是要強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)教育。提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，更著應(yīng)該注重政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的提高，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，增強(qiáng)黨性黨風(fēng)修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺(jué)服從黨和政府對(duì)這個(gè)工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅(jiān)定信心。提高適應(yīng)崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進(jìn)行調(diào)查研究，提高新時(shí)期對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)和要求，不斷總結(jié)和探索，提高管理水平。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的學(xué)習(xí)教育和培訓(xùn)培養(yǎng)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平，是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)全面提升檔案管理的一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。檔案管理人員必須努力學(xué)習(xí)，特別要刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷拓寬視野，提高檔案管理水平，提升管理服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)準(zhǔn)確地了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。三是扎實(shí)有效地推行專(zhuān)業(yè)繼續(xù)教育和自學(xué)形式。作為檔案工作人員，要注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

2.3建立健全管理制度，全面提高檔案管理工作的規(guī)范化。一是要嚴(yán)格做好文件的收集、整理、歸檔工作。按照上級(jí)有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位辦部門(mén)實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化規(guī)定，制定檔案管理工作有關(guān)程序的工作流程，確保“檔案資料收集全、整理規(guī)范、歸檔全面”。二是要建立檔案管理制度，對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度；建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，保證檔案管理規(guī)范有序。同時(shí)，在建立健全有關(guān)管理制度時(shí)，必須準(zhǔn)手以下幾個(gè)原則：一是合理科學(xué)。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理工作需要為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。二是簡(jiǎn)明實(shí)用。各項(xiàng)管理制度必須以具有可操作性為前提，以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，更好地發(fā)揮各項(xiàng)管理制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。三是堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。四是嚴(yán)肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

2.4采用信息化管理手段，不斷提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。信息化的飛速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案管理工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化、現(xiàn)代化管理。一是要不斷加大投入力度。各級(jí)各部門(mén)都必須按照《檔案法》和有關(guān)規(guī)定，加大對(duì)檔案管理工作的頭力度，全面改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善硬件設(shè)備建設(shè)，全力提升檔案設(shè)施水平，提升檔案管理和服務(wù)質(zhì)量。如按照規(guī)定配備必要的信息化設(shè)備、“八防”用品等。二是要積極引進(jìn)先進(jìn)檔案管理軟件系統(tǒng)，強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)人員培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的熟悉、熟練程度，提高他們的工作效率。