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區級衛生行政部門擔負著轄區內基層醫療衛生機構的人事檔案管理，人事檔案的管理走向現代化是一個必然的趨勢。人事檔案的計算機管理，就是要擺脫傳統的手工處理方式，利用計算機對輸入的人事檔案信息進行檢索、查詢、比較、選優、排序、分析、統計和輸出，有助于對人員的素質狀況、人才結構等進行及時準確的分析，為人才配置和預測提供各種數據，為領導者制定相關政策提供科學的依據，為人事工作提供及時高效的服務，它與傳統的人事檔案管理相比具有顯著的優點。

1.計算機在人事檔案管理中的作用

人事檔案管理工作的信息化是檔案目標管理工作的必然要求。我區共有衛生技術專業人員人事檔案一千余卷，傳統的人事檔案管理方式是對職工檔案進行信息翻閱、抄錄、核對、裝訂、制表、清潔等工作，這種純手工的管理方式存在著許多明顯的弊端，如效率低、保管周期長等。另外，隨著時間的延續，將產生大量的文件和數據，這給查找、存儲、更新和維護都帶來了不少困難，而使用計算機管理醫院的人事檔案就不同了，其優點在于速度快、精確度高、貯存量大、功能多、通用性強，可以及時給領導和相關部門決策提供準確、全面的人事信息，為全區的人員編制、人員調整、人員配置、人員開發、人員使用、人員培訓、人才的中長期規劃等諸多方面提供可靠、詳細的資料，這些作用能夠極大地提高人事檔案管理的工作效率，也是衛生信息化管理的重要體現。

（1）應用計算機管理人事檔案，可提高人事工作質量和效率。計算機管理人事檔案，既可以避免手工抄寫出現的失誤，還可以使檔案管理人員改變過去“紙面操作”和人工歸檔的落后勞動方式，節省時間，提高工作效率。例如，要提供一份干部任免呈報表，過去先要用手工制畫表格，然后要從檔案室找出個人檔案，從個人材料中找出所需要的信息，填完報表后再重新裝回檔案袋中存入檔案室。如果利用計算機管理，可根據需要將貯存的干部個人基本情況，用查找、瀏覽、篩選命令顯示出所需信息，然后利用管理軟件所自帶的報表生成功能，自動生成報表即可，打印出的任免表既美觀整潔又能保證信息的正確性，從而節省大量手工操作填表時間。

（2）應用計算機管理人事檔案，可提高人事檔案的利用率。應用計算機查閱檔案替代現有手工查閱檔案，為查找檔案提供方便，能夠快捷地完成檔案的接收、轉遞、借查閱、自動生成各種人事檔案業務目錄表等業務工作。如根據利用者的需要，進行檔案的查詢，可以按姓名、部門或任意條件查詢相關人員的檔案；人員基本情況的統計和查詢，如職業類別、性別、職稱晉升時間、職稱結構、年齡結構、學歷結構、離退休時間等。檔案輸出，可以輸出個人檔案、全體檔案、人事卡片、各類人員名冊、黨團員名冊等。省去了調卷、閱卷、摘抄材料等工序，為檔案管理人員和利用者節省了大量時間。

（3）應用計算機管理人事檔案，可以延長人事檔案材料的壽命。人事檔案材料實現計算機管理后，原則上以計算機查詢為主，從而使原始檔案材料的利用率大大降低，減少了因重復調檔、閱檔、摘抄等工作所造成檔案的磨損，有效地延長了人事檔案的壽命。

2.人事檔案數據庫的搭建和維護

衛生系統人事檔案管理數據庫的搭建和維護是一項長期的任務，隨著人事制度改革的推進和辦公自動化水平的不斷提高，科學決策、人才預測、宏觀調控、微觀管理等工作將更多地依賴于人事檔案管理數據庫的建設。因此，人事檔案信息數據庫的建立對強化人事管理，提高工作效率，改進服務質量，有著十分重要的意義。

（1）應用計算機建立人事檔案基本信息數據庫。包括醫院職工姓名、性別、出生年月、學歷、入黨團時間、參加工作時間、職務、職稱、工資、職業類別、年度考核、離退休時間、終身碼等各項信息。

（2）應用計算機建立人事檔案查詢目錄數據庫，實現人事檔案的快速查找。如將人員按姓氏歸類，依次錄入人員姓名、檔案編號、檔案柜號等，查找人員檔案時，只需打開計算機“查找功能”，輸入某個人的姓名即可知道該職工的人事檔案編號及存放的檔案柜。

（3）應用計算機建立人事檔案材料目錄數據庫，便于檔案目錄的統一化、標準化。人事檔案材料的基本分類有:個人履歷材料;自傳材料;鑒定、考察和考核材料;學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料;個人政治歷史審查材料;加入黨、團（包括派）材料;獎勵材料;干部違犯黨紀、政紀、國法等材料;干部任免、工資待遇、各種代表會代表登記表等方面的材料;其他供組織參考材料。在日常人事檔案管理工作中，形成大量的人事信息，這部分信息絕大多數是用手工完成的，由于手工管理不可避免地造成不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學。我區各類專業技術人員，每人每年積累了大量的檔案材料，如：學習、進修鑒定、繼續教育、晉升材料、干部任免、業務總結、年度考核、學歷變更、工資調整等名目繁多的紙質檔案材料，檔案收集后都必須用手工抄寫成目錄并分類，費時費力，工作效率低。利用管理軟件可將大量的信息材料通過計算機儲存、歸檔、分類，給予同類檔案材料名稱編制代碼，實現部分檔案信息的數據化。過去用手工抄寫檔案目錄平均三十分鐘抄一份，現在應用計算機來錄入檔案目錄信息平均僅用五分鐘就可以打印一份，可見用計算機技術編制的檔案目錄比手工抄寫的目錄就快多了。

人事檔案采用計算機管理，使檔案管理人員擺脫了傳統的手工操作，減輕了勞動強度，提高了辦公效率，成為最方便、快捷、高效的管理手段，為領導科學決策和各項工作的開展及時提供準確數據和信息，人事檔案信息資源也得到了充分開發與利用。