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摘要：事業單位的人事檔案是人才信息的重要存儲器，能記載人才的重要信息，反映人員的學習工作經歷、工作表現獎懲情況、工資薪酬、職務職稱、歷史背景，是組織部門選拔任用干部的重要依據。管理好利用好人事檔案，加強檔案的信息化建設，對于開發人力資源有著重大的意義。

關鍵詞：事業單位人事檔案信息化建設問題對策

伴隨著事業單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業單位的人事檔案是人才信息的重要存儲器，能記載人才的重要信息，反映人員的學習工作經歷、工作表現獎懲情況、工資薪酬、職務職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據。管理好利用好人事檔案，加強檔案的信息化建設，對于開發人力資源有著重大的意義。下面就結合自己的工作談談事業單位的人事檔案管理存在的問題及對策。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1、不重視對人事檔案管理

人事檔案工作是一項默默無聞的工作，整日里面對的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績。正是這樣的靜默，使得社會及相當一部分領導干部對人事檔案工作的重要性認識不足，且都存在一些誤區。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內容，保管好，不遺失、不泄密，能應付外調、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項最容易被忽視的工作，提到日程上來的機會幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質不高，工作積極性不高，被動應付，便是檔案管理工作的寫照。

2、缺乏有效的檔案管理

現階段事業單位人事檔案工作普遍存在管理理念滯后，管理制度不完善的弊端，尤其在管理上，一些單位管理水平不高，管理手段落后。人事檔案工作只看重以往個人歷史信息記錄的維護，忽視現期內容的補充和更新。一部分人員業務素質不高，沒有經過專業的檔案知識培訓，檔案收集意識淡薄。所以工作中對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務處理不當，缺乏全面性、系統性、連續性；對于應該歸檔的材料沒有及時整理歸檔，檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統的管理方法，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴重影響了檔案管理水平。

3、檔案的搜集管理意識不強

檔案管理工作的主要內容便是材料收集和保管。但現實情況卻是有些檔案員檔案意識淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項工作的重要性，導致部分人事檔案材料跟不上個人經歷的變化，給檔案的使用帶來諸多不便。

人事檔案材料不健全。現存人事檔案內容單一，選拔任用干部時，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經歷、入黨入團、學歷、工資調整等一些基本信息。檔案缺乏動態管理，人事的繼續教育、德能勤績、收入、經濟審計、組織考察等重要內容幾乎沒有資料可查。

干部人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，單位應當配備專職人員管理，單獨存放。但實際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業人員管理。

4、人事檔案信息化、現代化水平不高

在信息技術飛速發展的今天，快捷的微機技術還沒有被一些單位采用。很多人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數據庫沒有建立，管理的重心還是實體管理，實現人事檔案的電子化管理在一些單位還是一句口號。一些單位雖然配備了微機，但是也僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索。微機成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機器。根本不能實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上時展對檔案工作管理的要求。很多人事統計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。

二、做好人事檔案管理的措施

1、健全制度

人事檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，首先領導要對人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對檔案工作及時檢查、督促、指導，使檔案管理工作真正起到服務于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。結合檔案工作實際，建立健全檔案管理的各種規章制度，干部檔案工作人員職責、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責任落實到人，獎懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據可依，規范運行。

2、加強信息化建設

人事檔案的信息化建設是檔案資源科學、有效整合的手段，建立人事檔案的數據庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎上，實現人事檔案的電子化，有關信息全部錄入計算機，利用干部人事檔案信息對干部隊伍進行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據。在錄入數據庫的基礎上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數據資料。在豐富個人信息的同時，突出個人特色，實現檔案的動態管理和補充。實現上述目的，需要建立在一定軟件系統的基礎上，還要添置必要的設備，比如計算機、打印機、掃描儀等設備，這是需要資金做基礎的，加大對檔案管理的資金投入，使事業單位的人事檔案管理工作真正實現現代化和信息化。

同時要注意電子檔案的安全保密工作，因為電子文字修改后是不留痕跡的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。

3、配備專職檔案人員管理

事業單位的人事檔案管理有其自身的特點，其工作性質是專業性、政治性、機密性很強的工作。涉及到個人的隱私和一個人的成長、工作、遵紀守法的記錄。具體的管理人員必須使具備一定政治素質、專業素質，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。把一些非專業人員安排到這個崗位上。對于人事檔案材料份數多，資料復雜的實際，難以應付，造成檔案管理質量的下降。所以新時期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業務知識、電腦操作知識、一定的軟件應用能力和網絡知識。

4、提高人事檔案利用水平

事業單位的人事檔案作用尚未充分發揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組織部門用人、選人、調人、獎懲做材料證明，檔案信息的搜集和整理，都是要服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據。其次是其社會服務功能需進一步加強，人事檔案作為人員各段時期信息的原始存儲器，具有很強的權威性。但長久以來，事業單位人事檔案管理重保密、輕利用的現象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務功能。所以，要進一步改善和開發檔案的利用價值，變被動服務為主動服務，變簡單的基本情況查詢為人事信息的全面查詢，充分發揮檔案的作用。

三、結束語

事業單位干部人事制度的改革，給人事檔案管理工作帶來了挑戰，同時也促進了人事檔案的管理。在完善的檔案管理制度約束下，配備專職的業務人員，加快檔案的信息化建設，開發檔案的利用價值，為上級領導干部的選拔任用，提供數據的參考。