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摘要：隨著我國社會建設進程的加快,各行各業都得到了前所未有的發展壯大,其中,房地產市場更是經歷了有史以來最迅猛的發展,與其相關的其他行業也因此而受益。物業管理在我國從產生到壯大經歷了二十多年。據相關統計顯示,物業管理行業已經進入我國3/5以上的城市,隨著這個數字的變大,我國物業管理產業將會迎來其快速發展壯大的階段,同時這個階段也將會是一個競爭激烈的階段,因此,物業管理企業必須全面完善各方面的工作,才能提高自身競爭力。這其中,做好物業檔案的管理工作將為企業的勝出,增添一個至關重要的砝碼。

一、物業檔案的特點

(一)檔案種類多樣化。由于物業檔案的主體包括物業服務公司、物業服務人員、物業的使用者、物業的開發商、設計者、工程設計方、承建商,以及政府有關部門如計委、國土局和房管局、城市規劃局等單位。因此,在物業服務活動中就形成了各種類型的專門檔案,如產權檔案、會計檔案、科技檔案(基建檔案、設備檔案)等專門檔案。這也是物業檔案不同于其他類型的專門檔案的一個顯著特點。

(二)載體形式多樣化。物業檔案形式多樣,主要有圖、文字、卡、冊、表。其中“,圖”是指根據實際需要繪制的各類平面圖、示意圖。“文字”是指在物業服務活動中形成的各類文字材料,包括早期介入文件、接管驗收文件、房屋及設備的修繕工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同、業主和住戶來訪記錄、代收費用的協議等。這部分材料數量大、種類多,是物業檔案的主要組成部分。“卡”是指根據需要制作的內容濃縮、檢索方便的各類卡片,包括設備保養卡、維修記錄卡等。“冊”是指為了增加信息容量、提高管理效率而建立的業主繳費手冊、綠化管理手冊等。“表”是指房屋驗收質量登記表、業戶情況登記表、房屋裝修申請表。

(三)檔案的動態性較強。物業可能需要進行維修、養護,業主可能因物業的買賣、交換、繼承等權屬變更而變更,住戶更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動,因此,相對應的物業及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去,從而形成物業檔案的一個顯著特點———動態性較強。

(四)公開性和隱秘性并存。物業檔案具有一定的公開性,因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況,這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的,如物業的維修檔案,有關綠化、環衛、保安的檔案等。但物業檔案又具有一定的隱秘性,因為它也包含著大量的隱私內容,這部分檔案內容是不便于公開的,如業主(或住戶)的個人資料、物業中的產權資料等。

二、物業檔案的科學管理方法

(一)集中統一管理,分區保存。一個物業服務企業可能管理多個住宅小區,每個小區離物業服務總公司都非常遠,有些檔案如業主檔案、基本建設及維修檔案可放在管轄區自行保管,便于利用。

(二)與物業服務項目延伸保持同步。隨著物業服務項目的不斷拓展,除了傳統意義上的樓宇維修、養護、清潔、保安外,物業服務的內容已延展到工程咨詢和監理、物業功能布局和劃分、市場行情調查和預測、目標客戶群認定、物業租售推廣、通訊及旅行安排、智能系統化服務、專門性社會保障服務等全方位服務。物業檔案建設要和物業服務項目的延伸保持同步,以保證物業檔案信息的齊全完整。

(三)移交規范。按照《物業管理條例》的規定,在辦理物業承接驗收手續時,建設單位應當向物業企業移交下列資料:①竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;②設施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料;③物業質量保修文件和物業使用說明文件;④物業管理所必需的其他資料。物業企業應當在前期物業服務合同終止時將上述資料移交給業主委員會。物業企業承接物業時,業主委員會應當向物業企業移交竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料。物業服務合同終止時,物業服務企業還應當將上述資料交還給業主委員會。開發建設單位應該將開發建設的物業檔案材料在移交物業管理時同時移交給物業管理單位;更換物業管理單位時,原物業管理單位也應該將物業開發建設的檔案材料和在物業管理中維修養護、更新改造的物業檔案材料向新的物業管理單位移交。移交時,雙方要查驗移交檔案的數量及質量,并履行簽字蓋章等相關移交手續,確保物業檔案的來源清楚,去向明確。

(四)建立個性化物業檔案資料。個性化物業檔案是指業主的個人資料、家庭情況、生活習慣、出行規律、朋友往來等情況的檔案資料。其實,對這些檔案資料的收集(在法律允許的范圍內)和管理,與其他的物業檔案比起來顯得更重要,它體現物業公司人性化的一面,這樣不但有利于對業主實施個性化服務,而且也直接關系到物業公司的管理質量與服務品位。但是進行此項工作必須充分以尊重業主的個人隱私為基礎。

(五)實行檔案質量終身負責制。物業檔案來源廣泛,形式多樣,動態性很強,有些檔案材料還要幾經轉手移交。檔案的真實性、可靠性是有效利用檔案的前提,物業檔案的質量要實行終身負責制。業主委員會在與物業服務企業簽訂物業服務合同時,應將檔案的規范管理納入到物業服務合同中,物業服務企業要對其產生的準確性作出承諾。當然,物業檔案中來源于開發商、業主等其它檔案形成者的真實性、可靠性由其檔案形成者對檔案內容的真實性負責任。這樣,社區居民在利用物業檔案的過程中,因檔案內容失真,造成人員傷亡或經濟損失時,可以明確劃分過錯責任,止訟平紛。

物業檔案資料管理對于一個物業管理公司來說,是一筆十分寶貴的財富。只要我們不斷提高對物業檔案重要性的認識,把握物業檔案的特點以及與物業管理的關系,牢固樹立物業檔案質量意識,建立明確的管理目標和管理制度,實施對物業檔案的有效管理,物業檔案在物業管理工作中的重要作用就能充分發揮出來。