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編者按：本文主要從引言；二級學院檔案工作中存在的主要問題；二級學院檔案管理的措施轉，對二級學院檔案管理分析進行講述。其中，主要包括：對檔案管理重視程度不夠，檔案意識薄弱，檔案資料丟失嚴重、二級學院的檔案管理過分依賴學校檔案館、缺乏完善的規章制度、二級學院檔案管理人員索質不高、采用科學的管理模式，提高檔案管理水平、提高檔案意識、強化規范制度管理、充分發揮二級學院檔案管理特色、提高管理人員索質，搞好二級學院檔案工作，具體材料請詳見：

摘要：本文分析了二級學院檔案管理存在的主要問題，提出了二級學院檔案管理工作采取的一些具體措施。

關鍵詞：二級學院檔案管理

0引言

隨著高等教育體制改革的不斷深化，我校辦學規模的不斷擴大。二級學院檔案管理工作也呈現了不少問題，本文根據我校二級學院檔案管理中的問題，著重提出了一些具體的措施方法，以提高我校二級學院檔案管理水平。

1二級學院檔案工作中存在的主要問題

1.1對檔案管理重視程度不夠，檔案意識薄弱，檔案資料丟失嚴重。二級學院般都是在原有系的基礎上建立起來的，長期處在教學的第一線，對檔案的認識水平低水平，直接導致檔案管理水平普遍偏低。不管領導，還是普通教職員工往往都只認識到教學、科研的重要性，而忽視對日常工作中形成的檔案材料的管理，導致平時不注意檔案材料的收集、整理，錯誤地認為檔案工作就是對工作材料的簡單整理、裝訂，把檔案管理看作自己的額外工作，只有在上級機關檢查時才臨時突擊，應付了事。部分教師甚至對檔案的歸檔持抵觸態度，有些人認為教學、科研成果屬于自己，理應由自己保管，不應上交檔案部門，有些人則為了查閱方便，常常將自己經手的文件材料據為己有不歸檔，給檔案材料的收集增加了難度。有些二級學院檔案管理職責不明確。有些兼職檔案員總是強調客觀原因，以在本部門承擔著許多其它工作，難以抽出時間為由，把此項工作往后排，未及時將檔案材料收集。有些二級學院沒有配備專職檔案員，管理人員忙于日常事務，容易錯過了收集時間，導致檔案的收集不全。

1.2二級學院的檔案管理過分依賴學校檔案館。一方面，目前高校檔案工作還處于高度集中的管理體制，高校對二級學院檔案工作過于集中管理。另一方面，二級學院自身管理制度不健全，檔案員對于檔案的管理在頭腦中沒有一個明確的概念。再由于檔案員行政上受學院管理，業務上受高校檔案館的監督指導，相關的檔案管理人員積極性不高。二級學院領導和工作人員對二級學院檔案建設重要意義認識嚴重不足，認為檔案管理和建設是學校的事，過分依賴學校的檔案館。

1.3缺乏完善的規章制度。二級學院檔案建設起步較晚，所以往往容易忽視工作的程序化、規范化，習慣于個案處理，按經驗辦事，沒有制定相應的管理規章制度和具體的實施細則。①界限不清。二級學院產生的文件材料有的已列入學校檔案室的收歸檔范圍，有的則沒有，因此，許多有保存價值的文件材料都處于散亂狀態，被隨意堆放，沒有集中統一管理。②管理不細。對于已經收集起來的檔案材料的管理混亂，不同類別、不同學年的材料被存放在處，不僅不便于查找利用，并且容易造成檔案的丟失。③職責不明。二級學院雖都已配了檔案管理員，但檔案管理工的職責不明確。

1.4二級學院檔案管理人員索質不高。由于二級學院人員編制緊張，就產生了用人上的隨意性，進而影響了其管理水平和效率的提高。二級學院的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數職，難以全心投入檔案管理工作。有的部門兼職檔案員更是形同慮設，沒能真正履行其職責。而二級學院兼職檔案員變動頻繁，新手不斷，每個新到崗的兼職檔案員對工作的熱悉畢竟要有一段時間。二級學院的兼職檔案員很少有機會接受檔案專業培訓，專業技術人員僅有極其微弱的比例，復合型的檔案答人才極其貧乏。這客觀上對二級學院檔案歸檔工作造成很大影響，影響了歸檔進程及歸檔質量，制約了二級學院檔案管理和建設工作順利、有序進行。

2二級學院檔案管理的措施轉2.1采用科學的管理模式，提高檔案管理水平。打破目前高度集中的管理體制，管理機構要由學校檔案館和二級學院檔案室組成，可以根據學校和二級學院的條件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務的模式。高校檔案館配置較高的網絡服務器，建立專門的檔案信息網站，通過Internet供校內外利用。每年資料上傳時間由學校檔案館定，或由學校檔案館與二級學院商量決定。二級學院的檔案員將可以上傳的檔案資料上傳到學校檔案館的服務器上，二級學院要保證文件的準確性，并要尊重文件作者隱私權和知識產權。上傳完畢后，由學校檔案館負責維護、管理。分散式管理模式是充分利用現有的網絡資源，通過校內發達的Internet網絡，把形成的檔案信息，如博碩論文集、教學方法與經驗等，通過網絡向其它高校和社會各方面公布，以積極的姿態為利用者服務。二級學院每學年固定時間將收集完畢的電子版教學文件，經審查，上傳至服務器上，并分門別類，定期更新維護。

2.2提高檔案意識、強化規范制度管理。加強對《檔案法》的宣傳和學習，對專兼職檔案管理人員進行崗位培訓，提高檔案管理人員的業務水平，舉辦檔案業務專題講座，不斷提二級學院領導和教職工整體的檔案意識。要盡快建立健全收集檔案資料的制度，特別是要對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎懲等作出明確規定，以確保收集的準確、完整。要理順內部管理關系，建立檔案管理人員的崗位責任制，明確各檔案員的分工，文件材料收集、整理和立卷歸檔工作責任到人。要加強對二級學院檔案工作人員的監督檢查工作，及時了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況，使檔案工作的規范化，從源頭就把好關。。學院檔案的現代化管理應納入二級學院辦公技術現代化的統一規劃，通過計算機網絡對學院檔案實現完整、準確和動態、立體的管理。

2.3充分發揮二級學院檔案管理特色。在檔案管理方面，二級學院要努力突出自身的特色，才能更具價值。首先，大量反映二級學院發展的具體材料都是由二級學院進行管理。這些材料對學校檔案部門沒有歸檔的價值，但它體現了二級學院各方面、各層次的工作，反映了二級學院發展、壯大的歷程，對二級學院來說非常的珍貴。其次，各二級學院的專業、學科都各不相同，各有各的特色，這就決定了二級學院在檔案管理上也存在著差異性。

2.4提高管理人員索質，搞好二級學院檔案工作。建立一支結構合理、索質精良的專兼職檔案管理隊伍是前提。領導要重視高校二級學院檔案工作的人事安排，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，應針對檔案員不穩定的特點，采用“短、勤、快”定期培訓和平時業務指導相結合的方法，提高其業務索質。請檔案專業的專家、教授講授檔案基礎理論知識和相關法律法規，逐步提高檔案員的專業水平；請兼職檔案員分批到校檔案館觀摩，由經驗豐富的專職檔案工作人員結合具體案卷進行講解和操作輔導，使之對檔案材料的形成過程、分類歸檔、管理利用等環節有更自觀的認識，這可以提高二級學院檔案員的立卷和歸檔工作的專業化水平。

參考文獻：

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