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上班族在工作中，總要面對著同事、客戶與主管許多要求。有時礙於公司規定或是工作負荷，必須拒絕。

沒有人喜歡被拒絕。因此拒絕時先不要急切、直接地表達自己的立場與處境。輕則影響往後的合作與相處，重則讓人覺得你不夠大方。

降低拒絕產生的負面效應，需要溝通技巧。更要秉持著「理直氣和」原則，不傷對方自尊，又能婉轉拒絕。

先傾聽、再說「不」

當你的同僚或客戶向你提出要求時，他們心中通常也會有某些困擾或擔憂。

拒絕之前先要傾聽。比較好的說法是，請對方把處境與需要，講得更清楚一些，自己才知道如何幫他。接著表示你了解他的難處，若是你易地而處，也一定會如此。

傾聽有好幾個意義。傾聽能讓對方先有被尊重的感覺，在你婉轉表明自己拒絕的立場時，也比較能避免傷害他的感覺，或讓人覺得你在應付。

如果你的拒絕是因為工作負荷過重，傾聽可以讓你清楚地界定，對方的要求是不是你份內的工作，而且是包含在自己目前重點工作范圍內。

甚至聽了他的意見，你會發現協助他，有助於提升重要能力與經驗。這時候在兼顧目前工作原則下，犧牲一點自己的休閑時間來協助對方，對自己的生涯絕對有幫助。

委婉表達拒絕

傾聽的另一個好處是，你雖然拒絕他，卻可以針對他的情況，建議如何取得適當的支援。若是能提出有效的建議或替代方案，對方一樣會感激你。甚至在你的指引下找到更適當的支援，反而事倍功半。

當你開始說不的時候，態度必須是溫和而堅定的。好比同樣是藥丸，外面裹上糖衣的藥，就比較讓人容易入口。同樣地，委婉表達拒絕，也比直接說「不」，讓人容易接受。

例如當對方的要求是不合於公司或部門規定時，就委婉地表達自己的權限。在自己工作已經排滿而愛莫能助的前提下，就讓他清楚自己工作的優先順位，如果耽誤工作，會對公司與自己產生的沖擊。

對方若是因為你的拒絕，表現出憤怒態度或威脅時，不需要立刻回應，多用同理心來緩和他的不滿與挫折。

多一些關懷與彈性

拒絕時除了可以提出替代建議，隔一段時間還要主動關心對方情況。

有時候拒絕是一個漫長的過程，對方會不定時提出同樣的要求。若能化被動為主動地關懷對方，并讓對方了解自己的苦衷與立場，可以減少拒絕的尷尬與影響。當雙方的情況都改善了，就有可能滿足對方的要求。

對於業務人員，例如保險業者面對顧客要求，自己卻無法配合時，這種主動的技巧更是重要。

上述的拒絕的過程中，除了技巧，更需要發自內心的耐性與關懷。若只是敷衍了事，對方其實都看得到。這樣子有時更讓人覺得你不是個誠懇的人，對人際關系傷害更大。