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一目前企業信息化存在的問題

目前，在我國大中型企業，計算機已經在生產、經營、管理的各個環節得到應用，各種計算機管理軟件不斷涌現，如財務系統、生產管理系統、人力資源管理系統等。可以看到，隨著企業自身的發展，其對信息化的要求必然提高，而企業信息管理應用領域的拓寬，使信息化與核心業務關聯度不斷提高。同時，信息化的復雜程度也在增加。在當前一些所謂實現信息化的企業中，人、財、物等各種資源的投入帶來的不是信息化過程的加速，而是系統經常出現各種問題，計算機輔助管理的效果不明顯，從而造成“信息化成本高，效益難以顯現”的尷尬局面。造成這一問題的原因主要有以下幾個方面：

1信息與數據的問題難以發揮信息系統的作用

在企業信息系統中，容易出現信息分散，數據不同等問題，這是由于系統不同、服務的部門不同、崗位不同，使企業內部系統互相割裂，數據格式不統一，無法實現數據共享，還會造成同一數據的反復錄入。這種情況導致相同數據在不同系統中反映出來的結果不同，既浪費了人力和物力，還給管理工作帶來了困難。

2無專業人員維護

數據與系統企業購買一套系統，一般是由廠家進行幾次培訓之后就交付管理人員直接使用。在使用過程中如出現問題，一是管理人員自己摸索解決，二是尋求廠家的幫助。實際上，信息系統的維護與管理工作是分割的，沒有專業人員對系統中的數據進行維護和使用。在工作中，一些管理人員認為，用或不用信息化管理系統，對于管理工作并無大的影響，而學習使用新的系統繁瑣復雜，傳統的人工辦公形式在企業中依然可用可行。這種思想的存在，直接導致了有系統無人用的局面，也使管理系統成為了面子工程。

3將信息系統作為事后記錄的工具

由于企業內部一些員工的學習能力不強，在實際工作中較少使用信息系統，而只是在總結歸納工作整體情況時利用系統匯總數據，出具分析報告。這樣，系統就成為一個事后記錄工具，通過記錄工作中的一些數據，導出管理者需要的報表，實現影響決策的目的。這樣使用信息系統在總結分析工作中確實提高了效率，但在日常工作中并未改變企業原有的傳統人工模式和管理流程，也就喪失了競爭優勢，創造的效益也微乎其微。

4信息系統的更新問題

一些企業購買信息系統時間較早，但并未使用，待實際使用時，系統已不能滿足信息化的要求。一方面，管理工作的需求是與時俱進的，對信息系統的要求也是要緊跟時展，這就要求信息系統不斷進行升級和更新；另一方面，企業追求的是成本支出的最小化與效益獲取的最大化，在某些不影響生產經營的環節上，企業不愿意支付大量的資金對信息系統進行升級改造。此外，領導的重視程度、員工的配合程度等也是信息化系統上線使用的重要因素。

二企業信息化實施策略

隨著時代的發展與技術的進步，信息化管理已成為企業發展的必由之路，企業要提高管理效率，應在信息化系統規劃設計之前，解決以下問題：

1規劃設計統籌階段

全公司核心部門信息化管理系統的開發不只是技術人員的工作，由于每個核心管理部門都會使用到信息系統，因此在設計之初應讓所有核心管理人員參與系統開發，完善系統的各個工作環節。只有經過員工充分討論才能真正設計出適合實際工作的信息系統，在未來使用過程中規避一些問題。同時，設計討論的過程也是員工熟悉系統、參與學習的過程，從而使一些固守傳統的員工能夠真正體會到系統帶來的便利，提高他們在實際工作中使用系統的熱情。

2制定信息化發展的長遠規劃

企業信息化不是攀比，也不是榮譽，其目的是解決企業管理工作中的問題。因此，這項工作應設定為長遠工作。隨著企業的不斷發展，管理工作日趨龐大，信息化系統則應結合企業的實際情況不斷更新。信息化系統既要能解決當下企業管理工作中存在的問題，也要能預見未來3～5年內企業發展變化帶來的新需求。

3將信息化理念

植入員工思想信息化在企業中能否成功普及，一方面在于領導的重視程度，資金的投入力度；另一方面，也是尤為關鍵的一方面是企業員工是否真正愿意使用該系統，他們的理念是否“更新”。因此，在企業內部應從上到下深入灌輸信息化的理念，讓全體員工能夠并且愿意隨信息化一同發展進步。

三企業信息化管理系統

列舉企業的信息化管理系統應以管理、溝通、協作為目標，將信息處理、流程管理和知識管理融合為一體，實現個人辦公、協同辦公、公文流轉、工作流、郵件管理、信息共享、人事管理等功能以及人員相互之間的有效交流和溝通，及時提供各方面的信息和動態。

1電子郵件系統

該系統可包含企業各部門公共E-mail地址以及“領導信箱”，便于公司內部各部門之間的溝通和信息傳遞，如通知、公告及發文等有關文件的傳閱。對傳閱給各管理部門領導的文件，請領導“簽名”反饋。同時，可增設“重點工作反饋”欄目，將一些熱點工作反饋給公司領導或部門領導。還可設“公司BBS”，員工可在網上就工作問題發表感想，暢所欲言，拉近職工間的距離。

2公文管理系統

該系統包括“行政公文”和“生產管理文件”兩大部分，行政公文主要是將近期企業內規章制度，內部發文、收文的條目進行公示；生產管理文件可公示生產部門的成果與進度，以及銷售部門的業績等。

3檔案系統

該系統可上載企業近兩年來收集的文件目錄，供職工查找自己所需文檔，從而也簡便了檔案部門的工作。可設“檔案信箱”，收集各部門當年準備存檔且可通過網絡傳送的文件。還可設“檔案知識”，宣傳檔案的重要性以及文件存檔的條件，保證全年檔案的系統性與完整性。

四結語

企業信息化是一個復雜的過程，在此過程中應進行前期的規劃設計，實施過程應落實到每位員工。只有以適用于本企業為原則，同時兼顧系統性和可拓展性，在硬件的配置、軟件的開發、系統的建設等各方面都注意到企業今后發展的需要，對于企業而言，必將成為最終的最大受益者。

作者：陳娟單位：同濟大學