編碼規則企業資源論文
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1唯一性
編碼的唯一性規則是指1個編碼只代表1種物品或1種含義，1個物料也只能有唯一的編碼。但在生物制藥類企業內部，由于物料用途的不同，造成質量檢查的要求也不同，會出現“一物多碼”的情況，即區分品種、規格、功能、質量控制標準、存貨地點編碼，不同品種或同品種不同規格或同品種同規格不同質量控制標準均應分別編碼。如物料“L－半胱氨酸鹽酸鹽，一水”對應編碼為01030003A311111和01030003A311211，是由于質量檢查要求和存儲地點的不同而分為不同的編碼，01030003A311111為需要檢驗的“L－半胱氨酸鹽酸鹽，一水”編碼，而01030003A311211為不需要檢驗的“L－半胱氨酸鹽酸鹽，一水”編碼。
2完整性
在制訂編碼規則時，所有現存編碼對象都有編碼可歸屬，未來可能的編碼對象有預留空間。編碼規則的完整性，具體體現在物料分類的覆蓋面，即對于已有的物料，必須能找到分類的編碼字段，將來可能用到的物料也要預留分類的編碼字段。在實際編碼中，合理預留編碼字段最能體現專業性，是檢驗編碼能否經得起時間考驗的重要規則。
3易使用性
編碼最好全部用阿拉伯數字來編號。一方面可提高填寫錄入編號的效率，另一方面可避免數字與某些英文字母因形象或讀音雷同而產生混淆的情形，如“O”與“0”“I”與“1”等。如果一定要用英文字母，則英文字母最好排在編號的前幾碼或中間醒目位置，且位數必須一致。要杜絕非數字和字母的其他特殊符號出現在編碼里，如在編號中夾雜“#”“＊”等特殊符號及系統保留字。這些符號的使用必然影響編碼的錄入效率，在日常口述編號時亦會造成不便，故最好避免采用。
4簡短性
編號的長度要越短越好，以方便記憶、閱讀、填寫、錄入，提高效率;同時，可大大降低出錯的幾率。如果1個編碼有40位，錄入、填寫時會非常困難，也非常容易出錯。編號的長度通常以15～20位為宜，既能滿足一般編號容量的要求，也能較好地反映適當的重要屬性，且便于記憶、錄入。
5其他要求功能性
便于物料的申購、儲存、質控管理，滿足質量管理體系(QMS)對物料管理的要求。穩定性:物料的編碼一經編定，不得更改。不可重復性:曾經使用過的編碼不應被重新使用。
二類屬性規則
編碼時一般會按一定的分類方式對編號進行分類，搭建樹狀分類表。這樣，在日常的查詢或報表列印時，同類資料能排在一起，便于比較和匯總統計等。在對物料進行編碼時，通常會按類別碼、品名規格碼、功能碼的形式進行編碼。如，第1，2位碼表示大分類，可分為一般化學品、生物及生物制品類、化學危險品、外包材和標簽，以及說明書、內包材、計量器具、工程維修配件和材料、實驗動物及動物飼料、墊料類、受控低值易耗品、一般非受控低值易耗品等大類;第3，4位表示小分類，可分為一般化學品中的化學試劑、培養基、氨基酸、糖、酶類、生物素、生物堿、標準品、基準試劑、藥品醫用試劑、抗生素等類。應按照實際業務需要依次劃分每個大分類中的小分類。通過以上的分類方法，可保證相同類的物料在統計分析時能排在一起。但是，這必須結合公司具體業務情況應用，如果某一小分類里，公司所涉及物料品種不超過3種，也就是說該分類里物料編碼可能不會超過3個，那么就需要考慮小分類設置的必要性。在制訂公司編碼規則時，在合理分類方面要下足功夫，深入了解公司所使用物料的規律及特點，建立簡潔明了的分類體系，便于后續工作能輕松開展。
三改進后的編碼規則模型
由于前述規則較多，也較抽象，現結合工作實際，以一般化學品為例詳細介紹編碼及類屬性規則說明模型，以期達到同業受益的目的。筆者所在生物制品企業的物料編碼按照實際業務需要確定為15位碼，前4位碼為類別碼，目的為區分物料類屬性，如表示化學試劑、包裝材料、低值易耗等類;第5－12位為品名規格碼，在類屬性相同的情況下區分物料的包裝規格、級別、廠家等信息;第13－15位為功能碼，為不同職能部門的管理提供參考依據。
四改進方法的意義與體會
物料編碼是一個復雜而枯燥的工作，查遍國內外相關資料也不能找到完全通用的編碼規則模板。但越來越多的企業開始運行ERP系統，在這一工作中又不得不涉及物料編碼和分類，細致而科學的編碼規則和分類原則便成為企業成功上線和日后精益化管理的重要保證。上述編碼體系模型為筆者在實際運行、維護ERP系統時不斷發現、改進過程中探索出來的，能比較系統、合理地解決生物制品企業的物料編碼問題。與傳統流水編碼規則相比，改進后的編碼規則制訂較細，且1個物料可能對應多個編碼，沒有經過細致培訓的操作人員不易掌握，但每一位編碼都能表達出確切含義，豐富了物料編碼的信息和生產關系中的社會屬性;在實際生產運作過程中更能反映物料流向，方便在各物料使用節點管理物料，可顯著提高企業的經濟效益和管理效益，為日后ERP系統平穩運行和精益化生產打下堅實的基礎。
作者：呂文錦戴雨辰單位：成都生物制品研究所有限責任公司中國五冶集團有限公司
