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一、開發(fā)農業(yè)科技檔案信息資源的意義

農業(yè)科技檔案是指農、林、牧、副、漁、水利、電力、氣象、環(huán)保、土地、土肥等涉農行業(yè)在生產(chǎn)活動、經(jīng)營活動和科研活動中直接形成的應歸檔保存的、具有查考價值的文字、圖表、聲像、電子等材料。它記載和反映了農業(yè)科學技術活動的全部過程和具體成果,是儲備農業(yè)科技信息和科技知識的主要載體。[1]開發(fā)利用科技檔案信息資源是檔案利用工作的拓展和深化,是針對本單位及社會有關方面的需要,通過各種方式對科技檔案中存貯的科學技術信息進行發(fā)掘,使其盡快轉化為現(xiàn)實生產(chǎn)力的重要工作,是提高科技檔案工作經(jīng)濟效益的有效途徑。[2]農業(yè)科技檔案是重要的信息資源,是其他各種信息資源不可替代的、不可再生的信息資源,不僅對本單位有用,對其他單位、對社會也有用,不僅現(xiàn)在有用,將來也有用。收集、整理、鑒定和保管好農業(yè)科技檔案,是為了充分發(fā)揮農業(yè)科技檔案信息資源的作用,為社會物質文明和精神文明建設,為現(xiàn)代農業(yè)發(fā)展提供科技信息服務,因此,做好農業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)利用,具有重要的歷史和現(xiàn)實意義。

二、農業(yè)科技檔案的作用

(一)農業(yè)科技檔案是農業(yè)科技知識的一種存在形式,是科技經(jīng)驗、科技資源的重要載體之一。它凝聚著科技工作者的智慧和心血,是農業(yè)科技工作者科技活動過程及思想、經(jīng)驗的直接記載,是進行農業(yè)科技成果鑒定、獎勵申報、撰寫學術論文、編寫學術專著、開展學術交流等活動的重要依據(jù)。

(二)農業(yè)科技檔案是農業(yè)科研工作的必要條件。農業(yè)科研人員通過查閱借鑒、分析研究已有的農業(yè)科技檔案,在科研課題申報、項目研究等方面可以少走彎路,減少重復工作,起到事半功倍的作用。

(三)農業(yè)科技檔案是農業(yè)科學研究預測和決策的基礎與前提,是進行農業(yè)科技管理的科學依據(jù)。在現(xiàn)代科學研究活動中,不管是科研部門制定科學研究的總體戰(zhàn)略,還是科研群體以及個體確定科學研究發(fā)展方向和目標,都需要以科學技術的各方面信息作為依據(jù)。[3]對農業(yè)科技活動進行規(guī)范化、制度化的科學管理,需要掌握和利用已有的農業(yè)科技檔案材料,及時協(xié)調、指導農業(yè)科技工作,使之沿著正確的方向健康發(fā)展。

(四)農業(yè)科技檔案是傳遞、交流科技信息的重要工具,對農業(yè)生產(chǎn)活動、科技成果推廣具有指導、參考和借鑒作用。現(xiàn)代科技成果的物化周期不斷縮短,在對農業(yè)科技檔案信息資源開展分析與綜合的基礎上,及時進行信息交流,使農業(yè)科研成果在生產(chǎn)中得到及時推廣應用,推動農業(yè)生產(chǎn)發(fā)展。

三、當前農業(yè)科技檔案開發(fā)利用工作中存在的主要問題

(一)農業(yè)科技檔案收集與管理不規(guī)范。有的科技人員檔案意識較薄弱,對檔案的價值和作用認識不足,不注意積累科技項目檔案,導致一些科技項目檔案資料不齊全,不能反映科技項目的全貌;有的科技人員將在工作中積累的有價值的科技檔案資料據(jù)為己有,不愿移交歸檔,致使部分檔案資料流失;有些單位在農業(yè)科技檔案的收集、鑒定、分類、編目、歸檔等工作中存在管理不規(guī)范的現(xiàn)象。這些都影響了農業(yè)科技檔案的質量和完整性,影響了農業(yè)科技檔案的開發(fā)利用工作。

(二)檔案信息服務水平不高,檔案信息安全保障體系不健全。檔案信息服務多為坐等上門服務,有人來查閱就提供檔案,沒人查閱就存放庫房,缺乏主動服務的意識。有些科技檔案屬于保密范圍并設有查閱權限,但一些檔案管理人員礙于面子或保密意識不強,將未解密的檔案提供給不具備查閱權限的人,造成科技檔案信息泄密事件時有發(fā)生。

(三)檔案信息資源開發(fā)不足,開發(fā)利用手段和方法比較落后。有些單位檔案信息資源的開發(fā)還停留在利用計算機進行簡單編目,信息采集多為手工進行。檔案編研工作進行的較少,尤其是對已鑒定驗收的科技成果檔案,未及時進行相關信息采集,如基礎數(shù)據(jù)統(tǒng)計、編制成果簡介等,不利于科技成果的推廣轉化。

四、加強農業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用的對策

保管檔案的目的是為了利用。農業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用是農業(yè)科技檔案管理工作的根本目的。

(一)完善農業(yè)科技檔案管理,夯實基礎

1.規(guī)范農業(yè)科技檔案管理,保證農業(yè)科技檔案的質量和完整性農業(yè)科技檔案管理不僅僅是收集、整理和保管科技文件資料的簡單過程,還應包括對農業(yè)科技檔案的形成、積累和歸檔業(yè)務進行指導,對農業(yè)科技檔案進行收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計,對歸檔的農業(yè)科技檔案進行再利用等方面的內容。農業(yè)科研院所應根據(jù)《檔案法》和《科學技術檔案工作條例》等有關法律法規(guī),結合單位實際情況,建立以“三納入”(即把科技檔案的形成、積累、整理和歸檔納入科研工作程序,納入科研計劃,納入有關部門和有關人員的職責范圍)、“四同步”(即檔案管理與布置科研任務同步,與檢查科研活動進度同步,與科技成果總結鑒定驗收同步,與科技人員考核獎懲同步)、“三把關”(即把好鑒定驗收關,把好上報成果關,把好科研人員業(yè)務考核關)為基本內容的農業(yè)科技檔案管理制度體系,科學地管理農業(yè)科技檔案,維護農業(yè)科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全,為農業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

2.提高農業(yè)科技檔案管理人員的素質,增強檔案管理意識農業(yè)科技檔案管理人員不僅要有扎實的農業(yè)科技檔案業(yè)務知識,還要熟悉農業(yè)科學研究的基本過程和程序,充分了解本單位科技活動種類、范圍、程序、進度、規(guī)律以及各職能部門的具體職責,經(jīng)常主動深入農業(yè)科技活動一線,掌握收集對象的形成、運轉情況,抓住關鍵階段、重要環(huán)節(jié),做好收集工作。保證收集與管理的農業(yè)科技檔案符合規(guī)范要求,為檔案再利用提供物質保障。

3.加強農業(yè)科技檔案信息作用的宣傳教育,提高農業(yè)科技人員和檔案管理人員對檔案信息資源開發(fā)利用的重視程度。同時科技檔案管理人員應適時參加有關科技檔案管理以及信息資源開發(fā)利用工作的知識與技能培訓,增強檔案信息意識和信息組織能力。

(二)開發(fā)利用農業(yè)科技檔案要注重實效

1.明確服務方向,端正服務態(tài)度。21世紀是信息時代,農業(yè)科技檔案工作要面向未來、面向現(xiàn)代化,樹立信息觀念、效益觀念,要適應改革開放新形勢的需要,改變過去那種重保管輕利用,坐等上門的被動服務方式,深入科研活動第一線,主動了解農業(yè)科技生產(chǎn)與管理工作對農業(yè)科技檔案信息資源的實際需求,及時開發(fā)科技檔案信息,最大程度滿足農業(yè)生產(chǎn)發(fā)展對農業(yè)科技信息的需要。

2.加強檔案信息安全保障工作,注重保密和知識產(chǎn)權保護。保守國家機密,維護國家科技檔案機密,是檔案信息資源開發(fā)利用工作應遵守的重要原則。我國頒布的《檔案法》、《科學技術保密條例》、《專利法》、《著作權法》等法律法規(guī)為科技檔案信息資源的開發(fā)利用和科技成果轉化為現(xiàn)實生產(chǎn)力營造了一個良好的法制環(huán)境。隨著科技體制改革和科技進步,農業(yè)科研工作出現(xiàn)了課題協(xié)作多樣化、學術交流多元化、情報交流網(wǎng)絡化的趨勢,對農業(yè)科技檔案資料的保密以及知識產(chǎn)權保護提出了嚴重挑戰(zhàn)[4]。因此,要正確處理新形勢下農業(yè)科技檔案開發(fā)利用中公開與保密的關系,采取有效措施,在保證農業(yè)科技檔案信息管理系統(tǒng)運行安全、可靠,保護農業(yè)科技檔案中需要保密的科學技術和知識產(chǎn)權,保護國家利益的前提下,進行農業(yè)科技檔案信息的交流和科技成果推廣,實現(xiàn)農業(yè)科技信息資源共享。可根據(jù)農業(yè)發(fā)展不同階段對科技信息不同層次的需要,分別整理需要保密的關鍵性資料和可以公開傳播推廣的科技成果資料,并使后者廣泛運用于農業(yè)生產(chǎn),轉化為現(xiàn)實生產(chǎn)力。

3.加強信息開發(fā)手段,提高服務水平

(1)編制農業(yè)科技檔案檢索工具,如農業(yè)科技檔案總目錄、分類目錄、綜合目錄(全引目錄)、專題目錄或卡片、作者目錄等,方便查詢檢索。

(2)根據(jù)客觀需要,開展農業(yè)科技檔案編研工作。對農業(yè)科技檔案的原始資料和數(shù)據(jù)進行歸納、綜合計算、分析、研究加工,把分散的原始信息加工成系統(tǒng)的、實用的編研成果,如科技成果簡介、基礎數(shù)據(jù)統(tǒng)計、專題匯編、科技圖冊、大事記、組織沿革、單位年鑒等。

(3)開展農業(yè)科技檔案的多種服務,如借閱、復制、科技咨詢、信息交流、以科技交流和成果轉讓為目的的陳列展覽、以宣傳教育為目的的陳列展覽等等。

(三)深化檔案信息資源開發(fā),拓展工作領域

1.開發(fā)利用農業(yè)科技檔案要根據(jù)農業(yè)生產(chǎn)、科研活動的特點,配合科技成果轉化、示范推廣、科技下鄉(xiāng)等活動開展信息咨詢服務,舉辦科技講座、科普畫展等一系列宣傳工作,既滿足了“三農”對農業(yè)科技信息的需求,同時又宣傳和展示了農業(yè)科研院所的科技實力,提高農業(yè)科研院所的知名度。要積極引導農業(yè)科研人員轉變觀念,堅持科技與經(jīng)濟結合的原則,堅持科研來源于生產(chǎn)、成果服務于生產(chǎn)、發(fā)展依賴于生產(chǎn)。利用農業(yè)科技檔案促進科技成果轉化,提高現(xiàn)有科技成果推廣轉化的力度,實現(xiàn)農業(yè)增產(chǎn)、農民增收的目標。

2.農業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用要著眼于經(jīng)濟社會發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)和重要領域,圍繞關系黨和國家、人民切身利益的重大問題,圍繞農業(yè)、農村、農民信息需求多樣化的實際,加強信息采集、整理,開展檔案信息的深度加工和專題編研等公益性開發(fā)利用工作,如科技基礎數(shù)據(jù)庫、科技成果數(shù)據(jù)庫、農產(chǎn)品質量安全標準數(shù)據(jù)庫等一批直接服務農業(yè)發(fā)展的重要專題數(shù)據(jù)庫,為現(xiàn)代農業(yè)發(fā)展、為社會物質文明和精神文明建設服務。

3.計算機網(wǎng)絡技術實現(xiàn)了信息的方便、快捷傳遞,給農業(yè)科技檔案信息資源利用提供了最佳的技術手段和實現(xiàn)途徑,將采集、加工整理的農業(yè)科技信息、成果轉化信息、先進管理經(jīng)驗等通過各級農業(yè)信息網(wǎng)絡系統(tǒng)、各類農業(yè)信息服務平臺、信息服務站或同行業(yè)區(qū)域性的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)及時有效地進行傳播,實現(xiàn)科技檔案信息資源共享,以農業(yè)信息化帶動農業(yè)現(xiàn)代化,推動農業(yè)生產(chǎn)發(fā)展。

4.建立農業(yè)科技檔案信息開發(fā)利用反饋制度。通過收集、整理、分析各種利用效果的反饋信息,總結經(jīng)驗,及時調整開發(fā)策略,使開發(fā)利用形式和內容更加適應現(xiàn)代農業(yè)發(fā)展的需要。

五、結束語

農業(yè)生產(chǎn)力的迅速發(fā)展,是社會主義新農村建設的首要任務和基本前提。農業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展,關鍵要依靠科技進步。面對當今快速發(fā)展的網(wǎng)絡化、數(shù)字化信息環(huán)境,搞好農業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)利用,提高農業(yè)科技信息資源利用效率和經(jīng)營管理水平,實現(xiàn)資源共享,實現(xiàn)農業(yè)信息化,為現(xiàn)代農業(yè)的快速發(fā)展、農業(yè)增產(chǎn)、農民增收提供有力可靠的科技信息支撐,是農業(yè)科技工作者和農業(yè)科技檔案管理人員不可推卸的責任。