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一、基本概述

ERP不能等同企業信息化，ERP只是企業信息化的一個重要組成部分。其并不是簡單的一套IT系統，它需要切合企業的發展規劃，對企業的現狀進行全面評估、分析后制定出科學、完備、有效的實施方案來監管項目的實施。而且大多數著名的ERP系統均由歐美國家軟件公司開發，設計思路與國內企業的實際運營模式存在差異。不同國情下，不同行業的生產過程和類型以及制造方式不同，產品種類、計劃模式差異較大，業務流程不斷變化，國內企業的行業特點往往在套裝ERP軟件中得不到體現。國外ERP軟件商往往認為自己的產品“面向各種行業”“適合各種企業”，反而使用戶不得要領，無法選擇。即使國際知名廠商的ERP針對一些重點行業開發不同的版本，設計最佳的業務流程，但是也往往存在著不符合“中國國情”的弊病。因此，國內外各大企業在運用ERP套裝軟件的基礎上，根據各自企業運行現狀，信息化建設目標與進程，不約而同進行量身定制，將ERP成熟套裝軟件分解后重新組合，使其涵蓋更多自身專業的要求。浙江省電力公司基于原有SAP系統，順應國網物資集約化管理需要，對原有ERP系統進行量身定制與開發。物料管理模塊MM是Materialmanagement（物料管理模塊）的簡稱，是SAP中實現物資資源管理（物流）功能的模塊。依據國家電網公司兩級物資管理體系，MM主要通過系統軟件實現的是“計劃管理”“采購管理”和“庫存管理”三大核心模塊功能，通過供應商管理、計劃管理、采購訂單管理、庫存管理等輔助管理功能為實現這三大功能需要而服務。財務管理會計模塊FI/CO是Finance(財務會計模塊）和Controlling（管理會計）的簡稱，是SAP最核心的組件。SAP中的財務模塊，一塊是FI(Finance)模塊，另一塊是CO（Controlling）模塊。FI模塊，重點關注財務會計，即外部會計，關注的是按照一定的會計準則組織賬務，并出具滿足財稅等外部實體及人員要求的法定財務報表，通常比較標準。CO模塊，重點關注管理會計，即內部會計，通常比較靈活，出具的報表是為了滿足內部管理機構及相關人員的需要。

二、ERP在物資采購業務會計核算中應用的特點

與前端業務的深度集成物資管理部門通過MM模塊進行物料入庫、出庫、移庫等物資管理行為，系統就會自動產生會計憑證。物資管理人員依據采購申請、招投標信息生成的采購訂單，采購訂單中包括物料的單價、數量、供應商等大量的數據信息。物資管理人員根據采購訂單進行收發貨操作，通過系統同步生成會計憑證，使物資收發貨操作直接在財務賬面得以體現，縮短了跨部門之間的信息傳遞，簡化了財務人員的核算工作量，避免了人為操作誤差風險。同時各種管理數據都可以在系統中隨時查閱，并且可以隨時提供相關的數據和資料，實現了業務管理與財務管理的同步，也為企業決策提供了參考信息。傳統核算方式的根本性改變財務部門傳統的核算方式發生了改變。從記賬方式上，使用ERP后，最顯著的影響就是以前由會計人員手工錄入的財務憑證，現在可以在交易完成后通過ERP系統自動生成。原本很多必須由財務人員來完成的日常工作如今已被系統所取代，財務人員的工作質量和效率因此得到大幅度的提升。例如：財務人員通過發票校驗（事務碼MIRO）輸入采購訂單號、發票的含稅金額、稅額及相關的文本信息，即可生成發票校驗憑證。從財務人員角色定位上，不再是傳統意義上的“賬房先生”，而逐漸轉變為對企業信息進行再加工和深加工的企業管理者。ERP系統通過定義事務處理相關的會計核算科目與核算方式，在事務處理發生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性，從而有助于根據財務資金現狀追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發生的業務活動，改善了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實現事中控制并實時做出決策。從與前端業務部門聯系上，與前端業務的緊密程度進一步加強，使物資管理部門與財務部門融入整個供應鏈的業務處理，無形中促使各部門之間的橫向聯系更加緊密，繼而進一步提升了企業的管理水平。

存貨計價方式優化電力企業對同一供應商提供的同一物料進行移動平均法的存貨計價。根據我國企業會計準則規定，存貨取得時可以按計劃成本核算也可以按實際成本核算。在實際業務中，根據采購需求和招標結果生成了采購訂單，物資管理部門的收貨是在采購訂單的基礎上完成，由此表明ERP系統的收貨時按物料的實際成本入賬。產品按當時采購的實際成本入賬后，ERP系統依據移動平均法進行存貨成本流轉核算。移動平均法是將本次收貨的成本加原有庫存的成本，除以本次收貨數量加原有收貨數量，計算加權單價，核算發出存貨的方法。這種方法的優點是可以隨時反映存貨的結存情況，而且計算的平均單位成本較為準確客觀。集約化管理持續深入隨著電力企業物資集約化管理持續深入，公司集中采購規模效益日益體現。物資集約化管理建設統一完善的物資管理體系，實施總部和網省公司的兩級管理體制，實行從采購到結算，對物資管理實現專業化。從業務層面看，通過ERP系統實施對供應商主數據和物料主數據的統一管理，實現了業務單據的數據結構化，主要包括采購合同、配送單、到貨驗收單、入庫單、出庫單等業務單據。從人員配置上看，利用了ERP系統的特性，使工作效率有了大幅度的提升。在過去需要多個人員的數據信息傳遞，在傳遞數據準確性的核對上耗費大量的人力，現通過ERP系統實現了業務數據結構化的管理，大大提高了數據傳遞的安全性和準確性，優化人員配置。前端業務實現集約化管理，通過ERP系統，從物流和資金流兩條線出發，“采購申請-采購訂單-入庫單-發票校驗”各業務環節相互對應和相互協調，使得數據在各流程單據中關聯，增強可跟蹤性和可追溯性，最終使物資部門與財務部門信息資源共享。電力企業物資集約化管理實施后，財務人員角色定位的改變最為顯著，可實現對資金使用流程全面監控，實行預算過程全控制，根據全年指標制定月度綜合計劃和預算控制，物資部門提出月度支付需求，財務部門負責審批落實物資支付資金需求，并反饋預算執行情況。電力企業物資集中采購業務提高了會計信息質量和會計核算效率，使企業能更好地加強資金集中管理，降低企業的資金運作成本。

三、物資采購業務會計核算中ERP應用的關鍵點

前端業務信息的準確性ERP系統要求所有的經濟業務數據都要產生在業務前端，由物資部門經辦人錄入初始數據，其他人員無權限在其他環節對原始數據再進行修改。這些原始數據存儲在統一的數據庫中，財務部門對業務事項的后續處理都需基于原始數據，基于前端業務人員的數據輸入。正是由于ERP系統這種高度集成特性，其原始數據的準確與否，對會計核算的準確性帶來巨大挑戰。因此，物資部門經辦人能否充分了解系統中的數據格式和數據庫表并進行正確的操作，對ERP系統數據的正確起到關鍵作用。例如：物資管理人員在創建采購訂單時沒有正確維護物料單價，而在收發貨階段物資管理人員只需根據收發貨的數量進行確認，ERP系統自動通過物料的移動平均價與收發貨數量產生會計出入庫憑證。只有在財務人員事后審核出入庫憑證或是進行發票校驗時才能發現。此時只有沖銷出入庫憑證，修改采購訂單才能修正原有的錯誤。業務流程的動態優化在數據庫中存在大量數據與大量關系，隨著電力企業物資集中采購業務的不斷發展，經濟業務流程也在不斷更新，財務人員與物資管理人員不斷溝通，不斷修正，積極規范、優化內部業務流程，標準化業務數據，實現物資集中采購管理的信息化。通過ERP系統的深化應用，充分發揮系統數據共享的優勢，簡化業務流程中的重復審核點，在達到內控要求的情況下，盡可能縮短操作流程，實現業務流程的動態優化。現有的ERP系統通常都是標準化模式，而這套標準模式有適用電力企業物資集中采購業務的地方也有不適用的地方。電力企業物資集中采購業務在不斷的發展中，總有部分環節有ERP系統不適用的地方，是業務流程去適用ERP系統，還是ERP系統為業務流程做個性化的開發配置，則是一個需要謹慎對待的問題。業務流程的動態優化和核心思想是減少非增值活動，減少等待時間、重復工作、協調工作量，從而提高增值活動效率。需依據的原則：強調業務流程中每一個業務環節盡可能實現最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動，例如通過系統審批流程設置，實現電子化審批取代紙質審批，減少單據傳遞時間等。并從整體流程全局最優（而不是局部最優）的目標，設計和優化流程中的各節點；要求業務流程之間盡量實現單點接觸。ERP系統在電力系統數年的應用實踐已充分證明，它能夠滿足于電力企業物資集約化管理的需要，為物資采購業務會計核算、整體財務管控、決策支持等提供有利依據，從而加速了現代化電力企業物資管理標準化、規范化、有序化的發展進程。

作者：李皓單位：國網浙江省電力公司綜合服務中心