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電子文件中電子公文的流轉

隨著信息技術的發展及電子政務的深入實施，無紙化辦公成為高等學校行政事務辦公不可避免的發展趨勢。無紙化辦公使公文的形式從傳統的紙質文件變為以“比特”為特征的電子文件。最明顯的表現是電子公文可以完全通過網絡傳輸，突破了時間與地域的限制，實現發文、收文、歸檔、移交等行政事務辦理的一體化。在電子公文流轉過程中公文傳遞是通過網絡以信息傳遞的方式實現的。公文傳輸過程中加蓋電子印章、封裝公文與數據、加電子簽名、壓縮打包、加密等相關程序完成后上傳給電子文件中心（或單位的文秘機構），電子文件中心或文秘機構給發文單位回執，發文單位向收文單位發送收文提示，收文單位收到提示后到電子文件中心接收公文，這一收發文的過程可以通過網絡在線實時完程。電子公文流轉過程以信息管理為中軸，以電子公文及其元數據信息的捕獲、整合與處理為核心，是處理信息、產生信息、利用信息的過程。電子公文流轉過程不僅僅處理公文還包括對電子公文處理過程中的各種形式信息的采集、加工、處理、交換、分析等，其目的是為學校行政管理服務。所以，電子公文流轉過程中不可避免地涉及到元數據的設計及相關數據和信息的捕獲、存儲、查看，從而保證電子公文的內容、背景、結構等信息的完整性。電子公文流轉過程是一個跨機構、跨系統、跨區域的系統性的流程，在一體化的構架下，關系到整個文件生命周期，其目標是電子公文既要得到高效處理，也要得到有效保管，保證電子文件的真實性、有效性和完整性。

電子文件的歸檔及歸檔的基本實踐

（一）根據電子文件的特點，制定科學、合理的電子文件的歸檔范圍。在遵循各級領導機構所制定的歸檔規范的同時，要明確歸檔前經鑒定為具有保存價值的電子文件是歸檔范圍的主體，同時不能忽略對以下三方面材料的收集.首先，歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔，表達電子文件內容的基本格式及有關數據。例如在教務管理系統中產生的學生成績登記表在其歸檔時其相關的系統軟件要一并歸檔。其次，在同一活動中，除電子文件外，所生成的其他形式的重要文件，如紙質文件、縮微膠片等。再次對電子文件進行鑒定所形成的文件，前期管理所產生的文件以及電子文件歸檔時的各個環節所產生的文件都應一并歸檔。

（二）在電子公文流轉過程中結合電子文件的特點掌握科學的電子文件歸檔工作方式。首先是對電子文件的邏輯歸檔。邏輯歸檔是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的電子文件向檔案部門移變的過程，通俗地講就是文件形成部門將存儲歸檔電子文件的邏輯地址通知檔案部門，使檔案部門能夠通過網絡直接查閱電子文件。電子文件邏輯歸檔后，既能使檔案部門能夠掌握歸檔文件信息及存儲地址，自動保存到檔案部門的數據庫中，方便讀者查詢；又能使文件形成部門仍然方便地使用該文件。為了保護歸檔的電子文件的真實性和完整性，電子文件邏輯歸檔后，電子文件要納入機構的數據備份方案，永久保存的電子文件應有脫機保存的備份；定期將有價值的文件信息從網絡上下載，進行物理歸檔或網絡的荷載，防止網絡癱瘓時丟失歸檔的電子文件。其次是對電子文件的物理歸檔。物理歸檔是把計算機及其網絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔既可以采用網絡傳輸方式歸檔又可以采用介質傳遞方式歸檔。網絡歸檔是指將歸檔電子文件通過網絡直接傳輸到檔案部門，或加工后傳輸到檔案部門規定的地址中，并存儲在檔案部門本地載體的過程，也稱在線歸檔。介質歸檔是指將電子文件存儲在一定的介質上移交給檔案部門，也就是卸載式歸檔。

（三）在電子公文流轉過程中結合電子文件的特點，制定了嚴格的電子文件的歸檔要求：電子文件的歸檔要求不單指對歸檔的電子文件的質量要求，還包括對電子文件歸檔工作的要求。電子文件歸檔的質量要求有以下三個方面。首先是歸檔的電子文件應齊全完整，凡是歸檔范圍內的文件均應及時向檔案部門移交，特別要注意相關電子文件的支持軟件和管理數據的收集。其次是歸檔的電子文件應真實有效，文本文件應是最后定稿，圖形文件如經更改，應將最新版本及更改記錄予以歸檔，各種文件的草稿、定稿根據需要決定是否歸檔。再次是歸檔的電子文件應格式規范，有一式兩套的脫機文件，其中一套封存，一套提供利用。歸檔是檔案部門正式接管電子文件管理工作的起點，但是檔案部門對于電子文件管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。電子文件歸檔要做好以下三點：首先要設計科學合理的電子文件的歸檔管理系統。根據歸檔的需求，按照元數據模型集中管理一份文件的所有信息，并將這些信息作為一個整體歸檔，設計結構合理的歸檔文件數據庫及目錄數據庫，并保持兩者之間的有機聯系。其次在電子文件歸檔的過程中也要提前做好準備，要特別關注形成新類型電子文件的業務活動。在電子公文流轉過程中，電子文件歸檔過程中質量檢查、技術鑒定同步進行。歸檔前電子文件的檢查和技術鑒定由電子文件的形成部門負責，將檢查結果記錄在案；歸檔后的電子文件的檢查和技術鑒定由電子文件的管理部門高校檔案館或綜合檔案室負責，不僅要檢查電子文件保管的技術狀況，還要檢查包括產生電子文件的相關支持軟件、配套紙質文件、電子文件交付登記表等相關材料是否齊全，檢查結果記錄在案，或由兩個部門同時完成。然后是歸檔的電子文件應經過歸檔的整理和編目。最后電子文件的歸檔部門與電子文件的接收管理部門辦理完交換手續，電子文件的歸檔工作全部完成。

本文作者：李開平作者單位：鹽城工學院